企業(yè)人力資源檔案工作的問題和建議

摘要：企業(yè)的人力資源檔案工作對于人力資源的整個管理具有十分重要的意義。隨著社會的發(fā)展，知識的進步，企業(yè)對于人力資源檔案的管理工作提出了新的要求，傳統(tǒng)的檔案管理存在許多的問題，為了適應企業(yè)發(fā)展的需要，本文結(jié)合人力資源檔案管理的觀念，分析了目前企業(yè)在人力資源檔案工作上存在的問題，并提出了一些建議。

關(guān)鍵詞：人力資源檔案工作；問題；建議；企業(yè)

引言：人力資源檔案工作對于及時、全面為企業(yè)提供人力方面的相關(guān)資料，促進企業(yè)的發(fā)展，提高企業(yè)相關(guān)工作的質(zhì)量與效率，以及促進人才的合理流動、配置，保障人才的合理利用，促進團隊的和諧發(fā)展都是十分必要的，所以說企業(yè)的職工檔案管理對于整個公司的人力資源管理是必要的前提與基礎，同時也是正確的評價與任用人才的依據(jù)。但是目前我國的企業(yè)在人力資源管理方面還存在一些問題，需要及時解決以進一步促進企業(yè)的健康發(fā)展。

一、企業(yè)人力資源檔案工作的觀念

傳統(tǒng)的企業(yè)人事管理工作存在許多的局限性，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，人事制度的相應改革，更加人性化的人力資源檔案工作的觀念隨之誕生。它在安全性、準確性、速度性以及效率方面都具有明顯的優(yōu)勢。

企業(yè)的人力資源檔案工作針對的是企業(yè)的職工各方面信息，因此在人力資源工作中應更加重視數(shù)字化的管理理念。隨著社會日益激烈的競爭，人才的流動性也日益頻繁，因此，企業(yè)對于人才的信息要求也逐漸提高，數(shù)字化可以幫助人力資源檔案工作獲得更加安全、更加準確、更加快捷的人才信息。檔案工作的信息化適應了社會發(fā)展的需要，同時，信息化可以相對降低企業(yè)的管理成本，提高信息的流通速度，因為人力資源檔案不僅包含職工的最基本信息，而且還包含著其信用信息和健康的信息，另外其信息的來源較為復雜、多樣，借助數(shù)字化可以便捷分散信息的集中管理，減少人力、物力以及財力的消耗。所以數(shù)字化對于企業(yè)人力資源檔案工作是較為理想的模式。另外，借助對于權(quán)限的限制可以較好的保障人力資源相關(guān)材料的安全性、準確性以及完整性，同時還可以較好保護個人的隱私權(quán)和知情權(quán)。

二、企業(yè)人力資源檔案工作存在的問題

企業(yè)的職工檔案管理是企業(yè)人力資源檔案工作的基礎。職工人力資源的檔案工作主要是維護職工工作期間的人力資源相關(guān)的數(shù)據(jù)以及其自身的有關(guān)數(shù)據(jù)，但是由于多種因素的共同作用，使得職工的人力資源檔案工作存在許多的問題。

（一）忽視企業(yè)人力資源檔案工作的重要性。雖然人力資源檔案工作對于企業(yè)的發(fā)展十分重要要，但是，目前我國仍有許多企業(yè)忽視了這種重要性，對于人力資源檔案工作的重視度不足，在檔案工作方面意識較為淡薄。另外，企業(yè)從事人力資源檔案工作的管理人員對于檔案管理自身就沒有足夠的重視，而且其工作缺乏足夠的責任感，又缺乏相關(guān)的專業(yè)理論知識，因此，對于人力資源檔案工作的重要性以及積極意義并不能充分的認識到。

（二）人力資源的檔案內(nèi)容缺乏真實性、完整性。目前，一些企業(yè)的相關(guān)人力資源檔案內(nèi)容存在缺損，不夠完整，另外，其檔案的真實性也存在疑議。有些企業(yè)的檔案在材料的時間上存在不連續(xù)性，有些檔案的材料在一些重要的信息，如個人的履歷、學位、職稱以及工資等資料方面收集的不夠完整，由于在職工的個人情況變化時就不能及時的補充新的材料，跟不上職工個人經(jīng)歷變化，因此就造成了檔案材料的不完整。還有一些材料的審批手續(xù)存在欠缺，甚至有些檔案內(nèi)容存在前后矛盾的現(xiàn)象。

（三）人力資源的檔案存放、保管不利。企業(yè)的人力資源的檔案種類較多，所涉及的相關(guān)領域也較為廣泛。目前，企業(yè)人力資源的檔案在存放上十分凌亂，沒有詳細、具體的分類，檔案資料沒有形成完善的管理系統(tǒng)，檔案存放較為分散，人事部門存放著部分檔案，具體的業(yè)務部門也存放著一些檔案，這就造成了檔案不能及時歸檔，有些甚至在保管的時候由于種種原因造成丟失的現(xiàn)象，這就為企業(yè)人力資源檔案的工作帶來了許多麻煩。

（四）企業(yè)人力資源檔案管理方式較為落后。有些企業(yè)仍采用傳統(tǒng)的方式來進行人力資源的檔案管理，主要憑借經(jīng)驗和手工手段來進行管理，應用傳統(tǒng)的軟件進行記錄。這往往會造成檔案材料傳遞的不及時，同時字安全性方面也存在一定的隱患，為數(shù)據(jù)的統(tǒng)計帶來困難，使得企業(yè)難以及時掌握人力資源的實時數(shù)據(jù)信息，對于檔案材料的利用率較低。

