以示范性基層電大評估為契機 加強電大檔案工作的管理

曾健瑜

摘 要：檔案工作是各項事業不可缺少的重要環節，電大系統示范性基層電大評估凸顯出學校檔案工作的重要作用。本文分析電大系統檔案管理的現狀，提出了加強檔案建設、服務電大發展的建議。

關鍵詞：評估；檔案；管理

檔案是歷史憑證，學校檔案是學校教育教學及其相關工作的真實記錄。“中央電大師范性基層電大評估”正在電大系統各基層試點展開，作為整個試點工作的重要見證——檔案資料，也就成為評估活動中考核評價試點項目的重要依據。通過評估，進一步認識學校檔案工作的作用，并采取得力措施加強檔案管理，應是電大系統落實“以評促改，以評促建、以評促管理、以評促發展”的一項重要工作之一。

一、電大系統必須進一步增強做好檔案工作的自覺性

今年，示范性基層電大評估試點項目進入總結階段，也就是以總結評估的方式，通過對其“歷史陳跡”的實地考察，進行全面檢查、評估和驗收。因此，我們可以說，此次對各級電大試點項目的評估，在一定意義上也是對電大系統檔案建設和檔案管理工作的一次大檢驗。凡是研究過“示范性基層電大評估指標及標準”的同志都明白，其中所包含的6個一級指標、12個二級指標、25個主要觀測點，除了四、五個觀測點需要直接查看硬件設施外，絕大部分觀測點都必須通過查閱相關檔案資料進行評價。隨著評估工作的展開，各地電大加強檔案工作的“甜頭” 、忽視檔案工作的“苦頭”已經或即將嘗到。為了辦好新時期的電大教育，切實做到規范辦學、科學管理，加強電大系統的檔案建設已是一項刻不容緩的工作。

二、電大系統檔案管理存在的主要問題

（一）檔案意識和檔案法制觀念還淡薄，依法治檔、依法辦事的自覺性欠缺

一些學校的檔案工作還沒有引起足夠的重視，檔案建設落后于電大教育事業的改革和發展；檔案設施十分簡陋，影響檔案的安全管理和有效利用；檔案工作機構不健全，專（兼）職人員不落實，工作不到位。

（二）檔案資料嚴重缺損

檔案的完整，是學校檔案管理工作的物質基礎。否則，就談不上提供利用。所謂完整，從數量上講，要保證檔案資料的齊全，不使該集中管理的檔案缺文短頁；從質量上講要保證檔案的系統性和內在的有機聯系，而不是對檔案資料人為地加以割裂和零亂堆砌。在這次迎接評估驗收的準備工作中，大家感受到很多工作都做了，但無材料記載，或有材料已經散失，或事后“苦心”編造材料等等，屢見不鮮。

（三）學校檔案尚未集中統一管理

集中統一管理學校全部檔案，是學校檔案管理工作的基本原則。其內容主要包括兩個方面：（1）學校全部檔案由檔案室集中統一管理；（2）各學校的檔案工作由各級政府檔案事業管理機構統一進行指導和監督。但是，目前不少學校的黨、政、工、團等組織以及各職能處（科）室所形成的文字、圖表、聲像等檔案資料，往往是各自捏在手里，雜亂堆放，無專人保管，更談不上立卷歸檔，定期移交。遇到有人查閱、利用檔案，學校內部各部門總是互相推諉，嚴重影響辦事效率和電大的形象。

（四）學校檔案偏重管理，忽視利用

學校檔案管理工作要便于各項工作利用，為電大的改革和發展服務，特別是為現代遠程教育的發展和研究服務，這是檔案管理工作的根本目的。但是，由于檔案工作的許多薄弱環節所造成的檔案利用價值不大、利用率低下的問題，一直沒有引起足夠的重視。如果不是這次試點電大評估給檔案管理出了個“難題”，電大檔案工作還有滑坡的趨勢。

三、以評估為契機，加強電大檔案系統檔案建設

（一）堅持學校檔案管理的基本原則

1.集中統一管理學校全部檔案

當然，所謂集中統一管理也是相對的，也不是要把各部門的所有的檔案資料全部集中起來，對于那些只需短期保存的檔案和一些重要的、無關緊要的檔案，就不應該包括在集中管理的范圍之內。比如，在試點電大評估中，關于教學過程的監控，評估專家組是通過查閱歷次教學檢查以及年報、年檢實施情況來評判的。如果教學檢查活動的全過程沒有文字、圖表、聲像等記錄不完整、不實在，專家組憑什么認定學校認真執行了教學質量保證制度呢？諸如此類對日后實際工作和科研活動有一定查考利用價值的文件，均有必要作為檔案資料容易統一保存和管理。

