信息化時代檔案創(chuàng)新管理措施探討

黃小寧

摘 要：隨著時代的發(fā)展，檔案建設(shè)工作在現(xiàn)代化社會當(dāng)中顯得越來越重要。檔案工作要想取得突破性進(jìn)展，就要隨著社會的發(fā)展和時代的改革，不斷發(fā)展創(chuàng)新，才能不斷提高檔案建設(shè)質(zhì)量。要想使檔案建設(shè)工作獲得創(chuàng)新，就必須要具有創(chuàng)新意識、創(chuàng)新氛圍、創(chuàng)新措施等，并在檔案建設(shè)當(dāng)中落實到位。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案工作；創(chuàng)新

在當(dāng)前社會中，計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)獲得了飛速發(fā)展，被廣泛應(yīng)用于社會生產(chǎn)的各個領(lǐng)域，當(dāng)前社會已經(jīng)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化時代。因此傳統(tǒng)檔案管理模式已與當(dāng)前社會發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié)，要求必須進(jìn)行創(chuàng)新與發(fā)展，在檔案建設(shè)當(dāng)中應(yīng)用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，才能不斷滿足社會發(fā)展的要求。

1 新時期檔案管理存在的不足

1.1 領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識不足

現(xiàn)階段，很多檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)人員不重視檔案管理工作，在檔案建設(shè)中常常只是為了應(yīng)付日常工作當(dāng)中上級的檢查，所以檔案管理工作在實際當(dāng)中實用性不強(qiáng)。

1.2 制度有待完善

很多檔案管理部門不重視檔案資料的收集和整理，沒有建立健全檔案管理制度，所以在檔案建設(shè)中沒有可以遵循的規(guī)范，由于沒有規(guī)范的檔案資料目錄，所以檔案資料的排序工作也不能有效完成，常常發(fā)生檔案資料的損失現(xiàn)象，造成檔案信息的利用率不高。

1.3 術(shù)有待更新

筆者在長期工作中，早已應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)，依據(jù)多年應(yīng)用經(jīng)驗，由于系統(tǒng)不斷完善促進(jìn)了檔案管理工作的進(jìn)步。在一些檔案管理部門中，依然缺乏專門用于檔案管理工作的軟硬件設(shè)備，與當(dāng)前時代的發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié)，在檔案管理工作中，同時缺乏大量的專業(yè)檔案管理人才，有時雖然引進(jìn)了先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，其功能也不能有效發(fā)揮，因此檔案管理工作嚴(yán)重落后，與人們?nèi)找嬖鲩L的檔案信息資源需求嚴(yán)重不符。

2 檔案管理工作中的創(chuàng)新措施

因為辦公自動化的實行，一些檔案管理部門已經(jīng)開始運(yùn)用檔案電子化移交方式改革當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)狀，在運(yùn)用檔案電子化移交當(dāng)中，應(yīng)該繼續(xù)不斷創(chuàng)新，建立更加完善的檔案管理制度。

2.1 創(chuàng)新管理理念

隨著社會網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的不斷發(fā)展，在當(dāng)前的檔案建設(shè)中已經(jīng)廣泛應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在檔案管理當(dāng)中，管理觀念也發(fā)生了改變，應(yīng)該面向廣大人民群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理工作的快速發(fā)展。

2.2 提高專業(yè)素質(zhì)

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，對檔案管理人員的專業(yè)化要求不高，在大部分檔案管理部門沒有設(shè)置專門的檔案管理人員。現(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中得到了廣泛應(yīng)用，要求檔案管理人員必須具備一定的專業(yè)知識才能勝任，因此對檔案管理人員提出的要求越來越高，要求檔案管理人員必須準(zhǔn)確把握當(dāng)前社會的發(fā)展情況，不斷提高專業(yè)知識水平，增強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，掌握最先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使自己的檔案管理素質(zhì)不斷得到提升，具備較高水平的檔案管理能力，才能適應(yīng)當(dāng)前快速發(fā)展的時代要求，切實做好當(dāng)前的檔案管理工作。

2.3 積極保護(hù)紙質(zhì)檔案

接觸過檔案材料的人都知識，傳統(tǒng)檔案都運(yùn)用紙質(zhì)材料來收藏，所以在檔案管理工作中，要根據(jù)不同季節(jié)控制檔案室的溫度和濕度，另外還要做好防蟲工作，才能保證檔案材料的完整，其中需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財力，但收到的效果并不理想。在當(dāng)前檔案管理工作中，計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了普遍應(yīng)用，早已實現(xiàn)檔案資料的交流和共享，可以利用計算機(jī)對檔案原件進(jìn)行掃描，以電子形式保管，檔案資料的傳輸不再受地域限制，方便了檔案管理人員的管理，可以快速實現(xiàn)使用和服務(wù)，并且在借給其他部門使用過程中，也不必?fù)?dān)心檔案材料會被損壞，逐步淘汰了傳統(tǒng)檔案管理辦法和內(nèi)容，使檔案原件得到了很好地保護(hù)，促進(jìn)了檔案管理工作的發(fā)展。

