淺析圖書(shū)館檔案管理研究

摘要：圖書(shū)館檔案自開(kāi)館以來(lái)就存在，并伴隨著時(shí)間的推移而不斷的豐富，它作為圖書(shū)館各項(xiàng)工作記錄的原始載體，是圖書(shū)館管理工作的重要組成部分。本文從余杭圖書(shū)館檔案管理的一些基本情況入手，分析存在于管理工作中的不足之處，并加以解決。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)館檔案；管理；數(shù)字化

圖書(shū)館檔案濃縮了圖書(shū)館走過(guò)的歲月痕跡，見(jiàn)證了圖書(shū)館的一步步成長(zhǎng)，編制了圖書(shū)館的人文歷史，正確對(duì)待圖書(shū)館檔案是對(duì)圖書(shū)館歷史的負(fù)責(zé)，它對(duì)圖書(shū)館各個(gè)歷史時(shí)期的客觀反映是圖書(shū)館事業(yè)發(fā)展的歷史憑據(jù)，對(duì)圖書(shū)館各項(xiàng)管理工作具有著重要的參考和借鑒意義，對(duì)當(dāng)下圖書(shū)館的建設(shè)來(lái)說(shuō)，做好圖書(shū)館檔案管理不僅能為領(lǐng)導(dǎo)工作決策和對(duì)圖書(shū)館未來(lái)規(guī)劃提供可靠的參考依據(jù)，還能為公共圖書(shū)館評(píng)估、精神文明單位評(píng)比及國(guó)家共享工程建設(shè)等積累寶貴的原始資料。

一、館檔案管理現(xiàn)狀

余杭圖書(shū)館自成立以來(lái)有著近幾十年的歷史，圖書(shū)館檔案資源非常豐富，主要涉及了人事檔案，業(yè)務(wù)檔案等多個(gè)方面的積累，但同時(shí)這也為檔案管理帶來(lái)了一定的麻煩。面對(duì)數(shù)量如此巨大的檔案信息，其管理工作早已經(jīng)被領(lǐng)導(dǎo)所重視和關(guān)注，一是制定了相關(guān)的規(guī)章制度對(duì)歸檔范圍、歸檔時(shí)間、檔案移交、檔案整理細(xì)則及檔案保管與利用等工作作出了明確的規(guī)定，全館形成了一套完整的檔案管理程序。二是我館積極引進(jìn)了相關(guān)檔案管理工作方面的人才，并對(duì)其進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)能力的擴(kuò)張培訓(xùn)。三是合理的檔案管理模式，形成了圖書(shū)館副館長(zhǎng)統(tǒng)籌，以部門(mén)副主任為主導(dǎo)，綜合檔案室專職檔案員負(fù)責(zé)，部門(mén)兼職檔案員輔助管理的網(wǎng)絡(luò)的分級(jí)管理責(zé)任制，將檔案管理落實(shí)到人，層層負(fù)責(zé)。四是提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)培訓(xùn)，并加快建設(shè)數(shù)字化檔案管理，提高檔案管理效率。

（一）檔案分類情況。經(jīng)過(guò)多年的檔案管理工作的探索，我館不管是在檔案數(shù)量和檔案質(zhì)量上都有所提高。目前我館檔案分為文書(shū)檔案、聲像檔案（光盤(pán)、照片）和實(shí)物檔案（贈(zèng)品、獎(jiǎng)狀等）三大類。其中文書(shū)檔案和圖片檔案按照現(xiàn)行的《杭州市檔案管理?xiàng)l例》進(jìn)行分類編目管理，并對(duì)相關(guān)重大活動(dòng)設(shè)立了專卷，光盤(pán)檔案和實(shí)物檔案管理起步較晚，因此入藏量還較少，目前主要按年份保管期限劃分。

