高校教學秘書隊伍的現狀與思考——以Z學院教學秘書隊伍為考察對象

肖康舒

（肇慶學院 文學院，廣東 肇慶526061）

一 以Z學院為例管窺高校教學秘書隊伍的現狀

筆者本次以Z學院的教學秘書隊伍為研究對象，發出調查問卷21份，回收19份。根據與一些教學秘書的交談了解和對調查問卷的研究分析，結合筆者自身的工作體會，發現當前教學秘書隊伍存在不少問題。

（一）教學秘書崗位未受到充分重視

從回收的19份問卷調查來分析，教學秘書隊伍在學歷方面偏低，有8人是本科學歷，11人是研究生學歷；從技術職稱來看，有8人沒有職稱，3人是初級，6人是中級，2人是副高；從崗位性質來看，19人當中有10人是聘用制，即編外人員，沒有事業編制；從進入高校的方式來看，有2人是校內其他崗位轉入的，有7人是學校照顧引進人才的家屬，有10人是社會公開招聘的。另據筆者對Z學院教學秘書近10年來情況的了解，大部分學院都有兩年或三年換一位教學秘書的情況，有的學院兩年內換了5名教學秘書，工作還沒熟悉就換了人。Z學院對于教學秘書換崗的條件并沒用明確的文件規定，而是根據工作或安排引進人才的家屬的需要來進行，有的教學秘書做了幾年之后覺得工作太累而待遇低，就想辦法轉到別的部門去工作，有去圖書館的，也有去機關的；有的教學秘書做了一兩年就轉為專職教師了，把崗位讓出來給新引進人才的家屬。教學秘書崗位給人的印象好像并不重要，似乎什么人都可以做，也不需要什么專業知識和技能，該做什么、具體該怎么做都有教學領導安排指揮，就是做一些簡單的事務性工作，不需要很強能力，就是打打電話、接發通知、排課、調課、統計成績、管理學籍等，領導安排怎么做就怎么做，細心一點就行了，什么人都能干，并且干多干少、干好干壞影響不大。教學秘書隊伍的不穩定性可以看出部分領導和教師對教學管理的重要性與科學性認識不足，教學秘書工作崗位沒有受到充分重視。

（二）缺乏統一的業務培訓，發展空間小

由于學校對教學秘書隊伍建設不重視，很少對教學秘書進行業務培訓。從回收的19份調查問卷來看，所有人都是回答“近五年內沒有參加過教學管理方面的崗位培訓”，更談不上參加學術會議、進修深造、出訪考察等，在回答“您認為教學秘書培訓方面問題的原因是什么”（多選題）一問時，答案依次為有15人次選“缺少培訓制度和培訓計劃”，14人次選“學校和學院領導不重視、不支持”，8人次選“缺少培訓經費”。在教學秘書的實際工作中，往往是老的教學秘書經過很多年的經驗積累才把工作做順，雖然有工作經驗，但是學歷偏低，有的還是專科學歷，對現代化辦公設備和新的管理方法均不能很好地適應，有的甚至不會使用QQ傳輸文件，有的引進人才的家屬安排在教學秘書崗位，幾乎不會使用任何現代通訊信息工具，不會使用教學管理系統軟件，只好轉到圖書館去做最簡單的工作；新的教學秘書一般都有研究生學歷，但都沒有統一培訓，都是直接上崗，沒有人幫助和指導，完全靠自己慢慢摸索，導致在工作當中發生這樣那樣的錯誤。與同校的輔導員老師相比較，輔導員每年都有幾次培訓學習的機會，而教學秘書從來沒有過。

從發展空間來看，教學秘書與同樣級別的其他各類工作人員相比，在職稱晉升等方面都明顯處于弱勢，最簡單的例子，與同樣做行政工作的輔導員教師進行橫向比較，就可以發現教學秘書的發展空間明顯要小得多。Z學院對于輔導員老師的發展空間是有專門的文件規定的，規定了輔導員是專職教師編制，做滿4年即享受正科級待遇，做滿8年即可以享受副處級待遇，做滿12年可以享受正處級待遇，Z學院的大部分二級學院的副處級書記和正處級書記基本都是從輔導員老師中提拔上來的，而教學秘書往往是默默無聞地做事務性的工作，功勞都是領導和教師們的，Z校歷史上還沒有任何一例提拔到副處級或以上的教學秘書，能做到正科級主任科員就到頭了，一直做到退休，再沒有任何上升空間。從教學系列來看，教學秘書忙于日常事務，沒有相對充裕的時間進行教學或科研，導致教學工作量不夠，科研成果不足，很難達到晉升職稱的程度，那些希望有機會晉升或想走教師系列的教學秘書會想方設法轉崗，為教學和科研爭取充裕時間。學校也沒有對教學秘書崗位輪轉、職位提升等方面形成成熟的制度與運行機制，教學秘書在整個教師隊伍中處于邊緣地帶，在工資、級別上沒有體現崗位的重要價值，在職業生涯上更是看不見自己的前程。

