新時期檔案管理體制建設的思考

摘要：檔案的形成往往是通過國家機關、個人的社會活動以及社會團體等方式產生的，作為原始記錄進行保存，便于后期查考時提供參考。通常以圖表、文字、聲像等各類形式進行記錄檔案存在和發展的依據是社會功能和社會使命，在單位及社會發展來看，檔案管理發揮著極為重要的作用。本文根據我國檔案管理工作所面臨的問題，結合社會發展實際，對當前形勢下的檔案管理體制建設提出幾點思考。

關鍵詞：檔案管理；體制改革；對策

abstract ： the formation of archives is often by state organs， social activities and social groups， such as the way， as the original records to save， to facilitate later search to provide the reference. Usually in the form of chart， text， audio and video recording file existence and development is based on the social functions and social mission， in the unit and the social development view， file management plays a very important role. According to the archives management work of the problems facing in our country， combining the reality of social development， the current situation of the archives management system put forward some thinking.

Keywords： file management system reform measures

進入二十一世紀以來，我國步入了信息化的發展社會，信息技術在這一過程中得到了長足的進步。信息化技術的廣泛應用，促使檔案管理工作的管理形式也發生了巨大的變化，直接促使檔案管理工作在這一過程中發生了巨大的變革。但 是，在現代化信息技術發展的過程中，檔案管理工作對于信息技術所呈現 出的依賴性在不斷的增大，在這樣的情況下，極易出現某些方面的工作困境，這也就 要求檔案管理工作務必要加以創新和完善。

一、事業單位檔案管理的特征

（一）具備保密性

事業單位是我國為社會公共服務 的機構，通常情況下都是國家來執行建立，雖然說這類機構并沒有和政府之間有著直接的聯系，但是其中所存放的大量檔案信息為各個機關部門提供了良好的檔案管理依據。事業單位在進行檔案管理工作的過程中，涉及到了多個方面，并且還包含了國家的機密文件，在這樣的情況下，確保事業單位的檔案管理機密性較高，最大限度的避免機密文件泄露 的可能性。

（二）具有公共服務的特性

事業單位是由國家進行建設的組織機構，通過這部分組織機構能夠起到對各類型文件檔案進行保存的作用，同時，也是對于社會上各種信息進行收集的一種感覺方式。當大量的信息存在于社會市場的過程中，其本身并不會直接參與到資源的調配工作中，這也就直接使得檔案管理機構的存在，能夠幫助相應的資源進行調配。

二、檔案管理面臨的問題

（一）檔案管理基礎工作落后

我國檔案管理工作的基礎條件落后，沒有引進新的基礎設施，無法保證檔案 管理的整體規范性和合理性，導致一些檔案管理工作無法真正落實；在工作的相關環節上存在著基礎工作不合理的問題，由于缺少經費的支持，有很多的檔案資料沒有進行及時系統科學的分類整理，也存在一些檔案管理工作人員自身的問題，如能力跟不上經濟社會的發展、素質偏低等，導致檔案資料一直處于一種混亂的狀態。

（二）檔案管理制度不健全

完善的檔案管理制度體系之中，包含了檔案的保管、利用、保密、人員職責、鑒定、監督、消防、安全等多個方面的制度內容，并且在檔案管理的各個下屬制度之中，依然還要進行更加細化的規定，才能夠使得使得其中所有責任以及探索工作都能夠得以落實。

（三）檔案管理缺乏足夠的重視 。

由于我國的檔案管理工作起步較晚，再加上在檔案管理發展過程中沒有受到相應領導人員的重視，從而導致我國的檔案管理工作面臨諸多困難。其主要原因包括以下兩個方面：一方面我國的經濟體系在發展過程中，各機構檔案管理在經濟建設中所起到的重要作用還沒有經過嚴格的體系論證，導致相當一部分事業單位管理人員沒有對檔案管理引起重視。第二，我國當前社會經濟體系在構建的過程中呈現出了較大的壓力，再加上與國際經濟體系的接洽，導致我國的經濟環境越發復雜，這也促使領導人員在進行經營的過程中更多的注重經濟發展，而忽視了檔案管理工作的重要性。

