探究現代企業信息管理中OA系統的應用

摘要：隨著社會經濟和科學技術的快速發展，我國各企業的發展越來越復雜，越來越多的計算機技術、網絡技術被應用到企業辦公系統中，也給人們的工作帶來了新的模式，實現了企業辦公的自動化，提高企業的辦公效率。OA系統是現代企業信息管理中的新角色，并被廣泛應用于國內各大型企業當中，并在企業中發揮中重要的作用。本文將對OA系統在企業管理中的重要性和重要作用進行分析，并具體解析OA系統在企業管理中的應用。

關鍵詞：OA系統；信息管理；應用

隨著現代科學技術的快速發展，計算機技術、通信技術、網絡技術和信息技術被應用到各個領域當中同樣在企業信息管理當中也得到了廣泛的應用。OA系統就是Office Automation System，意為辦公自動化系統，實質上是將計算機系統、信息技術、通信技術和軟件技術，結合現代的自動化設備綜合運用，在相關技術人員的操作下服務于某一目標指令的管理系統。通過此系統能夠進行文字處理、企業數據處理、資料再現、電子行文管理以及輔助決策等功能。將OA系統應用與企業信息管理中，能夠促使企業向現代化、科學化發展，同時在很大程度上提升企業的辦公效率。

一、OA系統的技術支持

OA系統是企業辦公自動化系統，隨著科學技術的快速發展OA的內容在不斷擴展，隨之其技術也在不斷的發展，目前主要形成以下幾種技術。

第一，net關系型數據庫技術。此技術是建立在net+RDB辦公平臺，此種管理技術具有簡單、力諾、應用的特點，而被廣大企業所接受；第二，SUN的JAVA+RDB技術，此技術以其開放性、與管理平臺的無關性引領者信息管理技術的發展，并快速在各領域中得到應用和推廣，由此OA市場領域得到很大擴展；第三，IBNLotusDomino技術，此技術的主要優勢表現在電子郵件、協同、非結構文檔處理、安全機制幾個方面，隨著OA系統應用內涵的不但豐富，其在大量結構化業務信息處理方面的不足表現出來，此技術下的OA系統較為擅長的是辦公應用的支撐；第四，Suo基于saas的j2ee服務。Suo自2006年在上海成立，并以真正的軟件即是服務的技術理念，將業務流程和審批流程真正的做到了根據需求而變化的流程自動化平臺。此信息化管理技術擅長業務流程和其審批流程，此信息管理技術注重與第三方ERP的集成工作，實現企業的業務流程和其審批流程的全部打通，最終形成報表的形式，為企業的決策提供服務。

二、OA系統在企業信息管理中的重要作用

信息管理主要是人對信息資源和活動的管理。OA系統是建立在信息技術的基礎上，此管理系統綜合了計算機技術和電子技術，在器官的信息管理中起到了重要作用，主要表現為以下幾個方面：

（一）提高企業的信息管理質量和效率。傳統的企業信息管理方式是通過人員來對大量的信息數據進行整理、過濾和分析，雖然運用計算機數據對企業的信息管理提供了很大的幫助，但是對于一個企業來說其信息量之大，在計算機技術的幫助下仍需要耗費大量的時間和精力，由此不但工作效率不高，還可能會影響到其工作質量。而OA系統綜合了計算機技術和電子技術能夠快速的對系統內的文檔和數據進行處理，同時還能夠進行網上業務和審批流程，這樣便改變了層級之間的簽字流程，減少工作人員的工作量，節省工作人員的工作時間，提高其工作效率，此外，利用OA系統能夠實現網上保存相關記錄，由此便保證了信息管理的質量。

（二）OA系統促使企業信息管理工作的改革。OA 系統在促使企業自動化辦公的同時還促進了企業信息管理的改革。傳統的企業信息管理在收集信息方面就需要耗用大量的時間，而采用OA系統只需要將相關參與人員加入OA系統，可以通過發送郵件或是利用網絡技術進行企業員工內部對話的方式將相關的內部信息進行傳達和分享，通過此方式方便企業信息的及時有效傳遞，在很大程度上提高了信息的收集效率。利用OA系統在企業內部形成一個整體聚焦的信息網絡，企業的所有員工都處于此網絡中，便于企業信息的多向溝通和交流，這樣不僅僅改變了傳統的信息管理方式，還給企業的管理帶來新的創新，促進了企業的信息管理。