（二）電子檔案歸檔情況。電子檔案是隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生的，它有著收集簡(jiǎn)單、存儲(chǔ)方便、便于分類等特點(diǎn)廣泛運(yùn)用于現(xiàn)代的檔案管理方面。目前，我國(guó)很多圖書(shū)館的檔案管理一般采取“雙軌制”，即機(jī)構(gòu)文件在進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成電子文件和紙質(zhì)文件兩種版本，然后管理人員在對(duì)兩種版本進(jìn)行分類整理，形成檔案的雙套歸檔。我館目前現(xiàn)行的電子歸檔辦法就是“雙規(guī)制”，并且歸檔時(shí)會(huì)在紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄備注項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的存址，便于查找。

（三）檔案?jìng)浞萸闆r。歸檔備份能有效的避免文件、紀(jì)錄、照片等大量信息因?yàn)橛?jì)算機(jī)原因而丟失，目前檔案除保存在檔案員進(jìn)行日常檔案管理的電腦上和相應(yīng)的電子存儲(chǔ)設(shè)備上，同時(shí)將檔案內(nèi)容定期刻錄成光盤(pán)作為光盤(pán)檔案進(jìn)行保存，以確保檔案資料保存萬(wàn)無(wú)一失。

二、檔案管理存在的不足

雖然我館正在不斷的建設(shè)現(xiàn)代檔案管理模式，并取得了一定的成果，但是在日常工作中也存在著不足，需要我們認(rèn)真對(duì)待。

（一）檔案管理工作的評(píng)價(jià)體系不完善。檔案管理工作繁瑣枯燥，但對(duì)工作的開(kāi)展卻極為重要。檔案管理工作的評(píng)價(jià)體系是衡量檔案管理人員在檔案歸檔，收集，反饋等工作質(zhì)量的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，它既可以調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性，又是科學(xué)合理管理模式的重要組成部分，檔案管理工作的評(píng)價(jià)體系建設(shè)應(yīng)該結(jié)合電子檔案和紙質(zhì)檔案兩個(gè)方面來(lái)進(jìn)行考慮，并補(bǔ)充一定的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。不過(guò)在這些方面我館工作還不夠完善。

（二）圖書(shū)館檔案數(shù)字化建設(shè)。雖然目前我館實(shí)現(xiàn)了檔案目錄的計(jì)算機(jī)著錄及部分紙質(zhì)檔案電子稿的歸檔保存，但是在數(shù)字化擴(kuò)張上還有所不足，比如沒(méi)有很好的將一些有特色可開(kāi)放、保管期限較長(zhǎng)的檔案公開(kāi)化，數(shù)字化管理不僅僅在于保存，還在于其數(shù)字化傳播的運(yùn)用。

三、檔案管理中問(wèn)題的解決

現(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)被數(shù)字化和信息化所覆蓋，在現(xiàn)代檔案管理工作中，數(shù)字化檔案管理顯的尤為重要，這不僅僅在于可以提高工作效率，還在于其對(duì)工作的衍生幫助上。我館已經(jīng)有了相對(duì)健全的管理模式和管理程序，工作人員對(duì)自己工作的范圍和目標(biāo)也就有了一定的了解，加大數(shù)字化檔案管理的建設(shè)，以此來(lái)解決工作中存在的不足是相當(dāng)有意義的。

（一）形成系統(tǒng)的工作評(píng)價(jià)體系。數(shù)字化檔案管理會(huì)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或者計(jì)算機(jī)的工作都會(huì)非常直觀的表現(xiàn)出來(lái)，比如對(duì)于一份檔案有沒(méi)有歸檔、備份，有沒(méi)有進(jìn)行合理的篩選，這些都會(huì)直接呈現(xiàn)出來(lái)。可以說(shuō)現(xiàn)代員工通過(guò)對(duì)數(shù)字化和現(xiàn)代化的知識(shí)培訓(xùn)，大多數(shù)人對(duì)于數(shù)字化檔案管理的基本工作都有了一定的了解，問(wèn)題在于如何保持員工的工作積極性。

