淺談采購業務內部控制在水泥企業中的應用

張偉強

淺談采購業務內部控制在水泥企業中的應用

張偉強

本文以水泥企業為例，分析了其采購業務的管理現狀和存在問題，結合水泥企業生產經營特點，針對采購業務的關鍵控制點及容易被忽視的環節，提出了相應的控制措施，簡述了采購業務內部控制在水泥企業中的應用。

采購業務；內部控制；水泥企業；應用

俗話說“兵馬未至，糧草先行”，采購是籌備“糧草”的階段，是保障企業生產經營活動持續開展的重要環節。水泥企業生產工藝與管理粗放，制度過于簡單或不健全，運行效率低下，起不到堵塞漏洞和防范風險的作用，加強采購業務控制建設顯得尤為重要。本文以水泥企業為例，并結合其生產特點和管理要求，談一談采購業務內部控制在實踐中的應用。

一、請購

縱觀水泥企業，相當部分企業庫存長期居高不下，尤其是五金倉庫存的零配件可使用半年，且每月還在不斷的采購，庫存積壓的問題一直得不到解決，究其原因，多半是需求不合理、請購審核不嚴造成。

請購是物料需求部門預計次月生產所需的物料量而提出的購買申請。請購由于需求決定，涉及需求什么、需求多少、什么時候要的問題，但需求是否合理，卻未引起關注。在實際工作中，常常會碰到這樣一種現象，需求等相關部門為保生產寧可多備料，擔心備料不足不及時造成停工待料而受到處罰，因為備料再多也不用承擔責任，一旦備料不足影響生產就非同小可了，因此有請必購成了常態。

水泥企業要使需要物料在使用日能配足備齊，滿足生產需要，在不要的時期不要過量占用庫存，應當建立嚴格的請購審核崗位責任制，明確審核標準和程序，約束需求的隨意性。需求部門提出的物料需求應當經企業技術部門、生產部門審核，審核其合理性，嚴格把關。審核部門若未履行標準和程序審核，如出現不合理采購或采購過量，使庫存占用上升，就要承擔經濟責任。

二、采購計劃

采購計劃由采購部門編制，有年度計劃和月份計劃，是對次年采購工作做出的安排，也是控制過度采購的第二道防線。時下大部分水泥企業沒有編制年度采購計劃，一般只有對請購申請進行匯總后編制的次月采購計劃，年采購總量得不到有效控制，庫存過高也在所難免。

三、供應商管理與價格的確定

供應商管理是企業框定合格供應商的過程，是保證供應和防止舞弊的重要舉措。多數水泥企業為降低成本往往選擇價格低廉的產品，過分強調價格，結果不但沒使成本降下來反而影響生產。水泥企業在選擇供應商時要權衡得失綜合考慮，要采取差異化的策略，區別對待。對于通用的五金等零備件可在當地購買，實行貨比三家、遠近搭配確定供應商；對于專用配件、球鍛、耐磨耐火材料，因不具備檢測技術，應當采用詢比價選擇正規廠家作為供貨商；對于煤、石膏等消耗性材料，由于用量大，對其依賴度較強，議價能力相對較弱，因此應首先考慮保供應，分別在不同地區選擇貨源，就同一種材料應在同一地區確定二家供應商。因為僅與一家供應商打交道，會存在斷貨的風險。在選擇供應商的過程中還應公開其相關信息，接受員工的監督。

四、重大采購合同的簽訂與審批

在市場經濟環境下，合同已成為企業最常見的契約形式，采購合同是以材料、設備等為標的的經濟合同。在現實中，相當部分水泥企業對重大采購合同未實行集體聯簽，或實行得不夠規范，使集體聯簽得不到有效實施。對于影響重大的涉及較高專業技術或法律關系復雜的合同，應當組織法律顧問、技術、財會等專業人員參與談判，實行集體聯簽。至于重大合同的集體聯簽，在操作上可使用集體聯簽審批表，相關人員在表上簽字確認，注明合同的編號、標的內容及授權在合同上簽字的代表等內容，同時將其作為合同的附件存檔,通過集體聯簽審批表規范審批程序，使集體聯簽制得到有效執行。

五、采購業務關鍵崗位的輪換

在實際工作中，大多數水泥企業管理層對崗位輪換意識不強，對關鍵崗位強制輪崗的不多。實踐表明，采購流程中采購員、材料驗收員、質量檢測員是關鍵崗位，且容易出現舞弊。采購員從事采購工作過久，難免會形成縱橫交錯的“關系網”，一個普通的做法是在不同的商品之間更替采購員，一來可以防止腐敗現象的產生，二來可提高采購隊伍的整體素質。材料驗收員、質量檢測員從事煤、石膏等材料的抽樣和檢測工作，而煤和石膏是重要物資，價格較高，其結算金額的多少主要體現在檢測結果上，檢測結果很大程度上取決于材料驗收員取樣的好壞和檢驗員的操作，對這樣崗位長期不實行輪換，較容易出現弄虛作假、利用職務上的便利謀取私利。通過對這些關鍵崗位實行定期輪換，能有效抑制職務舞弊，并保證供應材料的質量。

六、采購結算

對于采購材料的結算，采用按月或按批次結算，由采購經辦人負責，是多數水泥企業的一般做法，但“壓單”的現象十分常見，一是采購員未及時報賬或企業付款不及時，二是供應商開票不及時，三是跨期結算，造成結算單據壓在采購員手上，形成“壓單”。由于存在“壓單”，當期購進的物料已入庫，但在會計期末未能及時入賬，使得賬實不符。水泥企業應當建立材料結算制度，明確結算方式和期限，規范結算環節，約束采購經辦人及時將結算單據交到財務部門入賬，對按批量訂貨的材料，當年未到齊也應按實際到貨量預結暫估入賬，避免“壓單”現象造成不能準確提供采購業務的會計信息。

七、采購業務的監督檢查

加強監督是一個老生常談的話題，企業由于缺乏監督，導致舞弊案件頻繁發生，給企業造成重大損失的例子屢見不鮮，應當引起企業高度重視。水泥企業管理相對粗放，更應引入監督機制，從不同部門抽調人員成立監督檢查小組，定期實施監督工作。對采購業務的監督檢查，應從采購制度的設計及運行層面進行檢查，檢查授權審批是否到位、崗位設置是否恰當、關鍵崗位是否實行輪換等，從而幫助管理層發現采購業務中存在的問題，以便及時加以整改。

八、結語

內部控制規范及應用指引的頒布，對促進企業制度建設有非常大的現實指導意義。水泥企業運用內部控制規范及指引建立和健全采購業務內控制度，規范采購流程，是一個不斷調整、逐步完善的動態過程，在實施過程中，水泥企業應充分考慮企業生產經營特點，采取相應的控制措施、方法和程序，靈活運用授權審批、不相容崗位分離、關鍵崗位定期輪崗等控制措施，不斷提高企業的管理水平，堵塞漏洞，防范風險，增強企業采購效能。

[1]楊秀榮主編.企業內部控制規范指引解讀及案例分析.北京.中國財政經濟出版社，2010.9.

[2]王德敏.企業內控精細化管理全案.北京.人民郵政出版社，2012.6.

[3]廣東省財政廳會計人員繼續教育教材編委會.內部會計控制.廣州.暨南大學出版社，2003.10.

（作者單位：惠州固力水泥集團有限公司）