使用ERP進(jìn)行預(yù)算管理的實(shí)踐與探索

摘要：理論上健全的的預(yù)算控制系統(tǒng)在現(xiàn)實(shí)的推行中存在一定的困難，主要是缺少為預(yù)算系統(tǒng)發(fā)揮作用提供保障的信息平臺(tái)。而ERP是近年來(lái)是企業(yè)信息化進(jìn)程中比較重要的信息系統(tǒng)，其與企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)無(wú)縫集成，給預(yù)算管理工作提供了新的系統(tǒng)支撐與管理思路.因此，本文想就如何使用 ERP系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)算管理，提升企業(yè)的管理水平做一些探討。

關(guān)鍵詞：ERP；預(yù)算控管理

全面預(yù)算管理工作在企業(yè)的開(kāi)展已經(jīng)有很長(zhǎng)的歷史了，似乎從理論上講全面預(yù)算管理不再有什么難度可言。然而在企業(yè)實(shí)務(wù)中僅僅是匯總各部門(mén)的預(yù)算就已經(jīng)是一件很麻煩的事情，更談不上預(yù)算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和控制力度。ERP在預(yù)算管理方面不僅供了一種有效的事前控制手段，同時(shí)也提供了一種管理思路。比如內(nèi)部訂單、標(biāo)準(zhǔn)成本等等。企業(yè)運(yùn)作時(shí)，真實(shí)數(shù)據(jù)通過(guò)ERP展示出來(lái)，和預(yù)算比較可以發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中存在的各種問(wèn)題，并進(jìn)行過(guò)程控制。通過(guò)ERP的預(yù)算預(yù)警功能，管理者可以及時(shí)防范，考慮各種對(duì)策的可行性，擇其善者而為之，做出最佳決策。運(yùn)用ERP的預(yù)算管理功能可以給企業(yè)管理者提供各種所需數(shù)據(jù)，使企業(yè)可以準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)為企業(yè)績(jī)效管理和決策提供一種新的高效工具。

一、實(shí)施ERP對(duì)預(yù)算管理工作產(chǎn)生的影響

ERP系統(tǒng)的實(shí)施不但改變了預(yù)算實(shí)施的基礎(chǔ)環(huán)境也對(duì)預(yù)算管理思想等方面產(chǎn)生了巨大影響，可敘之如下：

（一）ERP改進(jìn)了預(yù)算管理工具。實(shí)施ERP首先要對(duì)各種流程進(jìn)行再造，使系統(tǒng)既要滿(mǎn)足企業(yè)內(nèi)部管理的要求，同時(shí)又要滿(mǎn)足對(duì)外部關(guān)聯(lián)企業(yè)進(jìn)行管理的要求。比如供應(yīng)鏈管理要求將供應(yīng)商、制造商、分銷(xiāo)商、和最終用戶(hù)等有機(jī)地集成起來(lái)，使之聯(lián)系密切，這是實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈管理的前提，但是傳統(tǒng)預(yù)算管理系統(tǒng)很難滿(mǎn)足要求。ERP的應(yīng)用將給傳統(tǒng)預(yù)算管理系統(tǒng)帶來(lái)困難，而ERP同時(shí)卻又為預(yù)算管理提供了新的預(yù)算管理工具。ERP可以較好地滿(mǎn)足全面預(yù)算管理系統(tǒng)新特點(diǎn)的要求，體現(xiàn)了全面控制的原則，適應(yīng)了現(xiàn)代企業(yè)管理理念與方法變革的新要求。

（二）增強(qiáng)了預(yù)算管理的彈性。原來(lái)的預(yù)算是建立職能架構(gòu)基礎(chǔ)上的，而隨著管理的發(fā)展，品質(zhì)與價(jià)值成為公司為之不懈的努力目標(biāo)，這要求管理者必須根據(jù)業(yè)務(wù)流程而非職能來(lái)進(jìn)行決策，高效企業(yè)創(chuàng)造超級(jí)價(jià)值，因此需要關(guān)注價(jià)值鏈和市場(chǎng)需求，而傳統(tǒng)預(yù)算的資源分配因受制于時(shí)間缺乏彈性。ERP是一個(gè)基于網(wǎng)絡(luò)的信息集成系統(tǒng)，可以使企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，是一個(gè)巨型數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，可以使管理人員及時(shí)得到所需信息，實(shí)時(shí)進(jìn)行過(guò)程控制，從而有效地分析企業(yè)的價(jià)值鏈和市場(chǎng)需求，增強(qiáng)了企業(yè)預(yù)算管理的彈性。

