基于企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)優(yōu)化會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程

王英

基于企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)優(yōu)化會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程

王英

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)構(gòu)建了物流、資金流和信息流為主的資源計(jì)劃系統(tǒng)，為企業(yè)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)提供了大量的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了相關(guān)數(shù)據(jù)的及時(shí)處理和會(huì)計(jì)信息的及時(shí)披露。因此，企業(yè)要節(jié)省資金、提高經(jīng)濟(jì)效益，就要以資源計(jì)劃系統(tǒng)為前提來(lái)完善會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程。本文基于企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)視角對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化及其存在的問(wèn)題進(jìn)行了闡釋?zhuān)⒔Y(jié)合實(shí)際情況對(duì)優(yōu)化企業(yè)會(huì)計(jì)流程提出具體的建議。

企業(yè)資源計(jì)劃；會(huì)計(jì)；業(yè)務(wù)流程

一、基于企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的概述

企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化即會(huì)計(jì)流程重組，也就是對(duì)企業(yè)的會(huì)計(jì)流程進(jìn)行根本性再思考和徹底性再設(shè)計(jì)，從而大幅度提高會(huì)計(jì)信息的相關(guān)性、及時(shí)性，節(jié)約會(huì)計(jì)成本，獲得在會(huì)計(jì)成本、會(huì)計(jì)信息質(zhì)量、服務(wù)和效率等方面業(yè)績(jī)的改善，使得企業(yè)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)能最大限度地適應(yīng)以“顧客、競(jìng)爭(zhēng)和變化”為特征的現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境。首先，企業(yè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，當(dāng)前企業(yè)的職能管理模式，使得會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)無(wú)法共享，導(dǎo)致管理不能發(fā)揮其作用。企業(yè)實(shí)行這種職能管理模式，致使各個(gè)管理部門(mén)之間相互分離，各部門(mén)之間的信息難以集成和交換，其搜集和整理的數(shù)據(jù)都是從本部門(mén)利益出發(fā)，難以為公司層面的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)提供真正、可靠的數(shù)據(jù)。因此，基于資源計(jì)劃系統(tǒng)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程要集成信息和共享數(shù)據(jù)，進(jìn)而提高整個(gè)企業(yè)的會(huì)計(jì)管理水平，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。其次，企業(yè)整合各個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)內(nèi)控管理。傳統(tǒng)職能管理模式下，企業(yè)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)僅僅為本部門(mén)服務(wù)，而會(huì)忽略公司或集團(tuán)的總體利益。這種傳統(tǒng)管理模式使各部門(mén)之間的業(yè)務(wù)流程交叉重疊，業(yè)務(wù)流程冗長(zhǎng)，不僅浪費(fèi)企業(yè)資源，還容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)出錯(cuò)，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)存在一定的局限性。而資源計(jì)劃系統(tǒng)能夠構(gòu)建一個(gè)大會(huì)計(jì)環(huán)境，將企業(yè)整個(gè)會(huì)計(jì)鏈有效地銜接起來(lái)，減少了不必要的流程，加強(qiáng)了內(nèi)控管理，會(huì)計(jì)信息和數(shù)據(jù)相對(duì)更為精準(zhǔn)。第三，基于資源計(jì)劃系統(tǒng)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)能夠更好地掌握企業(yè)信息，進(jìn)而逐步完善自身業(yè)務(wù)流程使其更適合企業(yè)和市場(chǎng)的發(fā)展。傳統(tǒng)管理模式下的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程過(guò)于模式化，與企業(yè)自身發(fā)展不匹配，甚至?xí)萍s企業(yè)的發(fā)展。不同行業(yè)的企業(yè)具備自己固有的特征，即使是相同行業(yè)的不同企業(yè)，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的具體流程也各有不同。企業(yè)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程會(huì)受到企業(yè)所處環(huán)境、規(guī)模、企業(yè)文化、發(fā)展方向及管理模式等因素的影響。因此，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程要依據(jù)資源計(jì)劃系統(tǒng)所提供的信息和企業(yè)自身的情況，構(gòu)建適合企業(yè)發(fā)展的會(huì)計(jì)流程。

