現代企業物資采購的監督與控制探討

馬忠才

摘要：物資采購在整個現代企業的運作過程中發揮著重要的作用。對其進行有效的監督與控制就會對企業的全套的物資采購進行有效的監控與評論。這樣既可以促進經濟效益的提高，又能保證企業處于持續、健康和高速的發展。本問主要論述了對企業的物資采購進行有效控制和監督的含義，主要監督程序以及重要工作階段，并針對性地提出了進行必要監督與控制的舉措。

關鍵詞：現代企業 物資采購 監督與控制

隨著降級的發展和改革開放的推進，企業也面臨著變革。企業要在激烈的競爭中求得生存，就必須加強管理。在現代企業管理中，尤其要注重物資采購的監督與控制，有效實現成本的控制和降低，最終達到經濟效益的增強。目前，在企業的生產管理過程中存在著管理紕漏，弄虛作假的現象時有發生，導致市場秩序發生混亂。為此，企業一定要重視采購的監督和管理，實現高質量的采購成果，為整個企業的穩定發展提供內在的保障。

一、現代企業物資采購的概述

物資采購主要是指對日常所需資料的采購，而非生產所需的資料。對其進行監督和控制就是對整個操作過程進行評價。包括對內部采購計劃、采購控制、采購合同、保管、結算等事宜的審核。對采購監督和控制能夠將費用降低，采購品質提高，保證企業的各項效益，促使企業經營目標的實現。

二、對企業物資采購實施監督的幾個過程

（一）采購的事前監督

注重控制體系的內部審核作用，做好事前監督和預防性的控制。在采購之前，要指定周密的采購計劃，對相關的方面進行事前的審核和監督。主要方式為內部自我評估、內部審核、突發狀況報告和相關人員的反饋和投訴。

（二）對采購的事中監督

現代企業中的監督最只要的模式就是事中監督。嚴格監控各部門在進行物資采購時所產生的成本、費用。對物資采購項目的執行狀況的監督是指當所購物資到達指定地點后，對其進行相應的檢驗、入庫，記錄相應的單價和貨款支付狀態，監督采購行為的恰當性和合法性。主要的內容包括：審查采購部門是否按照既定的采購計劃和方式執行采購操作；對采購的物資的品質執行監督和控制。既要有獨自的質監部門進行產品驗收，又要防止相關人員出現舞弊現象；生產物資是否與各種運輸等單據具有統一性；檢驗物資是否出具驗收質檢報告；如出現物資缺損或者超量的現象，都是附帶相關的材料證明；對采購物資的價格進行監督。審查所購物資的價格是否與批準的價位相符。審查一些原始單據上的價格是否與既定價格一致。如出現變動情況，是否經過嚴格審核。

（三）對采購的事后監督

事后監督是指審核人員在提交相關報告后，有針對性的對其中的審計問題和建議進行跟蹤和監督，以實現對它們進行改進和更正。主要流程為：獲取相關的資料文件，主要包括：設計報告、供貨名錄、質量標準等；拿到相關被審計單位的意見，進行合理分析。針對被審查單位所有異議或者誤解、不進行反饋的事件，要進行逐一分析，采取必要措施；注重審計程序。對于一些重要的審計結果要采取多種方式，如現場調查、直接檢測、記錄、總結；對評估的結果進行審查；提交最終報告。

三、物資采購監督與控制過程中的幾項重要工作

（一）對采購計劃進行監督

采購計劃主要是由使用部門提出，由采購部門的負責人進行批準和確認，代表了一種采購的審計。根據采購計劃，可以知曉實際需求以及虛報成分，用以確認企業中的物資庫存和資金浪費；通過采購計劃，可以實現對采購政策的執行和貫徹。防止人為干涉采購行為的出現。

（二）對采購價格進行監督

為了便于采購行為的進行，在執行采購之前要制定和填寫相關的價格申報表，獲取相關負責人的審簽。審查人員要觀察審查的價格與市場價是否一致，有無虛報和假報的現象。同時還要注意產品質量、服務和售后的問題。同時，檢查價格表是否根據市場變化進行了相應的調整，保證其合理性。

（三）對采購合同進行的監督

對采購合同的監督是事前監督的一項重要工作。需要相關部門建立完善的合同控制制度，對合同的使用加以限制。如果沒有經過評審，合同不能履行，不能進行結算。目的是對整個采購行為進行規定和約束，防止相關經濟糾紛的發生。

（四）對所采購的物資品質的監督

這一監督只要是指對所夠物資的質量進行的審查和評審。要求質監部門要定期報送檢查單，由相關部門對價格進行控制和核算，而后以書面的形勢報送采購部門，而后采購部門與供應商實現協商，防止出現高成本現象。

