新時期企業人事檔案管理機制探究

摘要：隨著我國改革開放的不斷深化，我國社會發展和科技進步水平不斷提高，社會主義市場經濟體制日益完善，人力資源特別是人才的流動性越來越強，健全和完善人企業人事檔案管理機制，不僅有利于增強企業人事檔案的使用價值，而且有利于推動我國“人才強國”戰略實施。本文站在“人才強國”和“人才強企”的大背景下，著眼于創新企業人事檔案管理機制，對我國企業人事檔案存在的問題及其原因進行了梳理和剖析，就如何進一步健全和完善企業人事檔案管理機制提出一些新的思路，希望對加強我國企業人事檔案管理提供一些參考和借鑒。

關鍵詞：企業；人事檔案；管理機制；創新

黨的十八大報告提出了“人才強國”戰略，由“人才興國”到“人才強國”的轉變，表明我國已經把人力資源特別是人才建設放到了戰略高度。在新的歷史條件下，企業必須著眼于實施“人才強企”戰略，特別是為實施“人才強企”戰略并為其提供重必要的基礎和條件，大力加強企業人事檔案管理機制建設，推動企業人事檔案管理工作不斷創新。從當前我國企業人事檔案管理情況來看，盡管我國企業普遍建立了企業人事檔案管理制度，但在管理理念、管理制度、管理模式、管理作用等方面存在著一些不容忽視的問題，因而研究企業人事檔案管理機制問題，不僅有利于提升企業人事檔案管理水平，而且對于推動我國“人才強國”戰略具有重要的意義。

一、我國企業人事檔案管理存在的突出問題

（一）企業人事檔案管理方法落后

盡管從總體上看，我國各類企業都十分重視人事檔案管理工作，但仍然存在著管理方法落后的問題。有的企業對人事檔案管理過于簡單，只是對企業員工的姓名、性別、年齡等信息進行簡單的記錄，而對企業員工德、能、勤、績等方面的記錄較少，無法真實反映企業員工的個人成長經歷和歷史業績。還有一些企業對人事檔案管理盡管雖然記錄比較詳細，但具有較強的格式化，還缺乏分類管理的意識，這種傳統的管理方法不利于形成健全和完善的員工檔案管理體系，無法為企業檔案開發利用奠定良好的信息基礎。

（二）企業人事檔案管理質量較低

盡管我國企業人事檔案管理日益步入規范化，但很多企業檔案管理質量較低，企業員工的檔案缺乏真實性。有的企業人事檔案管理存在著員工信息前后不符的問題，導致企業人事檔案無法更加真實、有效的反映員工的個人信息，不利于企業人事檔案的應用。還有一些企業對于“流動性”較大的員工，根本不建立人事檔案，存在著嚴重的“棄檔”現象。而企業人事檔案的保存更是企業人事檔案管理中的薄弱環節，歸檔立卷工作不及時，查找企業員工檔案十分費時費力，增加了企業人事檔案的管理成本。

（三）企業人事檔案管理模式單一

從我國企業特別是中小企業人事檔案管理情況來看，很多都采取手工管理的方式，信息化管理體系不健全，很多企業還沒有使用檔案管理軟件，計算機、照相機、掃描儀、移動硬盤等現代化檔案管理設備十分匱乏，導致企業人事檔案管理只能靠人工的方式。還有一些企業人事檔案缺乏“開放性”，對人事檔案實行“封閉化”管理，除了企業管理層和檔案管理人員，其他部門以及廣大員工根本無法接觸到人事檔案，導致企業人事檔案的開發利用嚴重不足。

二、我國企業人事檔案管理問題的原因分析

（一）觀念制約

我國企業人事檔案存在上述問題的原因盡管多種多樣，但最為根本的原因是企業對人事檔案管理缺乏重視，還沒有將企業人事檔案管理上升到“人才強企”的戰略高度，因而企業領導層和管理層對人事檔案管理工作不夠重視，在人力、物力、財力的投入方面較少，檔案管理工作更多的是采取“兼職”的辦法被列為捎帶手去做的事情，不利于企業人事管理工作科學發展。這也直接導致很多企業沒有健全和完善人事管理制度，人事管理具有較大的隨意性，監督考核工作也不健全，因而導致企業人事管理工作不夠規范、方法陳舊、模式單一，制約了企業人事檔案管理工作更好的開展。