二、當(dāng)前企業(yè)優(yōu)化會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程存在的問(wèn)題

首先，企業(yè)優(yōu)化過(guò)程中首要面對(duì)的問(wèn)題就是數(shù)據(jù)安全問(wèn)題。企業(yè)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化主要依賴(lài)于對(duì)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的運(yùn)用，但由于網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性和不確定性，比如系統(tǒng)故障所造成的風(fēng)險(xiǎn)、企業(yè)內(nèi)、外部人員惡意破壞造成數(shù)據(jù)損失等，這些因素在優(yōu)化過(guò)程中都要慎重考慮。

其次，企業(yè)優(yōu)化過(guò)程中要考慮人員的素質(zhì)問(wèn)題。基于資源環(huán)境計(jì)劃下優(yōu)化流程要求業(yè)務(wù)操作人員具有較高的綜合素質(zhì)，他們不僅要有一定的專(zhuān)業(yè)會(huì)計(jì)知識(shí)，還要具備相關(guān)的計(jì)算機(jī)和軟件操作知識(shí)，但目前企業(yè)這方面的人才相對(duì)較少，給優(yōu)化會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程帶來(lái)了一定的困難。同時(shí)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程不僅僅是財(cái)務(wù)部門(mén)的事情，還需要各個(gè)部門(mén)相關(guān)人員的配合，因此要求其他員工也應(yīng)掌握一定知識(shí)，以承擔(dān)相應(yīng)的協(xié)調(diào)工作，但企業(yè)對(duì)員工相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)較少。

第三，企業(yè)優(yōu)化過(guò)程中面臨的另一問(wèn)題就是如何真實(shí)的反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況，如何有效地考評(píng)企業(yè)的投入、營(yíng)運(yùn)和產(chǎn)生的業(yè)績(jī)，向管理者及時(shí)提供有效的數(shù)據(jù)，進(jìn)而使得企業(yè)各部門(mén)能從會(huì)計(jì)流程中獲取有價(jià)值的信息，提高會(huì)計(jì)信息的運(yùn)用效率。但目前會(huì)計(jì)信息和數(shù)據(jù)很少跟蹤和反映從投入到產(chǎn)出這個(gè)循環(huán)周期中企業(yè)資源計(jì)劃運(yùn)營(yíng)的情況，尤其是依據(jù)實(shí)際成本對(duì)投入物資進(jìn)行計(jì)價(jià)，即使按計(jì)劃成本計(jì)價(jià)，最終也要將計(jì)劃成本調(diào)整為實(shí)際成本，這使得成本核算人員耗費(fèi)大量的時(shí)間去計(jì)算成本差異額等，工作效率的降低導(dǎo)致會(huì)計(jì)部門(mén)無(wú)法為企業(yè)拓展業(yè)務(wù)提供有效的信息和決策。

三、基于企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)優(yōu)化會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的具體策略

首先，企業(yè)優(yōu)化會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的理念要從事務(wù)處理到自我服務(wù)。企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)是以提高流程事物處理效率為基礎(chǔ)，企業(yè)在安排生產(chǎn)過(guò)程中采用計(jì)算機(jī)來(lái)規(guī)劃，但資源計(jì)劃系統(tǒng)需要以原始數(shù)據(jù)為支撐點(diǎn)，但大部分企業(yè)則是進(jìn)行數(shù)據(jù)的二次輸入。因此，許多企業(yè)優(yōu)化會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程不到位都是因其對(duì)原始數(shù)據(jù)處理不當(dāng)。要解決這個(gè)問(wèn)題，企業(yè)會(huì)計(jì)流程優(yōu)化的理念應(yīng)從事物處理轉(zhuǎn)向自我服務(wù)，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)人員直接將數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，而不進(jìn)行二次錄入。