2.維護學校檔案的完整

維護學校檔案的完整，有兩個方面的含義：一方面要保證檔案的齊全，使應該和實際保存的檔案不能殘缺不全；另一方面，不能人為地割裂分散，或雜亂湊集，更不能事后涂改勾劃，使檔案失真。這兩方面是互有聯系、相互相承的。檔案材料數量齊全，才能保證檔案的系統完整；只有保證檔案的有機聯系，才能使數量齊全有科學依據，促使人民自覺地維護它。

3.便于學校各項工作對檔案的利用

學校檔案管理工作之所以能夠延續下來并得到不斷發展，就是因為它對學校及其各項工作有一定的利用價值。電大的檔案管理工作不僅要為電大辦學過程中的各項工作所利用，而且要便于利用，主動提供利用。只有這樣，學校檔案管理事業才能得到各個方面的重視和支持，才能得到進一步發展。

（二）做好檔案管理幾個主要環節的工作

1.做好學校檔案的基礎工作

學校檔案的基礎工作主要體現在文書處理上：只有在文書處理工作中對文件收回及時，收集齊全，保存完整，才能保證學校檔案的齊全、完整。做好檔案工作，必須從文書處理環節做起，否則，檔案管理就是無源之水，無本之木。

2.堅持立卷歸檔制度

對文件材料進行立卷，應該貫徹以下幾條原則：第一，以本學校形成的文件材料為主，避免重復立卷。第二，保證文件材料齊全完整，防止對反映學校重大活動的文件材料的遺漏。第三，尊重文件材料的歷史聯系，反映學校工作的真實面貌。第四，以文件材料反映的問題為主線，便于查考利用。第五，組成的卷宗厚薄要適宜，便于管理和查閱。經過整理立卷的檔案，必須定期交檔案室集中保存。

3.樹立服務意識，做好檔案利用工作

學校檔案的利用工作，就是以廣大利用者為服務對象，以檔案信息資源為服務手段，采取多種形式和方法，向利用者介紹檔案情況，提供檔案資料，為學校各項工作服務。

（三）與時俱進，發揮優勢，努力提高電大系統檔案管理水平

1.加強檔案信息化建設，提高現代化管理水平

檔案信息化建設是信息社會發展對檔案管理工作的迫切要求。也是廣播電視教育所特有的系統優勢和網絡技術優勢對檔案建設的必然選擇。我們電大系統具有建設數字化檔案的強勁優勢，只要廣大教育工作者尤其是學校領導進一步強化檔案意識，加強領導，充分發揮自身的優勢，做到檔案數字化管理“先行一步” ，是完全能夠實現的。從基層電大試點評估驗收所暴露出來的問題看，電大系統的檔案建設無論在技術手段、管理水平、利用能力等方面，都嚴重滯后于具有獨特辦學優勢的現代遠程開放教育的發展水平，這種被動的局面勢必影響電大社會形象的樹立、服務功能提升和可持續性發展實現，“問題出在檔案上” ，這是評估驗收后電大不少同志總結的教訓，檔案是是歷史的真實憑據，基層電大項目評估是人才培養模式和項目實施情況的真實記錄，是事后考察工作過程、評價工作成效的主要依據，所以，只有作為試點工作“真跡”的檔案，才具有無可辯駁的證據作用。為了完整地保存和利用好這些“證據” ，我們必須努力營造良好的檔案工作環境，在檔案信息化建設山加大力度，盡快提升現代化管理水平。

2.培養高素質并相對穩定的學籍檔案管理隊伍

網絡環境下的學籍檔案管理，要求管理人員要掌握相關的計算機技術和網絡技術，能熟悉地運用計算機進行學籍檔案管理。為此，學校應有計劃地安排管理人員進行必要的資格培訓和業務進修，要努力提高管理隊伍的政治素質，忠于職守、愛崗敬業、廉潔奉公、秉公辦事，要耐得住寂寞，甘當人梯，也要注重提高業務素質，不斷更新管理知識，及時了解最新計算機網絡知識，提高辦公自動化和管理信息化素養，最終實現管理人員持證上崗。

綜上所述，在廣播電視大學的評估過程中，特別是有關檔案管理方面出現了許多新問題，很值得我們思考和面對。我們要認真分析廣播電視大學在人材培養模式改革中，尤其是部分電大與其他院校合并后，電大檔案管理工作出現的新情況，以與時俱進的精神，堅持以人為本的原則，開拓創新，積極探索新形勢下電大檔案管理模式，努力建設檔案信息網絡，使信息高速化，為電大今后的各項管理工作提供可靠的依據，以推動學校教育事業向更高的目標發展。

責任編輯 賴俊辰