新時期企業(yè)檔案信息化研究

摘要：企業(yè)檔案的信息化是企業(yè)信息化不可分割的一部分，對企業(yè)的建設與發(fā)展起到重要的作用。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的逐步完善，企業(yè)的檔案管理工作也將面臨著新的挑戰(zhàn)，急需邁向一個新的臺階。本文針對新時期我國企業(yè)檔案信息化建設中的一些突出問題進行了研究，并通過對檔案信息化的理論分析和企業(yè)內(nèi)部的實踐探討，給出了新時期企業(yè)檔案信息化的發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞：新時期；企業(yè)檔案；信息化；建設

前言：在信息化時代，任何企業(yè)都離不開信息化的管理方式，檔案管理工作也同樣如此。2005年5月8日，國家檔案局印發(fā)《關(guān)于加強企業(yè)檔案信息化建設的意見》的通知，指出要堅持以信息化帶動工業(yè)化，以工業(yè)化促進信息化。指出企業(yè)檔案部門要做好對計算機系統(tǒng)及數(shù)字設備中形成的電子文件（數(shù)據(jù)）的采集、歸檔、存儲和管理工作，做好對已有紙質(zhì)、照片及聲像檔案進行數(shù)字化處理工作，為企業(yè)提供檔案信息網(wǎng)絡化服務。2012年12月8日，十八大報告提出了要堅持建設中國特色工業(yè)化、信息化、城鎮(zhèn)化、農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展道路，其中信息化作為現(xiàn)代化的必由之路，更是受到了廣泛的重視。

一、企業(yè)檔案信息化的重要作用

伴隨著各行業(yè)企業(yè)的快速發(fā)展，企業(yè)檔案的類別和數(shù)量在不斷增加，檔案信息化的價值也更清晰地顯露出來。主要有三個方面的體現(xiàn)，第一，提高了企業(yè)的效率，降低了企業(yè)的成本。檔案信息化通過應用縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)等提高了信息的開發(fā)利用效率和信息資源開發(fā)范圍，實現(xiàn)了企業(yè)資源的共享，減少了企業(yè)的信息成本，并充分運用企業(yè)的技術(shù)、資金、人力、設備、信息等資源，使企業(yè)的效率大范圍的提高，并為企業(yè)帶來了豐厚的收益。第二，檔案檢索更加的便捷。傳統(tǒng)的檔案需要人工進行目錄的翻閱及搜索，費時費力，而信息化檔案經(jīng)過數(shù)字化處理實現(xiàn)了即時查詢，用戶只需要輸入相應的關(guān)鍵詞，海量的資料便會隨之出現(xiàn)，不但包括用戶所需的資料，也會出現(xiàn)與之有緊密聯(lián)系的資料，使客戶收到更多的意外驚喜。第三，服務范圍更加廣泛。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案所占的空間較大，查詢使用也較慢，不利于傳輸與服務，更難以實現(xiàn)檔案的社會化。而檔案信息化可以將信息傳送到各個移動設備當中，傳輸?shù)乃俣确浅？欤@樣就更利用檔案信息的利用，是信息能以最快的速度到底需要的人員手中，從而擴大了企業(yè)的社會影響力，拓寬了檔案的服務范圍。

二、當前企業(yè)檔案信息化管理中存在的問題

（一）企業(yè)檔案資料信息化意識不足

隨著科技的不斷發(fā)展，人們對于信息化的意識已經(jīng)有了顯著的提高，很多企業(yè)在檔案數(shù)子化方面投入了大量的資金，甚至將其納入了企業(yè)未來的重點發(fā)展戰(zhàn)略之中。但是在另外一些企業(yè)當中，我們又可以看到另外一番景象，特別是很多中小型生產(chǎn)企業(yè)中，有相當一部分人都檔案工作存在著一些認識上的誤區(qū)，一些領導認為檔案只是簡單的謄寫和保存，不必投入大量的資金用于信息化；即使投入也不能給企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟效益。由于缺少必備的信息化硬件、軟件和操作中，致使很多紙質(zhì)檔案資料沒有及時地進行數(shù)字化保存，最后導致檔案資料受到損壞。

（二）企業(yè)檔案的信息化管理制度不夠完善

企業(yè)檔案制度是根據(jù)國家相關(guān)的檔案法律、法規(guī)、標準并結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展特點而制定的，所制定出的規(guī)則和標準是為了企業(yè)更加方便的管理提供服務，為了讓企業(yè)能夠在變革和機遇面前更加穩(wěn)妥地遞進與發(fā)展。當然，有一個問題卻橫亙其中，檔案的信息化使得原有的法律體系難以與之相適應。原有的法律體系已經(jīng)不能夠?qū)Ξ斍暗碾娮游募芾硇纬上鄳募s束，國家的法律急需盡快完善，并指導企業(yè)的檔案制度進行改革，使企業(yè)檔案的信息化管理得到規(guī)范，使企業(yè)能夠得到更快更好的發(fā)展。