其次，基于資源計(jì)劃系統(tǒng)企業(yè)優(yōu)化會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)。企業(yè)在資源計(jì)劃系統(tǒng)的指導(dǎo)下，企業(yè)的業(yè)務(wù)流程主要運(yùn)用所獲取的會(huì)計(jì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)原有以職能模式的流程進(jìn)行優(yōu)化和重構(gòu)，依據(jù)企業(yè)生產(chǎn)流程，當(dāng)某一流程事件發(fā)生時(shí)相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)可通過(guò)各個(gè)部門(mén)的信息數(shù)據(jù)子系統(tǒng)加以保存。同時(shí)，資源計(jì)劃系統(tǒng)下可運(yùn)用系統(tǒng)化改造的方式來(lái)重新設(shè)定業(yè)務(wù)流程。

第三，基于資源計(jì)劃系統(tǒng)的指導(dǎo)下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計(jì)。從資源計(jì)劃系統(tǒng)角度考慮，企業(yè)會(huì)計(jì)流程主要是企業(yè)要重構(gòu)以原來(lái)職能為導(dǎo)向設(shè)計(jì)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)和技術(shù)，根據(jù)企業(yè)當(dāng)前的生產(chǎn)情況，系統(tǒng)中某一流程事件發(fā)生時(shí)各個(gè)部門(mén)的系統(tǒng)就會(huì)對(duì)其信息進(jìn)行收集，并將整個(gè)業(yè)務(wù)事件相關(guān)數(shù)據(jù)傳輸給總信息數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)保存。同時(shí)，資源計(jì)劃系統(tǒng)下要用系統(tǒng)化改造方法來(lái)構(gòu)建新業(yè)務(wù)流程，即分析現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程，最小化會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程中的非增值活動(dòng)，并調(diào)整核心增值活動(dòng)，以達(dá)到完善現(xiàn)代化會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的目標(biāo)。系統(tǒng)化改造業(yè)務(wù)流程基本步驟為：清除—簡(jiǎn)化—整合—自動(dòng)。

第四，基于資源計(jì)劃系統(tǒng)整合和重構(gòu)財(cái)務(wù)部門(mén)的職能。優(yōu)化會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程要以整合和規(guī)劃財(cái)務(wù)工作與其他業(yè)務(wù)工作關(guān)系為前提，這就涉及到了財(cái)務(wù)部門(mén)要調(diào)整崗位。因此，構(gòu)建和完善會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程之后，企業(yè)要根據(jù)調(diào)整后的流程重新分配財(cái)務(wù)部門(mén)的工作任務(wù)，如取消一些不必要的工作，或者調(diào)整某些工作崗位的職能，或者新增一些工作部門(mén)。一般來(lái)看，企業(yè)優(yōu)化流程之后，將會(huì)對(duì)供銷(xiāo)存業(yè)務(wù)與財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)進(jìn)行一體化的管理。財(cái)務(wù)對(duì)供銷(xiāo)存的記錄會(huì)由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行錄入。企業(yè)進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成入庫(kù)單，庫(kù)存管理模式還會(huì)自動(dòng)核實(shí)存貨的成本，并把核算憑證轉(zhuǎn)入總賬系統(tǒng)。因此，原來(lái)財(cái)務(wù)部門(mén)所設(shè)置的成本核查、庫(kù)存管理等崗位就能夠取消了。

總之，基于資源計(jì)劃系統(tǒng)來(lái)完善會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程，使得會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)水平大幅度提升，一旦企業(yè)發(fā)生了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄相關(guān)數(shù)據(jù)，之后會(huì)根據(jù)記錄自動(dòng)生成相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證，減輕了企業(yè)的財(cái)會(huì)人員工作量，進(jìn)行會(huì)計(jì)相關(guān)工作更為精準(zhǔn)。同時(shí)，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化有利于各部門(mén)共享財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息和數(shù)據(jù)，并有利于財(cái)會(huì)人員隨時(shí)監(jiān)控經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況，并為管理者提供信息以使其快速作出決策，提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率。

（作者單位：大慶油田鉆探工程公司鉆井三公司）