（三）ERP可有效進(jìn)行差異分析。運(yùn)用ERP系統(tǒng)，大量的數(shù)據(jù)，包括靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，像訂單、項(xiàng)目管理、工單、出庫(kù)單等數(shù)據(jù)都給公司的預(yù)算管理提供了統(tǒng)一集成的數(shù)據(jù)，可以充分利用公司各個(gè)方面的數(shù)據(jù)信息資源。通過(guò)ERP系統(tǒng)后期開(kāi)發(fā)的預(yù)算對(duì)比差異分析表功能，可以及時(shí)得到各種數(shù)據(jù)信息。例如，可以任意查詢(xún)各種產(chǎn)品、半成品及物料的庫(kù)存情況，包括全國(guó)各地的產(chǎn)品庫(kù)存情況；費(fèi)用的執(zhí)行情況、資金的占用和未來(lái)支出情況。這些數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，可以給管理人員提供有效的預(yù)算管理分析依據(jù)。

（四）ERP增強(qiáng)了預(yù)算的控制功能。在遵循ERP系統(tǒng)總賬科目設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化的同時(shí)，運(yùn)用系統(tǒng)的“內(nèi)部訂單”功能及預(yù)算控制功能，對(duì)資本性支出、可控費(fèi)用等各項(xiàng)支出進(jìn)行嚴(yán)格控制，通過(guò)“內(nèi)部訂單”對(duì)進(jìn)貨運(yùn)雜費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、差旅費(fèi)、在建工程等科目按內(nèi)部管理要求，進(jìn)一步細(xì)分核算內(nèi)容，為財(cái)務(wù)控制費(fèi)用支出和資本性支出提供保障。為了確保費(fèi)用指標(biāo)和利潤(rùn)指標(biāo)，建立責(zé)任中心，在成本費(fèi)用控制方面，ERP系統(tǒng)具備加強(qiáng)成本費(fèi)用控制功能。例如設(shè)置成本中心和利潤(rùn)中心；加強(qiáng)對(duì)獲利性的分析等等。工程項(xiàng)目采用內(nèi)部訂單來(lái)進(jìn)行控制，只有在概算內(nèi)，各項(xiàng)費(fèi)用才能支出，這體現(xiàn)了ERP系統(tǒng)對(duì)成本費(fèi)用的控制功能。在執(zhí)行的過(guò)程中要實(shí)時(shí)地監(jiān)控，并與預(yù)算相對(duì)比，進(jìn)行差異分析，從而可以達(dá)到不斷降低成本、節(jié)約費(fèi)用的目的。

二、ERP與預(yù)算管理有效結(jié)合的途徑

（一）合理的流程設(shè)計(jì)。通過(guò)ERP系統(tǒng)的實(shí)施，強(qiáng)化了基礎(chǔ)工作，促進(jìn)了規(guī)范經(jīng)營(yíng)，完善了內(nèi)部控制體系，主要是得意于企業(yè)管理流程合理設(shè)計(jì)及規(guī)范。因?yàn)榱鞒淘僭旌?，完美的體現(xiàn)了物流、資金流、和信息流的“三流合一”，實(shí)現(xiàn)了信息透明、資源共享，為各部門(mén)提供了業(yè)務(wù)無(wú)縫集成的最佳方案。以企業(yè)資金、價(jià)值為中心，協(xié)調(diào)企業(yè)各管理部門(mén)，對(duì)企業(yè)擁有的人力、資金、材料、設(shè)備、方法、信息、時(shí)間等各種資源進(jìn)行綜合，最大限度地利用企業(yè)現(xiàn)有資源，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化，為企業(yè)提供了決策、計(jì)劃、控制與評(píng)估經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)系統(tǒng)的全方位管理平臺(tái)。

傳統(tǒng)的預(yù)算管理受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下標(biāo)準(zhǔn)定額成本影響，僅限于對(duì)成本和部分費(fèi)用項(xiàng)目實(shí)施控制，管理對(duì)象單一化。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和轉(zhuǎn)型，預(yù)算管理的對(duì)象便從以實(shí)物和資金為主的財(cái)務(wù)資源擴(kuò)增成包括項(xiàng)目管理、后勤管理、人力資源、信息資源在內(nèi)的整個(gè)組織資源，成為配置企業(yè)資源的最佳手段和方法。全面預(yù)算管理涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程的各個(gè)部門(mén)和各個(gè)環(huán)節(jié)，預(yù)算的對(duì)象就是資源需求部門(mén)和資源需求行為；預(yù)算的編制過(guò)程，就成為資源的分配過(guò)程。預(yù)算與資源配置具有本質(zhì)上的一致性，這就要求企業(yè)必須完善業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)，因?yàn)橹挥型昝赖牧鞒滩拍苁蛊髽I(yè)的資源配置更合理，才能使預(yù)算在分配資源時(shí)同企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)相一致。

