淺析企業檔案管理中的常見問題及應對措施

陳海燕

摘 要：隨著時代的發展，科技的進步，對企業管理工作有了新的要求和標準，作為一個企業，怎樣能充分運用好檔案管理，并通過完善的管理和應用讓其發揮作用和價值。怎樣更好的為企業的生產經營提供有力的幫助，這是每一個企業所面臨的問題，如何抓住企業檔案管理的關鍵，總結出常見的問題及應對措施，如何更好的抓好檔案管理呢？筆者就上述問題，提出了自己的一些對策和見解。

關鍵詞：企業檔案管理；存在問題；解決對策

企業檔案管理是在企業的日常工作中最基礎性的工作，隨著現代企業制度的完善和企業檔案管理標準的不斷提高，企業檔案管理在企業生產經營中的作用和價值逐漸的在變大在提升。企業檔案為企業的發展提供了重要的基礎參考數據，是企業的核心資源庫。隨著時代的發展，科技的進步，對企業管理工作有了新的要求和標準，作為一個企業，怎樣能充分運用好檔案管理，并通過完善的管理和應用讓其發揮作用和價值。怎樣更好的為企業的生產經營提供有力的幫助，這是每一個企業所面臨的問題，如何抓住企業檔案管理的關鍵，總結出常見的問題及應對措施，如何更好的抓好檔案管理呢？筆者就上述問題，提出了自己的一些對策和見解。

一、現代企業檔案管理中的主要問題

1.企業的檔案管理人員專業素質不高。隨著企業的不斷發展壯大，企業不僅需要有一支專業的檔案干部隊伍，并且這支隊伍整體文化程度和專業素質要隨著時代和企業的發展不斷的學習和進步，并以足夠的能力適應新形勢檔案管理的要求。當前，能夠充分發揮檔案管理作用，深入挖掘檔案內在價值，在檔案基礎上深入開發研究的人才十分緊缺，這需要我們企業在日常工作中要注意加強檔案管理工作人員的培訓學校和素質提高。

2.當前的檔案管理手段方法相對落后。有部分企業的檔案管理依然運用的是落后的手工整理。檔案管理工作人員要對立卷歸檔的文件整理編目管理。傳統落后的手工整理，占用了管理員開發和編研的時間，管理工作不僅機械、費時、費工，而且效率特別低。同時受檔案管理室條件限制，不能滿足多面開發查閱，不能提高檢查速度，不能確保查閱的準確率和全面率。有配置了現代化管理設備的企業檔案管理部門，表面上實現了現代化管理，但實際上機構的文件整理辦法，統計范圍、運用價值、作用等諸多方面都沒有起到實質性的作用。甚至有部分企業的檔案管理目標和運行機制系統建設設計單一，無法滿足現代綜合應用處理能力。需要歸檔的文件數量隨著企業的發展壯大日益增多，檔案利用量不斷提高，迫切需要改變當前局面，急需改進落后的檔

3.檔案檢索效率低。檔案檢索方式有兩種。一種是手工檢索，另一種是計算機檢索。在目前，有很大一部分企業仍然運用傳統的手工檢索。很多企業檢索管理部門在手工檢索上下了不少功夫，編制了多種形式的檢索工具。遺憾的是檢索工具的核心不在于多，而在于精，對編制檢索工作有一個錯誤的認識，造成既浪費了人力、又降低了效率的問題。

4.歸檔的檔案不完整。很多企業存在這種情況，因為人員更換交替。銜接不吻合，再加上管理員責任心不強、業務素質不高導致大批沒有來及整理歸檔的文件資料，積壓、丟失沒有統一的分類標準等問題。剛接手的檔案管理員因為對檔案的認識不全面，業務不熟練，等因素，這些問題嚴重管理工作的開展。

二、加強企業檔案管理工作的對策

1.提高企業檔案管理的認識。要充分認識檔案工作對促進企業發展的重要作用，切實增強做好企業檔案工作的使命感和責任感，進一步明確檔案工作是各級領導義不容辭的責任和義務。領導的重視是做好檔案工作的重要保證。解放思想，與時俱進，進一步加強和改進企業檔案工作，努力采用現代化科技手段，不斷提高服務質量，努力建設法規制度完備、管理體制科學、基礎設施健全、信息化技術普及、服務功能齊全的現代化企業檔案管理體系。

2.規范企業檔案管理機制，強化工作責任。建立科學的企業檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統一管理，使檔案管理與企業工作同步考核、同步發展。加強制度建設，建立良性運行機制是開展企業檔案工作者繼續教育的關鍵和保證。首先，要建立和健全繼續教育的管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度；其次，要建立繼續教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續教育，更新知識，提高業務能力和水平。

（1）強化培訓，提高業務素質。一要選準用好檔案管理人員。將那些較細心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來，企業及上級部門要從政治上愛護、生活上關心他們，鼓勵他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發他們的潛能和熱情。在崗位調整時，要考慮到保持檔案管理員隊伍穩定的重要性，盡量少調整檔案管理員，確保該隊伍的專業性。二要強化檔案業務培訓。要積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業務培訓，鼓勵他們自學檔案管理知識，并從時間和經費上給予保障，提高檔案干部的實際操作技能和業務指導能力。

（2）提高檔案工作人員的社會服務意識。現在，企業還普遍存在檔案意識淡薄的現象。要加強對檔案工作人員的社會服務意識教育，增強提高檔案資源利用的自覺性。在此基礎上，加強檔案資源的開發，在檔案利用的深度和廣度上下功夫。檔案室可以分門別類地匯編社會、經濟、科技、法律等方面的信息，編撰揭示市場經濟發展規律及走向的資料，對各項活動中產生的檔案信息進行分析整理，總結出經驗性材料等等，供不同的需求者選用，從而實現檔案資源利用方面的主動服務。

（3）大力開發檔案信息資源，積極主動為企業各項工作提供服務。要跟蹤企業重點工作，及時了解需求，挖掘檔案資源，及時編輯檔案匯編資料，為企業創新、生產經營管理、產品研發提供參考。有條件的企業要充分利用檔案信息舉辦專題展覽或制作多媒體宣傳品，為企業爭創品牌效益、建設企業文化、開展員工教育、塑造企業形象服務。要加強檔案信息管理系統的設計和管理軟件的開發。檔案管理軟件應具備適應多種文件存儲格式、支持實時瀏覽、具有互聯網及內聯網檢索功能，能夠實現收集整理、數據存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權限控制、統計報表、鑒定銷毀、數據輸入（輸出）及格式轉換的控制與管理，滿足企業文檔一體化管理、業務流程管理和信息資源開發利用的需要。

三、結束語

總之，通過對企業檔案管理工作中的常見問題分析，讓人們充分掌握好他們之間的微妙關系，有利于如何去處理和發展；認識到在處理它們之間的關系時而存在的問題，加以改善，做到全面地、徹底地解決檔案管理中的問題，加強各個方面的管理，提高工作效率及保證工作的質量。

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