2.4 積極完善檔案歸檔手段

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，很多材料的整理與收集都是人工完成的，需要人的手寫和錄入，需要的時間很長，工作效率較低。在當(dāng)前的檔案管理工作中，由于已經(jīng)實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化管理模式，可以用計算機(jī)代替人的手工勞動，使檔案管理實現(xiàn)了電子網(wǎng)絡(luò)化，從而解放了大量的人力、物力，為單位節(jié)約了大量的財力。在檔案整理工作中，可以應(yīng)用計算機(jī)軟件進(jìn)行錄入、查閱，可以在不同管理單位間自由傳輸檔案材料，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的快速檢索，使檔案文件的歸檔方式得到了改觀，可以在計算機(jī)中對檔案材料進(jìn)行分類和調(diào)整，大大提高了檔案管理工作效率，使檔案管理人員的服務(wù)范圍有效增大。

2.5 優(yōu)化信息資源

當(dāng)前，計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中得到了廣泛應(yīng)用，促進(jìn)了檔案管理工作水平的大幅提升，在檔案管理中可以應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)軟件當(dāng)中的眾多功能，對檔案信息進(jìn)行錄入、變換、整理、分類等，大大提高了工作效率，使檔案信息的利用率提高、重要檔案備份增多、簡化了借閱流程、使歸檔工作簡單化，可以使檔案信息充分發(fā)揮自身作用，面向服務(wù)群體，使檢索功能增強(qiáng)、利用效率提高、適應(yīng)范圍增大，調(diào)用檔案人員可以依據(jù)自己的需要進(jìn)行瀏覽，實現(xiàn)了系統(tǒng)化管理。

2.6 不斷提升服務(wù)水平

在當(dāng)前的檔案管理工作中，越來越多的先進(jìn)技術(shù)得到了應(yīng)用，促進(jìn)了檔案管理工作的現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，對檔案管理工作提出了新的要求，所以檔案管理部門必須更新觀念，運(yùn)用新型管理手段，增強(qiáng)服務(wù)意識，為社會提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，建立健全社會檔案信息化管理系統(tǒng)，爭取完成檔案信息資源一體化管理，使檔案信息資源實現(xiàn)共享。

2.7 應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)

在大多情況下，檔案信息都是存儲于計算機(jī)的磁盤當(dāng)中，以文檔形式節(jié)省了存儲空間，同時方便了調(diào)用者的查閱，調(diào)用者可以應(yīng)用智能化檢索辦法，在搜索相關(guān)內(nèi)容的檔案材料時，可以在計算機(jī)上輸入需要查閱檔案的關(guān)鍵字，計算機(jī)就可以根據(jù)人的要求自行查找所需內(nèi)容，篩選電子目錄和文件，在幾秒內(nèi)就可以找到檔案文件，閱讀檔案信息的全文，不用再到檔案管理部門去查閱檔案資料，為用戶節(jié)省了大量的查閱時間和搜索時間，提高了工作效率，保證使用者具有大范圍的應(yīng)用搜索。

2.8 健全管理模式

利用檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，使檔案材料的借閱、借還登記手續(xù)不再使用，使檔案歸檔分類、分批制作工作變得簡單，全面工作都由計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)代勞，實現(xiàn)了檔案信息檢索、查閱一體化管理，使檔案管理工作更加規(guī)范，從而使當(dāng)前的檔案管理工作變得輕松，方便了人們的應(yīng)用，隨著社會的發(fā)展，檔案管理工作必將實現(xiàn)科學(xué)化管理，管理模式更加豐富多樣。

2.9 倡導(dǎo)節(jié)約

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案資料都是紙質(zhì)的，并且隨著時間的不斷發(fā)展，紙質(zhì)材料也會越來越多，保存檔案資料的空間也會越來越大，不但給檔案管理工作帶來了很大困難，而且同時增強(qiáng)了維護(hù)費(fèi)用，嚴(yán)重阻礙了檔案工作的發(fā)展。現(xiàn)階段，在檔案管理工作中實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，以上這些缺點(diǎn)都能克服，用電子形式存儲檔案資料，不但可以節(jié)省存儲空間，也可以有效提高查閱效率，使檔案資源充分發(fā)揮作用。

3 結(jié)語

總之，在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，檔案管理人員應(yīng)該不斷創(chuàng)新，深入思考檔案管理工作模式，運(yùn)用新型檔案管理方法。在未來檔案管理工作中，創(chuàng)新是發(fā)展的必要前提，檔案管理人員只有不斷努力，加大創(chuàng)新力度，才能在競爭日益激烈的社會環(huán)境中取得不斷發(fā)展，切實發(fā)揮檔案工作的特點(diǎn)，為社會各界提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案信息。

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