淺談辦公室管理的問題與對策

【摘 要】隨著我國和諧社會建設(shè)的全面展開，和諧管理的建設(shè)已經(jīng)得到社會各界的高度重視重視，辦公室作為一個單位有機整體的重要組成部分，在這個整體中的任何一個部門都無法離開其他部門的配合協(xié)作，所以，在構(gòu)建和諧事業(yè)單位的過程中必須高度重視和諧辦公室建設(shè)。本文針對當(dāng)前辦公室管理的突出問題進行分析，淺談辦公室和諧管理。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位辦公室；和諧管理；問題

和諧管理是指辦公室單位內(nèi)部人與人之間和睦相處，各部門的協(xié)調(diào)配和，人與單位的相互依存，單位與外界融洽聯(lián)通，形成一個政令暢通、人和氣順、運轉(zhuǎn)有序的良好氛圍。它的主要內(nèi)容包括：一是融洽的人際關(guān)系，表現(xiàn)在人與人之間相互尊重、相互理解；二是高效的工作機制，三是激勵機制要科學(xué)到位，四是工作成效要明顯突出。辦公室和諧管理可以緩解矛盾，協(xié)調(diào)利益，它的原則根據(jù)辦公室管理的特點就是公正無私、平等尊重、統(tǒng)籌兼顧、隨機應(yīng)變。文化館作為城市文化建設(shè)的“前沿陣地”，辦公室管理就是文化建設(shè)的“領(lǐng)航者”。只有做好辦公室管理工作，才能更好的推進城市文化的建設(shè)，才能實現(xiàn)“網(wǎng)格化管理、組團式服務(wù)”的管理目標(biāo)。

一、辦公室管理存在的問題

因為辦公室管理是一項內(nèi)容繁瑣的工作，需要處理多方面的，多部們的協(xié)調(diào)配合，所以在管理過程中難免會遇到一些問題，這都是辦公室管理中不和諧因素造成的。這些不和諧因素主要來自制度、管理者的水平和能力、文化構(gòu)成等等多個方面，由這些不和諧的因素引起的管理問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）事務(wù)性工作量較多，不僅需要負責(zé)全館人事，職稱評聘、考勤考績，養(yǎng)老保險等工作的造冊、辦理，還需要檔案整理和安排各項文藝演出活動，以及擬定各項規(guī)章制度和監(jiān)督重點工作目標(biāo)的實施情況，這些都極大的占據(jù)了辦公室人員的工作精力，

（二）協(xié)調(diào)工作量大，政務(wù)管理作用發(fā)揮不夠。因為職能龐雜，需要協(xié)調(diào)和工作聯(lián)系的部門較多，但實際情況是，辦公室的人員編制有限，而辦公室的事務(wù)性工作和綜合協(xié)調(diào)較多，使辦公室的政務(wù)管理職能沒有得到充分發(fā)揮。另外，一般人員同時承擔(dān)文件管理、保密管理、記錄黨委會大事記、督查督辦、目標(biāo)管理考核等職責(zé)，工作人員的綜合素質(zhì)，尤其是文字綜合和協(xié)調(diào)能力急需要得到提高，

（三）電子政務(wù)建設(shè)不到位。這是因為網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作一般是由新聞信息中心負責(zé)的，電子政務(wù)、政府上網(wǎng)工程、信息發(fā)布等工作需由辦公室和新聞信息中心共同完成，職能交叉使此項工作出現(xiàn)了“誰都管或誰都不管”具體組織不到位的局面，從而影響到而來相關(guān)工作任務(wù)的順利展開。

二、辦公室管理問題的對策

辦公室管理要想解決好出現(xiàn)的問題，并實現(xiàn)管理的創(chuàng)新，就需要做到和諧管理，通過和諧理念與文化創(chuàng)新，加大環(huán)境建設(shè)力度，推廣科學(xué)評價，具體來說，我們可以從以下幾個方面來著手進行：

（一）強化溝通，構(gòu)建和諧高效辦公環(huán)境

協(xié)調(diào)是辦公室工作的一項重要職能。協(xié)調(diào)工作的好與壞，直接影響到了辦公室工作的質(zhì)量和效率，也關(guān)系到辦公室的形象和領(lǐng)導(dǎo)決策的落實。所以，具備良好的協(xié)調(diào)技能，掌握高超的協(xié)調(diào)藝術(shù)，是出色完成辦公室工作的保證。

辦公室管理中首先要以尊重為原則，不論是上級對下級，還是辦公室對員工個體都必須要體現(xiàn)相互尊重，從而創(chuàng)造和諧環(huán)境。一是加強干部的思想道德教育。教育員工積極傳承中華文明，做社會主義思想道德建設(shè)的先進模范，二是加強人際交往關(guān)系的正確引導(dǎo)。要通過一些有益的制度和活動，正確引導(dǎo)同事與同事之間、員工與領(lǐng)導(dǎo)之間、員工與員工之間的交往向著健康、正常的方向發(fā)展。做到相互尊重，相互信任， 互相關(guān)心，互相幫助、從而實現(xiàn)和睦相處，共同進步。