（二）生產(chǎn)、零庫(kù)存的管理思想與預(yù)算管理理念的結(jié)合。ERP系統(tǒng)能夠支持混合型生產(chǎn)方式的管理，其管理思想表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是準(zhǔn)時(shí)生產(chǎn)，即“按需生產(chǎn)”。這種方式的核心是小庫(kù)存，甚至零用庫(kù)存的生產(chǎn)系統(tǒng)。許多企業(yè)為了緊跟多品種、小批量的市場(chǎng)變化，采用JIT等生產(chǎn)方式，并由單一生產(chǎn)方式向混合型生產(chǎn)發(fā)展，ERP能很好地支持和管理混合型制造環(huán)境，滿(mǎn)足企業(yè)多元化經(jīng)營(yíng)需求；二是資源整體配置。即企業(yè)把客戶(hù)、銷(xiāo)售代理商、供應(yīng)商、同他們建立起利益共享的合作伙伴關(guān)系，進(jìn)而組成一個(gè)企業(yè)的價(jià)值鏈；三是敏捷制造思想，把供應(yīng)和協(xié)作單位看成是企業(yè)的一個(gè)組成部分來(lái)組織生產(chǎn)，使新產(chǎn)品用最短的時(shí)間進(jìn)入市場(chǎng)，保持產(chǎn)品的高質(zhì)量、多樣化和靈活性。而這三種管理思想也恰恰是預(yù)算管理在新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下需要使用和貫穿的思想。從全面預(yù)算管理角度來(lái)看，敏捷制造思想有助于改變企業(yè)的預(yù)算管理經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，使其著眼于建立企業(yè)與供方和需方互信、互利、互助、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)的合作伙伴關(guān)系，進(jìn)而建立共存的聯(lián)合體，把團(tuán)隊(duì)精神擴(kuò)展到一個(gè)企業(yè)的外部，發(fā)揮聯(lián)合體中每一個(gè)成員的優(yōu)勢(shì)和特長(zhǎng)，以整合各個(gè)企業(yè)有限的資源去開(kāi)拓?zé)o限的市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇。預(yù)算管理也應(yīng)融合JIT管理思想，JIT注重的是整個(gè)生產(chǎn)過(guò)程，重點(diǎn)主要集中于非財(cái)務(wù)方面的信息，并且強(qiáng)調(diào)理論生產(chǎn)能力。這些思想都有助于改進(jìn)傳統(tǒng)預(yù)算管理所具有的缺陷。

三、實(shí)踐中使用ERP進(jìn)行預(yù)算管理需要注意的問(wèn)題

（一）傳統(tǒng)觀念。中國(guó)的ERP應(yīng)用還處于較低水平，國(guó)內(nèi)公司在ERP的應(yīng)用上沒(méi)有摸索出一條適合中國(guó)企業(yè)的ERP系統(tǒng)運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)。綜觀我國(guó)化工行業(yè)信息化現(xiàn)狀，總體上還處于起步階段，基本上還停留在建立計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)和實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的表面形式上，其中只有很少企業(yè)真正實(shí)現(xiàn)了企業(yè)管理、經(jīng)營(yíng)信息化并能從中受益，而能與外界實(shí)現(xiàn)信息資源共享，進(jìn)行真正意義上的電子商務(wù)者，更可謂鳳毛麟角。因此在中國(guó)這種特定的市場(chǎng)環(huán)境下，套用ERP最初的流程再造思想是不可行的，必須創(chuàng)造性建設(shè)有中國(guó)企業(yè)特色的ERP管理思想。首先要對(duì)ERP有客觀正確的認(rèn)識(shí)。我們不應(yīng)把實(shí)施ERP簡(jiǎn)單的看為使用計(jì)算機(jī)硬件、應(yīng)用軟件和互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，而應(yīng)把ERP的應(yīng)用看做是一項(xiàng)管理工程，其應(yīng)用意味著企業(yè)管理模式的創(chuàng)新，要從企業(yè)整體運(yùn)作的層次上對(duì)原有的管理模式進(jìn)行變革。這種管理模式的巨大變革必然面臨巨大的風(fēng)險(xiǎn)，決策者必須明確的知道目前企業(yè)是否能夠承擔(dān)這種風(fēng)險(xiǎn)，有沒(méi)有防范這種風(fēng)險(xiǎn)的能力和機(jī)制。其次應(yīng)認(rèn)識(shí)到ERP系統(tǒng)是為企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和目標(biāo)服務(wù)的，不應(yīng)該讓企業(yè)過(guò)多地屈就于現(xiàn)有ERP系統(tǒng)，項(xiàng)目實(shí)施人員必須按照企業(yè)的整體思路去設(shè)計(jì)流程。