（三）改變企業管理人員的思想觀念、提升企業的業務素質。OA系統在帶動企業信息管理工作改革的同時，還帶動了企業信息管理人員的思想變革。通過現代化信息管理系統的應用，信息管理人員從中學習到了先進的辦公技術和科學的管理方式，由此突破了傳統信息管理人員的思想觀念。同時通過自動化信息管理系統的應用對企業的業務人員提出了較高的要求，由此業務人員必須努力培養其時間觀念、戰略觀念、信息觀念、效率觀念和競爭觀念，由此促進業務人員整體素質的提升。

三、OA系統在企業信息管理中的應用

OA系統是現代信息管理中的重要手段，對企業的信息管理起著重要的作用，此系統在企業管理中的應用主要體現在以下幾個方面：

（一）建立企業內部組織。企業信息的收集、過濾和分析處理的基礎就是信息的交換網絡。現在任何一個OA系統內都設置有組織結構，企業組織的設置是按照企業的部門進行分組，將企業中各部門的成員都放置到OA系統這一共同的組織中。組織中根據企業人員的不同職位進行標注，并在組織中制作員工的個人名片，將其部門、職位、聯系方式等清晰的標注出來，這樣在企業內部可以更具個人的工作需要快速便捷的找到相關人員。

（二）建立企業內部信息通信平臺。在OA系統中建立企業內部的郵件系統，以保證企業部門內部、各部門之間快速通暢的通信和信息交流。同時在企業內部建立一個有效的信息發布和交流常說，以推薦企業文化的建設，加強企業的凝聚力。此外，在企業OA 系統中的功能模塊建立職工建議箱，依此建立一個職工與領導層溝通的渠道，企業領導可以從自動那里獲取一定的信息，同時通過溝通還能夠提高職工的積極性。

（三）實現信息系統的自動化處理。在企業信息管理中有很多信息數據和文件需要上級領導審核和批示，有些重要文件需要多級領導進行審核和批示，這樣的人員送簽會浪費很多的時間，而應用OA系統則在文件和信息處理方面表現出極高的自動化優勢。在OA系統中不同的員工對不同的信息數據和文件處理具有不同的權限，這樣便能夠保證每個職工履行跟人的制作，同時避免了代辦和越級處理現象的發生。OA系統中實現了信息數據和文件處理的自動化，待每一級處理完信息數據和文件后直接保存至系統并通過系統轉交到此信息數據和文件的下一步辦理。此外，利用OA系統還能夠對企業系統數據和文件處理情況進行跟蹤和統計，這樣既方便數據的隨時查詢和文件的流轉，又改善了文件和數據處理的效率，真正實現了企業信息管理的自動化。

（四）提高企業信息管理的安全性和可靠性。在企業信息管理中，由于企業管理數據和文件的數量較多，對其處理時較為復雜，并且在這眾多的文件中很多都是一些高機密的重要文件，因此在對其進行管理時需要保證這些文件的保密性和安全性。OA系統可以系統中設置相關的權限，通過權限實現對企業信息的分層管理，相關人員只能根據個人的權限查看其權限范圍內的信息，這樣保證了文件的安全性和可靠性。通過時OA系統能夠將大量的企業信息管理數據在網絡中心系統進行備份。從而避免文件的替換信息和消失，這樣便進一步提高了企業信息管理的可靠性。

四、結束語

企業的信息管理對企業的發展有著重要的影響，而企業信息管理中OA系統的運用增加了企業信息管理的科學化和自動化，通過OA系統的應用使企業的信息管理質量、管理效率得到很大程度的提高。另外，OA系統通過構建人性化的管理界面、完善的組織內網和合理的信息數據管理方式，實現了信息數據的高效管理和利用，促進企業的發展。

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