（三）人員制約

人是生產力中最活躍的因素，企業人事檔案管理的好壞，很大程度是由企業人事檔案管理人員的綜合素質所決定。一方面，由于企業對人事檔案管理工作不夠重視，這就直接導致企業人事檔案管理人員配備不到位，即使配備了專（兼）職人事檔案管理人員，也由于缺乏激勵和約束機制，導致企業人事檔案管理人員工作態度不夠積極，無法將更多的精力用于企業人事檔案管理，更多的是在應付差事。另一方面，由于企業具有特殊性，因而對人事檔案管理人員也提出了特殊要求，人事檔案管理人員既要具備檔案管理知識和管理能力，同時還必須對企業生產、經營等活動更加了解，但我國很多企業人事檔案管理人員不注重加強學習和管理創新，導致很多重要的人事資料無法歸檔，影響了企業人事檔案管理的科學化。

三、完善我國企業人事檔案管理機制的思路

（一）創新企業人事檔案管理理念

理念具有先導性作用。完善我國企業人事檔案管理機制，首先必須在理念創新上狠下功夫。企業領導層和管理層要從推動“人才強國”和“人才強企”戰略的角度，高度重視企業人事檔案管理工作，既要加大企業人事檔案管理工作的人力、物力、財力的投入，為企業人事檔案管理奠定堅持基礎；又要加強對企業人事檔案的組織領導，經常關注和過問企業人事檔案管理工作，幫助解決企業人事檔案管理過程中遇到的問題和矛盾，為企業人事檔案管理工作營造良好環境。

（二）完善企業人事檔案管理制度

制度具有長期性、穩定性、規范性的重要作用，制度是帶有根本性、長期性、穩定性和規范性功能的行為規范。完善企業人事檔案管理機制，必須進一步健全和完善企業人事檔案管理制度。一方面，企業要著眼于新形勢、新任務對企業人事檔案提出的新要求，積極推動企業人事檔案管理制度創新，對于已經過時和落后的制度要進行修改和完善，比如對于企業人事檔案的搜集必須將“取之有據、棄之有理”作為重要原則，確保人事檔案管理更加規范。另一方面，應進一步強化企業人事檔案管理制度的執行力，確保人事檔案的搜集、歸檔、利用等更加規范。

（三）優化企業人事檔案管理模式

健全和安全的企業人事檔案管理模式，對于完善企業人事檔案管理機制至關重要。要建立企業人事檔案協調機制，將企業人事檔案納入到企業各部門的工作內容之中，只要是涉及到人事方面的資料，都應交由人事檔案管理人員進行統籌；要建立企業人事檔案管理內容，對于企業員工的個人資料、基礎材料、業績材料、科技成果材料以及不良表現等材料進行歸檔，通過細化管理完善人事檔案內容；要加強企業人事檔案“信息化”建設，購置信息化建設的硬件設備和軟件程序，優化信息資源，強化開發利用。

（四）打造企業人事檔案管理隊伍

企業人事檔案管理工作具有較強的政策性、保密性和專業性，因而必須由專業人員從事。企業要著力于加強企業人事檔案管理工作，引進和培養一批既具有檔案管理能力、又具有企業管理能力、更具有較強職業素質的復合型人才，特別是要加強對人事檔案管理人員的教育和培訓，著力提升他們的大局意識、責任意識和職業道德，真正通過人事檔案管理人員素質的提升推動企業人事檔案管理工作取得新成效。

四、結束語

綜上所述，企業人事檔案管理對企業發展和乃至國家發展都具有十分重要的意義，特別是在我國大力實施“人才強國”戰略的新時期，加強企業人事檔案管理更具有較大價值。盡管我國企業都高度重視人事檔案管理工作，但仍然存在著不適應新形勢、新任務和新要求的問題，特別是企業對人事檔案管理重視不夠，缺乏人事檔案管理“基礎性”作用的認識，企業人事檔案管理質量、管理體制、管理模式等還不適應發展需要，企業必須站在“人才強企”的高度，大力加強企業人事檔案管理工作，特別是要在理念創新、體制創新、制度創新、模式創新等方面狠下功夫，進一步推動企業人事檔案管理步入更加科學化、規范化、效能化軌道。

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