高校檔案信息資源共享的基本策略初探

葛正美

摘 要：作為中國檔案資源的重要組成部分，高校檔案資源越來越受到社會的關注。從中國高校檔案信息資源的利用現狀出發，對高校檔案信息資源進行合理的定位，并提出對高校檔案信息資源管理的措施以及由此產生的實踐意義。

關鍵詞：高校檔案；資源共享；策略研究

中圖分類號：G27 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）06-0202-02

檔案是記錄著人與社會關系的互生、互構、互動的變化發展的過程。它凝聚著人類社會最直接、最真實的歷史記錄，具有其他信息不可替代的特殊作用。新形勢下，檔案工作具有綜合性、技術性、復雜性等特點。隨著科學技術的進步，我們進入了信息化時代，信息資源對于我們經濟社會的發展起著重要的作用。本文擬對高校檔案資源的共享策略進行初步的研究。

一、高校檔案的信息資源屬性

檔案信息資源作為信息資源的一部分，在經濟社會前進的進程中擔當著重要的角色。目前，檔案信息資源利用群體呈擴大化趨勢，人們越來越重視檔案信息資源的重要性，對檔案的需求度不斷提升。資源共享這一術語由最初的圖書館資源共享，到文獻資源的共享，再到如今的檔案信息資源的共享，這反映出的不僅僅是概念內涵的不斷清晰，更是社會對檔案資源與時俱進的要求。

高等院校作為社會文化事業機構，具有教學和科研的功能，在為促進科學技術的進步、文化傳播和創新性人才培養等方面發揮著重要的作用[1]。同時，高校檔案信息記錄著高校的成長歷程，是中國檔案事業發展體系中的不可或缺的組成部分，蘊含著豐富的文化價值和社會價值，尤其是教學檔案和科研檔案是教師和科研人員勞動和智慧的結晶，具有極高的開發和利用價值。

努力實現高校檔案信息資源的共建共享將有助于提升高等院校在中國的影響力，加速高校的社會科學研究和人文交流，優化高校的社會資源和社會環境。同時，對于社會而言，高校檔案信息資源的共建共享將發揮重要知識的導向作用，實現檔案信息資源的合理開發與利用，將信息資源轉化為現實生產力。

二、影響高校檔案信息資源共享的主要障礙及其原因

所謂檔案服務利用是指檔案部門以所藏檔案資源為基礎，通過一定的方式和方法開發利用檔案信息資源，以滿足利用者的檔案服務利用需求。

從目前高校檔案信息資源利用來看，高校檔案信息資源利用率和效率都處于較低水平，主要集中于高校的學校管理、教學評估、科學研究、人才培養等方面，而大量的教學和科研檔案并沒有對社會公開，其社會價值并沒有得到充分實現。究其原因，主要有以下幾方面：

（一）傳統檔案觀、價值觀對高校檔案管理的影響

中國的高校絕大多數都是在計劃經濟體制下成長起來的，計劃經濟體制下封閉式的管理模式造就了高校的封閉性，而正是由于這種封閉性造成了高校檔案管理模式的封閉性，檔案服務也主要以為本校服務為主，作為學校獨享的內部資源。這樣也就造成了大量學校檔案資料資源閑置浪費，檔案的社會價值也無法上實現。反觀國外高校的檔案館，其主要職能已然變成為高校和社會大眾提供信息咨詢和利用的服務性機構。例如，美國的哈佛大學的檔案館和圖書館實現了合并，共同承擔著社會的信息代查待檢服務和信息科研信息服務。

（二）檔案服務成本與管理效益矛盾問題

高校檔案的管理和服務的一直是由高校全額撥款，高校作為檔案管理和服務運行的動力，一定程度上決定了高校的檔案信息資源主要為高校服務。如果高校的檔案信息資源面向全社會開放，導致的直接的結果就是高校檔案管理費用成本的增加，正是由于技術和經濟條件的制約也使得高校不愿對檔案信息資源進行開發利用。

（三）知識產權保護與信息安全問題

高校的檔案信息資源，尤其是科研檔案和教學檔案，其形成過程教師和科研人員付出了大量的心血，一旦面向社會公開，科研成果的知識產權、專利發明、著作版權等保護面臨巨大挑戰和威脅。一些高校檔案也存在著一定的機密性，一旦泄露將會威脅著社會安定。由于信息安全問題的存在，使得許多高校對于檔案資源的開發利用望而卻步。