專人有專事，專事有專責(zé)，當(dāng)員工依靠數(shù)字化設(shè)備對(duì)自己負(fù)責(zé)的信息進(jìn)行了整理和歸檔之后會(huì)形成一個(gè)有效的數(shù)據(jù)，上級(jí)負(fù)責(zé)人可根據(jù)全體員工的實(shí)際工作情況設(shè)立“優(yōu)、良、差”的工作分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，參考依據(jù)可以分為對(duì)工作質(zhì)量的參考，比如對(duì)于紙質(zhì)檔案可以從檔案是否及時(shí)收檔、裝訂是否整齊、分類是否明確、每卷有目錄是否完整、立卷是否準(zhǔn)確、檔案是否全面等，對(duì)于數(shù)字檔案除了上述要求外還可以綜合考慮對(duì)電子檔案業(yè)務(wù)掌握程度的考核、對(duì)出現(xiàn)機(jī)器規(guī)章時(shí)應(yīng)變能力的考核等等，當(dāng)然這些考核依據(jù)都有從實(shí)際出發(fā)，充分考慮到每一個(gè)員工的基本情況，比如一些年齡大的員工對(duì)數(shù)字設(shè)備學(xué)習(xí)慢，接受能力差等等，從具體環(huán)境中出發(fā)，設(shè)立一定的獎(jiǎng)勵(lì)措施依靠數(shù)字化帶來(lái)的便利，提高員工工作的積極性和創(chuàng)新性，應(yīng)變能力，杜絕消極怠工現(xiàn)象的出現(xiàn)，扭轉(zhuǎn)社會(huì)對(duì)于圖書(shū)館檔案管理工作的錯(cuò)誤認(rèn)知。

（二）圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案細(xì)節(jié)管理。細(xì)節(jié)注定成敗，圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案管理應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：（1）對(duì)于紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案管理，應(yīng)統(tǒng)一檔案用紙與書(shū)寫(xiě)要求和規(guī)范，及時(shí)修復(fù)破損檔案，編制有個(gè)性和統(tǒng)一的讀者活動(dòng)資料填寫(xiě)格式。（2）對(duì)圖書(shū)館檔案內(nèi)容，進(jìn)行規(guī)范化的檢索標(biāo)識(shí)，對(duì)一些常規(guī)性的文檔應(yīng)規(guī)定統(tǒng)一的標(biāo)題或著錄統(tǒng)一的檢索關(guān)鍵詞，（3）對(duì)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)資料的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目加以形式和內(nèi)涵上的界定（4）案卷編排要明確歸檔時(shí)間，同一年度內(nèi)再按業(yè)務(wù)部門(mén)或問(wèn)題排列，一般合同、協(xié)議按簽訂年歸檔，不同年度的業(yè)務(wù)活動(dòng)統(tǒng)一歸入辦結(jié)年。

（三）數(shù)字化檔案管理發(fā)展的原則。對(duì)于數(shù)字化檔案管理工作首先要對(duì)檔案信息有著鑒選能力，對(duì)具有較高利用價(jià)值的檔

案，對(duì)形成時(shí)間早、破損嚴(yán)重的檔案，對(duì)圖書(shū)館自身形成的檔案要有限選擇。其次在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建中，要有專門(mén)的小組研究制定檔案數(shù)字化的近期和遠(yuǎn)期目標(biāo)，并進(jìn)行監(jiān)督實(shí)施。然后是制定科學(xué)的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、符合?shí)際需要的管理規(guī)章制度，特別是電子文檔的安全管理制度。最后是構(gòu)建具有平滑升級(jí)能力、高可靠性、良好性能的信息技術(shù)支撐系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，圖書(shū)館檔案管理工作與圖書(shū)館各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理活動(dòng)緊密相連、相互作用、相互影響，是圖書(shū)館內(nèi)部管理的基石。不斷的探索新型的圖書(shū)館檔案管理模式，激發(fā)員工的積極性，加大數(shù)字化管理的投入力度，保證圖書(shū)館的“歷史”延續(xù)下去，為現(xiàn)在、將來(lái)的工作奠定基礎(chǔ)。

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