淺談新時期如何做好基層檔案管理工作

【摘 要】《中華人民共和國檔案法》中所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著我國社會進步與發展必然，新時期如何做好檔案管理工作帶來了更加嚴峻的考驗，是擺在從事檔案管理工作者面前的新課題。以下我結合工作實踐針對基層檔案管理方面目前存在的問題及解決問題的對策談點粗淺的體會和認識。

【關鍵詞】新時期；檔案；管理

一、新時期檔案管理工作存在的問題

（一）信息技術的大量應用與過去以手工為主的檔案管理工作所產生的矛盾。

隨著社會的快速發展，檔案管理工作出現了許多新情況、新問題、特別是信息化、數學化、網絡化的應用正在改變著社會方方面面，同時也滲透到我們工作和生活的每一角落，檔案工作也毫不例外。其矛盾主要表現在：一是由于受信息技術的沖擊，原有的檔案工作模式，換言之就是原有的以手工為主的工作方式，將會發生質的變化，新技術將在很大程度上取代傳統的操作方式，使得檔案管理工作不得不以新思維考慮新問題。二是隨著信息技術的進一步發展，檔案觀念的轉化，將出現大量的電子檔案，使傳統的以紙質檔案轉換為電子版模式，在很大程度上依賴計算機的幫助，落后的觀念與陳舊的軟件的應用已不適應新時期的信息化、網絡化需求，靠手工檢索、人工管理檔案效率底、準確性差且管理磨損程度大。

（二）檔案工作人員整體素質需進一步加強提高

新時期基層檔案管理工作人員普遍存在著：一是知識面不廣泛，大多數人整天埋頭在檔案事務中，沒有意識要多參加培訓，要走出去看看，不要光坐在辦公室，借鑒與學習先進檔案工作者的寶貴經驗與意見。二是大多數檔案工作者在思想還未完全從過去比較陳舊的工作理念來管理檔案走出來。三是在重視程度上不夠，沒有意識到在實際工作中要不斷地更新知識，新時期檔案管理的不斷發展和普遍應用，電子文件大量產生，并將成為新產生文件的主體，做好電子文件管理工作已成為新時期檔案管理者面臨的挑戰。三是檔案管理工作者總認為檔案工作是個特殊的行業，獨一無二，沒有競爭對象，再加上由于檔案工作特性使得工作效益不能及時體現出來，無人競爭，容易使之產生惰性，檔案創新意識更無從談起。

二、解決新時期檔案管理工作存在問題的對策和做法

（一）加速檔案管理現代化是提高檔案管理水平的重要條件

新技術不僅是新世紀的一種象征，更是推動革新、創造神奇力量，也是基層檔案管理工作者必須已面對的課題。也是對于基層檔案工作提出盡快適應信息技術的挑戰。要使檔案管理工作上檔次，唯一的出路就是首先要加速實現檔案管理信息化。檔案信息化建設是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數學化管理和提供利用。使檔案管理模式發生轉變，從以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息數字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規范化、數字化、網絡化、社會化。其次要提高檔案管理水平，就必須采取措施、加大力度，加快檔案管理現代化管理步伐。1、管理思想現代化：就是要在檔案觀念上來個大轉變，樹立創新意識，使檔案工作與時俱進，把檔案工作的著力點轉向未來；2、管理方法現代化：就是在拋棄舊的落后的方式方法的同時，引進先進的管理方法。3、管理手段現代化：由過去主要以行政手段管理檔案事務轉變到以法治軌道上來，強化檔案執法，用法律的手段約束和規范檔案工作，促進檔案事業的發展。4、管理人員現代化：如何做好檔案管理工作關鍵在人，要樹立與時俱進的思想作風，加黨的路線方針政策的學習，保持政治上的堅實性和敏銳性，全面掌握當經濟科技、文化等新理論、新技術，優化知識結構，提高業務素質和管理能力，愛崗敬業，理論聯系實際，不斷開創檔案管理工作的新局面，這也是建立符合現代化適應的檔案管理體系的基本保證。

（二）加強檔案隊伍建設，提高檔案管理水平

加強檔案隊伍建設，提高檔案管理水平，首先要建立具有較高素質的檔案干部隊伍，檔案管理工作者素質高低對單位檔案工作的優劣有著至關重要的影響。這是要求我們基層檔案工作人員要認清新時期的檔案工作從形式上發生一些巨變，但檔案工作性質、宗旨和根本任務、根本方向不會改變。新時期基層檔案管理工作需要高素質和“一專多能”復合型知識管理人才。我認為應具備政治素質、職業道德素質、業務素質三方面。同時還需具備嚴格的保密觀念和良好保密習慣，以確保檔案的安全。

（三）增強檔案意識，保持檔案工作的連續性和穩定性是加強檔案管理工作的根本保證

1、檔案意識的強弱決定檔案工作的優劣，檔案工作的形成與發展又影響著檔案意識的形成和發展。一個單位或個人的檔案意識強弱，對于該單位的檔案工作都有著重要的關系。檔案意識強者，就會努力開展對于檔案與檔案業務工作有關問題的研究，克服檔案形成與保存檔案中的毛病或問題。反之，檔案意識弱者，根本不關心檔案與檔案工作處于放任自流的境地，使重要的檔案材料在人們的手中不知不覺消失掉。所以說，意識強者利也，意識弱者弊也，這種關心檔案與檔案工作的意識，就是檔案意識。檔案意識的形成依賴于檔案與檔案工作實踐，檔案意識的形成與發展又會不斷地推動檔案與檔案工作的發展。

2、建立創新機制，一是要完善檔案崗位責任制，強化檔案管理崗位創新；二是引進競爭機構，結合機構改革實行競爭上崗，形成新的用人機制；三是加強檔案的管理和利用，依法治檔；四是培養具有創新能力的高素質的檔案管理人才。保持檔案工作的連續性和穩定性是提高基層檔案管理工作的關鍵。由于我國同世界強國相比，經濟發展還遠運比不上美國、英國、日本等國的經濟發展水平，這給我們國家的檔案工作帶來了新一輪的機遇和挑戰，同時也給檔案工作和管理人員提出了更新、更高的要求。如何確保檔案工作不削弱，檔案專業人才不受沖擊，這要看一個單位用什么樣的意識和態度去對待檔案工作，把檔案工作擺在一個什么位置的問題，只有合理安排、使用掌握檔案專業知識和豐富經驗且一專多能的人才，尤為重要，所以合理安排檔案專業人員是繼續保持其連續性和穩定性的關鍵。

綜上所述，新的歷史時期面對新的機遇和挑戰，要求基層檔案部門和檔案工作者要隨時感知時代的脈搏，把握機遇，轉變觀念，增強和提高檔案工作意識，全面提高檔案管理工作者的綜合素質，與時俱進，開拓創新，進一步解放思想，狠抓檔案工作的落實，踏實穩妥地開展新時期新形勢下的檔案管理工作，加強檔案工作者的職業道德建設，對于提高檔案人員素質，發展檔案事業，促進檔案工作更好地為全面建設小康社會和構建和諧社會服務具有重要意義。為新時期基層檔案管理工作再創輝煌，為檔案事業貢獻出自己的一份力量。