三、促進高校檔案信息資源共享的基本策略

（一）加強信息化基礎設施建設，培養應用型人才

加強檔案信息資源的制度建設，建立和執行檔案的整理歸檔制度和分類保管制度；加強高校檔案信息的網絡安全，明確保密責任，提高保密技術，保證檔案信息系統和信息數據的安全。各高校普遍存在現代信息技術人才不足，我們應豐富管理人員的知識結構和造作現代化辦公設備的能力，加強對檔案人員的現代業務技術的培訓，提高檔案管理人員整體素質。

（二）樹立主動服務意識，服務社會、服務公民

檔案工作的出發點和落腳點就是檔案資源的利用。長期以來，高校檔案管理部門并沒有認識到檔案利用的重要性，也沒有樹立檔案信息服務意識，社會公眾對檔案信息資源的需求也沒有得到滿足，檔案的經濟效益和社會效益沒有實現。我們應樹立要打破檔案利用工作的舊的封閉思想觀念，面向市場，面向公眾，緊緊圍繞經濟建設中心，為公民服務、為社會服務，克服檔案利用工作上的模糊觀念，樹立主動服務意識，加強服務力度，拓寬服務領域，增強服務效果。主動服務就是主動為用戶找檔案，為檔案找用戶，樹立服務思想，端正服務態度，真正做到經濟建設和社會發展到哪里，檔案工作服務到哪里，充分發揮檔案在經濟建設和社會發展中的作用[2]。如今，公眾在工作、學習、生活中越來越需要大量的檔案信息資源作為自己行動的參考依據和準則，高校有必要通過學校網站、圖書館、檔案館等方式，向公眾提供檔案信息資源，滿足社會公眾知情權的需要。

（三）研究高校檔案用戶，明確服務內容的重點

檔案利用者是高校檔案信息資源服務的對象，是實現檔案信息資源社會價值的主體。因此，我們在做好高校檔案的管理工作時，還要了解檔案用戶不同的需求，改變檔案利用被動的方式，掌握檔案利用的主動權，從而更好地為利用者提供及時有效的服務。同時，高校檔案資源具有廣泛性、復雜性，如果不加區別地將高校全部檔案資源開放，不可避免地導致高昂的管理成本和信息風險。因此我們應該將高校的檔案信息資源進行整合，開放那些高校具有潛在經濟、社會效益的優質特色資源，實現檔案資源優化配置。

（四）不斷完善高校檔案利用的服務方式

目前，中國高校檔案利用方式依然以入館查詢為主，查詢手續煩瑣、檔案信息搜尋成本較高、效果不明顯等問題突出，這就要求高校檔案管理機構不斷完善檔案利用方式。完善高校檔案利用方式就是要突出網絡服務方式，利用高校網站提供檔案信息查詢服務，擴大高校檔案資源的覆蓋范圍，把學校優質特色的檔案信息資源納入服務范圍，擴大檔案信息資源的影響力，實現社會價值。

（五）創建高校檔案信息服務中心

從檔案管理體制來看，高校檔案部門缺乏統一管理和橫向聯系，各個高校封閉式的管理和利用本校的檔案信息資源，高校之間缺少信息交流共享。而關于檔案信息服務建設，“十二五”規劃中明確指出“未來五年的主要任務之一是實施公共檔案信息資源共享服務工程項，打造‘一站式檔案信息資源共享和服務平臺，為社會提供全方位的檔案信息服務。” “加快數字檔案館及電子文件（檔案）備份中心建設，完成國家數字檔案館建設總體規劃的編制工作，對電子檔案進行安全有效的管理。”這就要求我們打破高校檔案信息資源“孤島”和“各自為政”的局面，聯合開發各個高校優質的特色檔案信息資源，建立高校檔案信息中心，實現檔案信息資源的共建共享。

（六）建立高校檔案信息服務評價體系

建立高校檔案服務評價體系將有助于檔案信息服務的進行，提高信息服務的質量。對各項檔案信息服務指標做出明確規定，建立完備的信息服務制度體系，對服務滿意度評價信息進行采集分析，規范服務流程，改進服務方式，提高服務質量。

參考文獻：

[1] 喬茂有.關于構建高校檔案工作新模式的探討[J].檔案學研究，2009，（2）：31-33.

[2] 鄭磊.高校檔案利用服務質量模糊綜合評判的研究[D].大連：大連海事大學（碩士學位論文），2012.

[責任編輯 吳 迪]