三、完善現行檔案管理體制的建議

（一）管理體制多樣化

市場化帶來了檔案所有權的多元化，檔案所有權的多元化帶來檔案管理體制的多樣化。檔案管理體制在過去單一的國家所有權和計劃經濟體制下，對黨政機關檔案和國有企業、事業單位檔案實行集中統一管理，檔案集中統一管理體制符合當時的檔案所有權狀況，也切實保障了國家檔案的齊全完整。

（二）集中統一管理、整合檔案資源，建設“大檔案”

集中統一管理是我國檔案工作指導思想。實踐證明集中統一管理的指導思想克服了我國特定歷史條件下檔案分散保管和檔案工作各自為政的弊端，對推動我國國家規模檔案事業的建設有著積極的意義。我們將堅持繼續集中統一管理的指導思想，繼續加強我國檔案事業的統一領導、統一規劃和統一制度；繼續加強黨和政府對檔案事業的領導，保證黨和國家檔案的完整與安全；繼續加強對檔案信息資源的管理和開發利用，維護黨政檔案的歷史的有機聯系。集中統一的檔案管理體制是同我國經濟基礎相適應的，符合我國現行國家制度、傳統文化觀念，符合宏觀管理原則。在堅持統一領導的基礎上，有效整合檔案資源，建設“大檔案”就是要打破檔案接收和利用中的時間、區域、全宗界限，廣泛整合全部檔案資源。在區、縣級甚至市（地）級，科學整合檔案資源，建設“大檔案”，體現規模效益，構建真正意義上的綜合檔案館。通過科學整合檔案資源，一方面實現機構設置上的“精簡、統一、效能”的目標，從根本上打破機構設置上“上下一般粗”的狀況，打破了“小而全”。建設“大檔案”可以有效實現國家檔案資源的有效配置，以適應檔案資源社會共享的需要。管理體制多樣化。

（三）政事分開，局館分立

政企分開、政事分開是我國機構改革的方向。根據機構改革“政、事分開”的要求，檔案行政管理部門和檔案館要從職能上將二者分開，通過借鑒其他國家檔案管理機構設置的做法，將檔案行政管理部門與檔案館在機構、人事、財務上要徹底分開，檔案行政管理部門實行“條條管理”，而檔案館則作為文化事業單位實行“塊塊管理”，按照社會分工的原則，充分發揮各自的職能特點，各歸其位，各司其責。

（四）文檔管理一體化

文檔管理一體化既是業務問題，也是體制上的問題。文書工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文書工作的延伸和發展，從發展的觀點看，我們有必要把文件管理和檔案管理看作是一個統一的系統工程，采取統一的工作制度和方法來控制前后各有特點但又互相連續、銜接的工作程序。這樣不僅可以加強檔案部門對文件管理的超前控制，保證進館檔案的質量，還能夠減少檔案部門的工作程度，避免重復勞動。因此，一方面在單位內部建立起文件實時歸檔制度，將文書部門和檔案部門合二為一，在單位內部構筑文檔案管理一體化平臺。另一方面是結合各地實際情況建立文件中心、檔案管理中心，發揮集約優勢，降低運行成本，同時也為檔案管理機構的設置提供了新的思路。

四、結語

我國現行檔案管理體制“使檔案事業行政管理和檔案保管利用工作都得到了實實在在的加強，促進了檔案工作的全面發展”，這一點是毋庸置疑的。同時，在新形勢、新情況、新問題不斷出現情況下，我們必須清醒地認識到，任何一種體制，都要與它所處的時代、所面臨的形勢相適應，才能保持旺盛的生機和活力。我國檔案管理體制改革要從現代公共行政改革的要求出發，適應政府職能和角色的變化、適應現代公共行政運作方式的轉變、適應政府觀念的變化，用科學發展觀指導檔案公共服務創新，建立與社會主義市場經濟體制相適應的具有中國特色的檔案管理體制。

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