（二）系統(tǒng)配置與流程設(shè)計(jì)。全面預(yù)算管理工作在ERP中要實(shí)現(xiàn)就必須做好ERP系統(tǒng)配置工作。實(shí)施一般會(huì)經(jīng)歷前期準(zhǔn)備和設(shè)計(jì)、客制化開(kāi)發(fā)和系統(tǒng)配置、系統(tǒng)測(cè)試和用戶(hù)培訓(xùn)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和系統(tǒng)切換、系統(tǒng)上線和后續(xù)維護(hù)等階段。整個(gè)實(shí)施過(guò)程中會(huì)開(kāi)展多項(xiàng)工作，包括成立項(xiàng)目小組，選派關(guān)鍵用戶(hù)，確定實(shí)施范圍，設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程，分析流程差異，進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組；按照設(shè)計(jì)的工作流程調(diào)整部門(mén)（崗位）業(yè)務(wù)權(quán)限和工作范圍，規(guī)劃調(diào)整物資倉(cāng)儲(chǔ)庫(kù)房；開(kāi)展物料、供應(yīng)商、客戶(hù)、貨源清單、采購(gòu)信息記錄等靜態(tài)主數(shù)據(jù)準(zhǔn)備；客制化開(kāi)發(fā)料單、報(bào)表、接口、增強(qiáng)功能；進(jìn)行單元測(cè)試、集成測(cè)試、用戶(hù)接受測(cè)試等多種系統(tǒng)測(cè)試；進(jìn)行用戶(hù)功能權(quán)限及業(yè)務(wù)權(quán)限設(shè)計(jì)和配置，組織最終用戶(hù)培訓(xùn)，收集動(dòng)態(tài)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，制定和交付主數(shù)據(jù)維護(hù)、采購(gòu)管理、倉(cāng)儲(chǔ)管理、供應(yīng)商管理等各類(lèi)管理制度；組織系統(tǒng)模擬運(yùn)行，進(jìn)行月結(jié)年結(jié)和差異分析，都是預(yù)算管理與ERP整合所需要注意的細(xì)節(jié)問(wèn)題。

（三）預(yù)算管理的核心。企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的全球化和多元化推動(dòng)了世界范圍內(nèi)企業(yè)結(jié)構(gòu)的變化，并且使業(yè)務(wù)流程日益復(fù)雜，這種趨勢(shì)推動(dòng)了產(chǎn)品和業(yè)務(wù)流程的革新和對(duì)信息高速公路的應(yīng)用，因此要求以更短的反應(yīng)時(shí)間來(lái)進(jìn)行更多的協(xié)調(diào)與控制工作，以便不斷提供實(shí)時(shí)的信息來(lái)保障決策的時(shí)效性。實(shí)施ERP系統(tǒng)管理過(guò)程實(shí)際上也體現(xiàn)了這中革新所帶來(lái)的要求，我國(guó)企業(yè)現(xiàn)今實(shí)施ERP要解決的首要問(wèn)題就是提高基礎(chǔ)管理，重視基礎(chǔ)管理工作，確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性等，是ERP運(yùn)行的關(guān)鍵所在。與之契合，預(yù)算管理的核心是價(jià)值管理，企業(yè)要求改變目前預(yù)算狀況，發(fā)揮預(yù)算的作用，就必須完善全面預(yù)算管理機(jī)制，對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)施預(yù)算的編制、分析、考核，把經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)都納入預(yù)算管理，ERP系統(tǒng)為保證全面預(yù)算的及時(shí)性提供了保證，從而使價(jià)值集中管理更有意義。

總之，全面預(yù)算管理信息化與ERP有效運(yùn)行相結(jié)合是非常重要的，應(yīng)用ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息與其他信息的整合，是企業(yè)全面預(yù)算管理信息化發(fā)展的基本方向。使用ERP系統(tǒng)，將大大減少預(yù)算執(zhí)行工作量，為進(jìn)一步細(xì)化預(yù)算、強(qiáng)化控制提供現(xiàn)代管理的手段。

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