（五）對采購貨物的貨款的結算進行的監督

職能人員要對采購所涉及的相關單據實施監管。首先要看票據是否正規，符合法律要求；其次要審查采購的數量和價格等因素是否與既定標準統一。只有符合以上規定，才能給予辦理結算事宜。

四、我國企業物資采購監督與控制存在的主要問題

（一）企業的相關采購人員素質有待提高

人是物資采購行為的主體。在整個物資采購行為中，涉及的崗位頗多，如采購人員、財務人員、驗收人員等。所購物資的質量是否過關、價格是夠與市場相符、整個過程是夠規范都決定了企業的經營。當前，很多企業的采購人員不是專業人士，缺乏專業知識，缺乏對采購產品的認識和了解，違反既定的采購規程。另外，有些人員缺乏責任感，缺少對物資的監督和控制，一味追求低價，忽略品質問題，給企業造成重大經濟損失。

（二）采購流程存在不規范的情況

在目前的企業采購過程中，流程的不規范是主要的問題之一。沒有對整個流程做嚴格的規定，或者沒有嚴格執行。例如，沒有確定明確的方案，缺乏相關的手續、記錄，在渠道上尋在不規范的的行為，而且情況相對嚴重。沒有完善的采購制度和規范上的約束，導致企業在實際的采購行為中計劃性差，超預算情況時有發生，甚至出現跨越預算直接采購的行為，導致企業在采購領域出現極為混亂的情況，這必然對企業的經營造成影響。endprint

（三）對物資的采購缺乏監督

在很多企業中，并沒有設立專門的采購監督的職責部門，缺乏實際的監管。通常情況下，都是采購者自行決定。缺乏正式的內部管理制度以及審計和監督規則。整個過程都是依靠供應商和采購人的自覺性，沒有專人進行管理。另外，對于采購合同也缺乏監督。對于違反合同的事宜，沒有進行及時有效的處理。對于一些質量問題，也沒有做到及時發現和處理，最終給企業發展造成損失。

五、加強企業物資采購的監督與控制的舉措

（一）嚴格控制物資采購的成本

采購成本是對現代企業產生影響的重要因素，要對其加強控制。如果企業的采購成本能夠實現1%的降低幅度，就會帶動5%-10%的利潤的提升。尤其是采購成本在實際的平均銷售額中的比例逐漸增多的情況下。為此，成本的降低是實現利潤的基本要求。首先要貨比三家，實施比對性的采購。對采購的物資進行綜合性的比較。這不但有利于供應市場的合理競爭，活躍市場，而且還會提升物資的性價比，拓寬采購渠道，最終實現利潤的提升。其次，針對品種相對復雜、購買頻率高、難以大規模采購的物資，要先行對市場進行行情考察，而后擬定相對時間內的物資的價格情況，指定采購加護，嚴格控制采購成本。再次，對采購過程進行的控制能夠有效節省開支，實現成本降低，贏得高額利潤。研究物資市場，針對企業特點，指定采購計劃，加強監督和控制，避免盲目性和無計劃性，實現采購的高效、合理和科學化，降低企業運行成本和支出，提高效率和利潤。

（二）培養高素質的采購人員，增強他們的實際業務能力

采購的業務知識很能力是采購人員的基本要求。企業要對采購人員進行專業知識和技能的培訓，加強教育和學習，提高基本素養。采購者要具備較強的責任心和工作態度，較強的態度能夠有效促進采購工作的完成。因此，在選拔采購人員時，要全方位考慮，選擇全面的人才。

（三）實現采購流程的規范化，保證渠道合理

只有建立規范的操作流程，才能保證物資的品質，提高采購效率。首先，要根據企業的計劃來編制采購項目，嚴格執行。其次，在實際操作中，要規范整個流程，選擇合適的供應商，合理的價格，而后簽訂相應的合同，確定質量以及支付問題。建立嚴格的采購員的制度，規范其行為。最后，規定采購的標準和方式，保證采購員的整個工作都有章可循，最終實現采購行為的順利進行。

（四）加強對采購行為的監管，形成合理的采購制度

物資的采購影響著企業的生產和經營，物美價廉的產品對企業來說是巨大的利潤。企業管理者首先注重采購工作，明確它的重要性，加強監管，保證規范性。在具體的采購行為中，建立嚴格的采購制度和采購模式，執行中注重監管，促進違規操作的調查和處理，避免弄虛作假的行為，嚴肅采購紀律。有利于企業形成優越的工作環境，保證企業各項制度的實施和貫徹。

六、結束語

企業的物資采購是關乎企業經營的重要因素，與企業運營息息相關。要不斷加強企業對物資采購的監管和控制。建立和完善物資管理制度，增強貫徹力度，才能保證企業的生產經營順利。

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