（二）管理創(chuàng)新，依托創(chuàng)新實現(xiàn)管理的深層次和諧

我們必須認識到，事業(yè)單位的制度管理始終是單位進步的命脈。21世紀是一個知識經(jīng)濟的世紀，知識更新的周期越來越短。單位辦公室人員要跟上時代步伐，就要不斷更新知識，切實加強綜合素質(zhì)的培養(yǎng)和提高。首先要不斷提高政治理論素質(zhì)。加強各種政策法規(guī)的學(xué)習(xí)，樹立正確的政治方向、立場和觀點。其次要不斷提高文化素質(zhì)。辦公室工作人員要自覺地“充電”，不僅要提高學(xué)歷層次，夯實文化基礎(chǔ)，還要廣泛學(xué)習(xí)文史、心理、經(jīng)濟學(xué)和法律知識等，最后要不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，既要對自己承擔(dān)的本職業(yè)務(wù)深鉆細研，又要兼收并蓄，熟悉全面，切實掌握好文字處理、組織協(xié)調(diào)、計算機應(yīng)用等各項技能，做到一專多能、融會貫通。

（三）環(huán)境建設(shè)，借力環(huán)境建設(shè)提升人力資本

環(huán)境和諧是和諧社會建設(shè)的重要內(nèi)容，實現(xiàn)辦公室管理的環(huán)境和諧的實質(zhì)其實就是實現(xiàn)制度管理的相互和諧。。環(huán)境建設(shè)是辦公室和諧管理在新的歷史時期的特殊使命，首先它要求單位的辦公環(huán)境和諧，人際關(guān)系和諧，工作節(jié)奏井然有序，其次是要求單位的制度與文化和諧，塑造和諧的人文環(huán)境。

（四）參與決策，民主體制下的和諧管理文化培育

關(guān)注員工民主，讓員工更多地參與到管理中來，讓他們進行科學(xué)有效的學(xué)習(xí)，這就需要更加民主的氛圍與體制，鼓勵員工熱愛單位，熱愛崗位，全面投入到單位的文化推廣中去，而這種民主的機制的傳播者、組織者則是辦公室，所以單位辦公室的和諧則應(yīng)當(dāng)以員工為本，注重民生，注重民意與民主，讓員工能夠真正參與到民主決策中。

（五）以人為本，重視資源與戰(zhàn)略匹配發(fā)展

管理科學(xué)化上并不是建立在制度體系上，而是要依據(jù)單位的發(fā)展目標(biāo)和規(guī)劃制定出與單位發(fā)展相互適應(yīng)的管理，組織，學(xué)習(xí)體系，同時利用辦公室的典范作用，通過制度化，體系化的管理原則，優(yōu)化單位辦公室的管理方式。

辦公室作為單位的一個個體，但是個體的發(fā)展必須要服從整體的和諧發(fā)展，因此文化館的戰(zhàn)略目標(biāo)就鑄就了事業(yè)單位辦公室的和諧發(fā)展原理。“以人為本”的科學(xué)發(fā)展理念本就蘊含了和諧發(fā)展，在新的歷史時期，和諧單位的標(biāo)準(zhǔn)就是內(nèi)外環(huán)境和諧，在這個過程中，我們一定要注重辦公室管理與文化館目標(biāo)的相互匹配，同時，辦公室在管理過程中要注重管理的有效性，注重和諧本身的內(nèi)涵，充分利用單位資源，根據(jù)制度的適應(yīng)性調(diào)整管理辦法，在規(guī)范、優(yōu)化管理手段的同時要注重溝通的有效性與事業(yè)單位制度的的有效性發(fā)展與激勵和促進作用。另外，還要將“以人為本”從口號變?yōu)樾袆樱Y(jié)合優(yōu)化的，科學(xué)的管理制度，規(guī)范員工的行為，實現(xiàn)真正的人本管理。

三、結(jié)束語

總而言之，作為一名辦公室管理人員，為了更好的解決存在于日常工作的問題，發(fā)揮辦公室應(yīng)有的責(zé)任，就要切實加強辦公室隊伍的思想作風(fēng)建設(shè)，合理配置辦公室內(nèi)部機構(gòu)，并樹立科學(xué)理念，提高服務(wù)質(zhì)量，從而可以明確職能定位，實現(xiàn)工作效率的提高。

【參考文獻】

[1]王赤濤，張文飛.做好辦公室工作要處理好七種關(guān)系[J].秘書工作，2008，

[2]田軍，杜豐勝.辦公室工作必須適應(yīng)新形勢[J].通信事業(yè)單位管理，2008

[3]馬軍.淺談辦公室工作之創(chuàng)新[J].成功（教育），2009