三、企業(yè)人力資源檔案工作的幾項建議

為了更好幫助企業(yè)利用人力資源檔案材料，提高企業(yè)的管理水平，促進企業(yè)人才的發(fā)展與培養(yǎng)，就要促進人力資源的檔案管理工作，有效保護與利用檔案信息。為了解決目前企業(yè)在人力資源檔案工作中存在的一些問題，促進其更好的發(fā)展，本文提出了以下幾點建議。

（一）采用現(xiàn)代化的管理手段。人力資源的檔案管理工作必須擺脫傳統(tǒng)的模式，改變落后的手工操作，借助現(xiàn)代化的技術(shù)手段，實現(xiàn)管理的自動化和網(wǎng)絡化，以及文檔的一體化管理，使得被動的接收文檔文件轉(zhuǎn)化為主動的開發(fā)人力資源檔案材料的潛價值，以便主動為企業(yè)提供服務。傳統(tǒng)的檔案材料主要以紙作為媒介，所占用的空間較大，而且也不便于保存，所花費的成本較高。為了降低企業(yè)檔案管理的成本，方便其利用管理人力資源檔案信息，企業(yè)應借助多媒體網(wǎng)絡平臺來改變原來工作策略。企業(yè)將職工的個人檔案信息數(shù)據(jù)輸入計算機，使其形成完整的數(shù)據(jù)化檔案材料，另外，企業(yè)可以建立內(nèi)部的網(wǎng)絡平臺，促進資源的共享。

（二）規(guī)范人力資源檔案工作的管理。為了更好的利用人力資源的檔案材料，滿足企業(yè)發(fā)展的需要。應設立專門的管理人員進行相關(guān)檔案管理知識的系統(tǒng)學習，采用科學手段，合理管理人力資源的檔案，加強企業(yè)收集、甄別、整理等的工作，做到及時掌握并記錄相關(guān)人員的變動狀況，做好檔案工作的安全性工作。同時，還要加強相關(guān)制度建設工作，檔案的收集必須做到及時、真實、完整，工作人員在進行鑒別的時候要認真、嚴謹，并采用科學的手段進行整理。

（三）保障企業(yè)人力資源檔案內(nèi)容的真實。真實是企業(yè)人力資源檔案的基礎和前提。企業(yè)應在原有的相關(guān)檔案基礎之上進一步核查，核對職員的個人信息，刪除無效、虛假的信息，同時拓展存檔的范圍，建立完善的分類體系，將職工個人可以公開的信息進行分類儲存，建立相關(guān)的人才數(shù)據(jù)體系，并由專門人員進行管理，做到及時更新檔案的個人信息內(nèi)容。對于企業(yè)中較為重要的人才，應收集更加詳細的個人信息。另外傳統(tǒng)的個人信息以書面文字為載體，承載的內(nèi)容有限，借助多媒體可以憑借音像等形式的來豐富信息的記錄，拓展信息儲蓄量，以形成更加完備的信息管理體系，提高檔案的整體利用效率。

（四）提高企業(yè)人力資源檔案管理人員的素質(zhì)。企業(yè)的人力資源檔案管理者的素質(zhì)水平對于企業(yè)的檔案工作的規(guī)范化是十分重要的，因此，必須抓好相關(guān)人員的培訓工作。首先，要進行相關(guān)檔案法律法規(guī)、行業(yè)標準以及規(guī)章制度等的培訓；其次，培訓檔案管理人員對于各個操作環(huán)節(jié)的實際技能。同時，作為企業(yè)人力資源的檔案管理員必須努力學習相關(guān)的現(xiàn)代化管理知識，以更好的適應不斷更新的檔案管理方面的要求。可以借助展覽的手段，來展示檔案管理工作的相關(guān)職能，借助培訓、會議等機會宣傳企業(yè)檔案工作的相關(guān)政策方針及執(zhí)行的情況。借助宣傳來提高從業(yè)者的檔案意識，從而營造一個良好的檔案工作氛圍。

（五）充分借助檔案信息進行企業(yè)人力資源的開發(fā)。企業(yè)未來的發(fā)展，戰(zhàn)略的選擇離不開人力資源的管理，人力資源的檔案工作是人力資源管理的基礎與前提依據(jù)。建立完善的、有效的企業(yè)人力資源檔案可以最大化的促進人力資源開發(fā)，使得人力資源的相關(guān)信息實現(xiàn)共享，促進企業(yè)各部門之間，以及組織和組織間人才的合理流動，使得企業(yè)可以及時發(fā)現(xiàn)人才，防止企業(yè)壓抑、埋沒人才，為企業(yè)選拔人才提供綜合、系統(tǒng)的決策依據(jù)，將對于職工的培養(yǎng)與關(guān)心體現(xiàn)在企業(yè)人力資源檔案工作的工程之中。

結(jié)論：企業(yè)的人力資源檔案管理對于企業(yè)未來的發(fā)展以及戰(zhàn)略決策是十分重要的，為了促進企業(yè)更好的發(fā)展，適應社會發(fā)展的需要，應重視人力資源的檔案工作，采用現(xiàn)代化的管理技術(shù)，建立合理的檔案管理體系，提高從業(yè)者的檔案意識。

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