淺談上傳會計憑證的電子附件

【摘 要】針對禹州棗園煤業(yè)有限公司人員眾多，材料收發(fā)頻繁，收付款業(yè)務(wù)頻發(fā)，會計核算復(fù)雜，永煤集團(tuán)內(nèi)部審計、稅務(wù)局（國稅、地稅）審查、豫南分局檢查等外部審計工作時有發(fā)生，經(jīng)常查閱近期會計憑證和以前年度的會計憑證，有時還要查閱、復(fù)印、掃描、發(fā)送相關(guān)會計憑證附件。在這種錯綜復(fù)雜的會計確認(rèn)、記錄、核算、報告、查詢等情況下，我們禹州棗園煤業(yè)有限公司的會計人員絞盡腦汁、想盡辦法、節(jié)能高效地完成各種會計工作。我們從每一個細(xì)節(jié)上著手，于是，采用了電子附件上傳到會計憑證【原始憑單】的方法，解決了查詢紙質(zhì)版憑證工作量大、費時費力的低效率問題。實踐證明，上傳電子附件直觀、快捷、節(jié)約人力物力，會計人員或者經(jīng)過會計人員的允許，你就可以隨時隨地登錄賬套，很直觀地看到每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈，所以說，上傳會計憑證的電子附件是一個提高工作效率的好方法。

【關(guān)鍵詞】上傳電子附件；會計核算復(fù)雜；查閱頻繁；登錄賬套；直觀明了；節(jié)能高效

一、概述

憑證附件也叫原始憑證，或者單據(jù)，如果以電子版的形式上傳到會計憑證的原始憑單并保存下來就成了電子附件。電子附件較紙質(zhì)版附件更為直觀，方便以后直接查閱。

原始憑證種類繁多，大致有“自制原始憑證和外來原始憑證，外來原始憑證包括收到的各種票據(jù)，比如：收據(jù)、發(fā)票（普通發(fā)票、增值稅發(fā)票、裁剪發(fā)票）飛機(jī)票、過路費、養(yǎng)路費、審車費等；自制原始憑證包括工資發(fā)放表、材料入庫單、發(fā)料單等”。

二、技術(shù)思路

會計人員入賬之前必須嚴(yán)格審核原始單據(jù)的合法性、合理性，然后把不同類別的原始單據(jù)分類粘貼，作為憑證附件附于會計憑證后面，作為記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實面目和來龍去脈的憑據(jù)。但是，我們以前做的電子賬僅僅是把各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)歸納到相應(yīng)的會計分錄下，沒有電子附件作為記賬依據(jù)，在賬面上看來，似乎缺乏會計記錄的真實背景… …麻煩的事還在后邊呢，根據(jù)各種需求查閱相應(yīng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄和原始憑證是我們會計人員常做的事。特別是查閱以前年度的會計憑證時相當(dāng)費勁，禹州棗園煤業(yè)有限公司的檔案室在四樓，財務(wù)科在一樓，每次查賬的時候總是把憑證上上下下搬來搬去的，還要麻煩檔案管理員；尤其在當(dāng)下會計審計頻繁，稅收督查嚴(yán)格的今天，不定時查閱憑證附件，復(fù)印、掃描憑證附件或內(nèi)部使用或發(fā)送外傳，真是煩不勝煩！

我們上傳電子附件就不用費時費勁地去查閱紙質(zhì)版的憑證附件了，從電子賬賬面就能看出一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈，會計人員隨時隨地登錄賬套查詢各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的憑證及附件簡直易如反掌，猶如探囊取物般輕易而舉！所以說，上傳會計憑證的電子附件不失是一種直觀高效的工作方式，值得推薦。

三、操作步驟

上傳電子附件的方法概述：逐個或者集中掃描上傳憑證附件都可以，由于考慮到掃描儀整天存放桌面容易摔壞，不安全，我們采用集中掃描上傳。一般十天或者半個月掃描上傳一次。

首先，用紫光掃描儀將每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑單掃描保存到一個事先建好的文件夾里。

其次，分情況上傳電子附件如下：

第一種方法，對于附件張數(shù)少于3張的原始憑單，要逐個上傳到原始憑單。具體操作如圖所示：

單擊【原始憑單】，點擊上傳按鈕，出現(xiàn)以下對話框：

找到事先掃面保存的憑證附件路徑，雙擊上傳憑證附件如圖所示：

上傳成功后保存會計憑證即可。

第二種方法，對于附件張數(shù)較多（3張以上），需要另建文檔，插入該憑證所有附件到一個文檔里，然后再上傳到原始憑單并保存憑證，具體操作步驟方法與第一種方法類同。上傳后如圖所示：

最后，查閱的時候，依次點擊【憑證】→【原始憑單】→【電子附件】→【打開】即可看到每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始單據(jù)了。

綜上所述，只要電子附件上傳到會計憑證的【原始憑單】里，就等于給電子賬套增添了會計依據(jù)，當(dāng)我們需要查閱時，只需登錄賬套打開會計憑證，就能看到經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的每一個細(xì)節(jié)，每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的所有原始憑單盡收眼下，一目了然，方便快捷，省時省力，會計同仁們何樂而不為呢？

【參考文獻(xiàn)】

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[4]會計研究編輯部.1985.學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《中華人民共和國會計法》座談會.會計研究.