（三）企業(yè)檔案信息管理人員的素質(zhì)不高

當前，在我國的很多企業(yè)的員工隊伍當中，對于檔案信息化建設的認識普遍不足。一些人自身能力較差，知識面狹窄，對于新生的信息化技術(shù)不夠重視，甚至輕視。這使得一些企業(yè)的檔案管理仍停留在傳統(tǒng)的管理上，難以進一步對企業(yè)的信息化資源進行開發(fā)建設。一些企業(yè)雖然有了完善的信息化軟硬件系統(tǒng)，但是由于檔案管理人員信息技術(shù)能力較弱，英語水平較低，不能充分地利用好信息化設施，使的檔案信息化工作遲滯不前。

三、新時期企業(yè)檔案信息化的發(fā)展方向

（一）加強企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)的建設

檔案信息化建設包括信息資源的形成、整理、檢索、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計等內(nèi)容。企業(yè)在進行信息化建設時，要根據(jù)企業(yè)自身的特點及發(fā)展情況進行建設，要注重系統(tǒng)的針對性和實用性，使信息資源數(shù)據(jù)庫充分發(fā)揮作用。企業(yè)應當以最前沿的應用軟件為依托、以企業(yè)門戶網(wǎng)站為基礎平臺，實現(xiàn)電子文件全文數(shù)據(jù)化。另外，在檔案信息化建設的同時，要做好系統(tǒng)軟件的安全防護，保障電子檔案的安全。要定期將具有重大價值電子檔案做成紙質(zhì)檔案，這樣不僅實現(xiàn)了檔案資料的統(tǒng)一性，也使檔案資料得到了雙重的安全保障。此外，還要重視系統(tǒng)的升級與維護，真正是檔案管理更加的安全、快捷、準確和高效。

（二）完善企業(yè)內(nèi)部檔案信息化標準體系

到目前為止，我國已出臺了《中華人民共和國檔案法》、《中國檔案分類法》、《電子檔案管理辦法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等一系列國家標準。企業(yè)可以根據(jù)這些標準來根據(jù)企業(yè)自身的特點來完善企業(yè)內(nèi)部的信息化標準體系建設。這些標準體系的建設要在企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫和各種軟硬件設施完善的基礎上，健全企業(yè)檔案信息管理信息標準、軟硬件設施標準、數(shù)字化加工標準、數(shù)據(jù)儲存?zhèn)鬏敇藴实?。此外，這些制度在完善企業(yè)內(nèi)部檔案信息化標準體系的同時，也可以協(xié)助企業(yè)建立起符合自身特點的檔案管理方式，使企業(yè)的管理水平得到進一步的提升。

（三）建設高素質(zhì)的企業(yè)檔案信息化人才隊伍

人才建設是企業(yè)檔案信息化建設的關(guān)鍵，只有一直優(yōu)秀的信息化隊伍才能撐托起企業(yè)在現(xiàn)代化市場競爭中的地位。在企業(yè)信息化檔案建設時，我們應當明確，企業(yè)檔案與政府機構(gòu)和事業(yè)單位檔案的同，政府機構(gòu)和事業(yè)單位檔案管理偏向于研究，而企業(yè)檔案管理更注重管理與操作。因此在檔案信息化人才的培養(yǎng)中，企業(yè)應當重視員工計算機技能的培養(yǎng)，要定期開展有針對性、有計劃地組織人員進行檔案信息化培訓，使員工能夠?qū)Ω鞣N各樣軟件技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)等擁有深入的了解。另外，在信息化能力培養(yǎng)的同時，也要對員工進行生產(chǎn)培訓、安全培訓和法律法規(guī)培訓，使檔案管理人員警鐘長鳴，全心全意為企業(yè)檔案的信息化建設與發(fā)展做出貢獻。

四、結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)的檔案信息化建設已經(jīng)成了企業(yè)提高市場競爭力的有力保障，也是信息化時代企業(yè)發(fā)展的必然選擇。我們應當看到，隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)將會在企業(yè)當中發(fā)揮中更大的作用。而檔案信息化建設作為一項系統(tǒng)性工程，是一項艱巨的任務，是一場時代賦予我們檔案人的攻堅戰(zhàn)，我們應當刻苦努力、迎難而上、大踏步地向前邁進。

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