（三）教學秘書科研工作薄弱，工作缺乏活力，開拓創新意識不強

從調查結果來看，教學秘書普遍認為“教學秘書參與教學管理方面的研究創新有利于提高教學管理水平”，但實際上的表現是教學秘書的科研工作相當薄弱，在回收的19份問卷調查當中有17份回答“沒有教學管理方面的科研成果”，其中有15人回答“沒有申請過研究課題”，有2人回答“申請過但沒有被批準”。教學秘書科研能力薄弱的主要原因是“工作太忙，沒有時間和精力從事研究創新工作”，加上現在發表文章的成本也很高，這種費力不討好的事情很少有人愿意做，而且“學校沒有相關獎勵政策，沒有動力從事研究創新工作”。因此，教學秘書基本上都沒有時間也沒有動力做科研，沒有很好地利用第一手教學管理的資料，認真地總結經驗、摸索規律，進行理論研究形成科研成果，為深化教學管理改革獻計獻策，即使有極個別的教學秘書盡量克服困難做點科研，也是與教學管理沒有什么關系的，這樣的科研狀態其結果必然影響教學管理工作的科學性和規范化，教學秘書整天疲于應付繁雜的具體事務，沒有精力、沒有時間、也沒有意識做科研，缺乏開拓意識和創新精神致使教學秘書的教務管理工作很難提高到比較高的水平。

（四）激勵機制不健全

教學秘書不但要聽從教務處等職能部門和學院領導的指揮，還要每天處理大量的具體事務，教學秘書工作要非常認真細致，無論哪一項工作沒做精確都可能發生教學管理事故，因此，教學秘書平時的工作狀態與其他各類管理人員的工作相比要緊張得多，工作量大且要求細致而謹慎，許多工作有時效的限制，必須保質保量按時完成，不能出任何差錯，教學秘書總是處于非常細致而緊張的狀態，但教學秘書在高校的地位與其工作性質卻很不相當，教學秘書的付出與回報往往不成正比，做的工作量非常多，勞動強度非常大，但獲得的報酬卻往往偏低，這使得教學秘書的不平衡心理相當突出。從Z學校的績效分配方案可以看出，同級別的不同崗位的行政人員績效收入是一樣的，比如，工作很簡單且沒有任何風險的圖書管理員與同級別的教學秘書的績效是沒有差別的，這很明顯地體現了收入分配的不合理。教學秘書工作事務繁雜，考核很難量化，簡單地把教學秘書和其他各類教輔后勤行政人員的績效分配一刀切，以行政級別來進行統一分配標準，而不考慮不同崗位工作的性質和強度的差別，績效收入和工作強度之間沒有關聯，這對教學秘書是極不公平的。此外，在教學秘書的業績考核當中，對于表現優秀的也沒有相應完善的激勵制度，對表現差的也沒有相應的懲治手段，干多干少、干好干壞差別不大，只要沒有犯大的原則性錯誤，干的差的也照樣得同樣多的績效，這種不論優劣的分配狀況導致教學秘書對工作的積極性不高，制約了教學秘書積極主動地改進工作方法、提高工作效率，發揮高水平的“管理”作用。

二 高校教學秘書隊伍建設的思考

（一）聘任選拔優秀教學秘書

教學秘書工作具有自身的顯著特點，在招聘教學秘書之前應確定本崗位應具備的性格、能力、專業背景等若干要素條件，據此確定應聘者的基本準入資格。采取公開、規范、科學的聘用考核辦法，招聘合適的人員擔任教學秘書工作。[1]

在教學秘書隊伍建設方面可以參考學生輔導員隊伍建設的做法，也應該給予政策保障，學校可以考慮將教學秘書像學生輔導員一樣也劃歸到教師編制，把教學秘書納入學校師資隊伍建設規劃體系，從學歷、職稱、年齡結構上從長計議，卓有成效地建設教學管理梯隊。[2]同時，學校還應為教學秘書設計出切實可行的可持續發展的職業生涯發展途徑，使教學秘書從一開始就對自己的崗位、職業發展建立較為完整的概念，激發其向職業目標努力的動力。

（二）提升教學秘書的綜合素質

高校教學管理的科學化、規范化和程序化，對高校教學秘書工作提出了更高的要求。教學秘書要努力掌握先進的教學管理手段和管理方法，應該注重提高統籌協調能力、信息處理能力、文字表達能力等職業能力，要善于調節情緒，積極向上，為人處事寬容友善。

（三）建立并完善學習培訓制度

高校對新教學秘書要嚴格遵循“先培訓，后上崗”的原則，使教學秘書盡快適應工作崗位。此外，還要盡可能實現“以老帶新”，對于老教學秘書退休或者調離崗位的，要提前做好準備，培養“接班人”。還可以組織教學秘書研討交流、出訪考察、觀摩學習等，讓教學秘書學習和交流工作經驗，開闊視野，提高自身的整體水平，結合自身院系實際需要探索優化教學管理的方式方法。

（四）支持教學秘書進行科研工作

從調查的結果來看，教學秘書科研能力薄弱的主要原因是“工作太忙，沒有時間和精力從事研究創新工作”，教學秘書整天忙于應付各種事務性工作，很少有時間進行教學管理研究或教學研究，加上現在發表文章的成本也很高，這種費力又費錢的事情很少有人愿意做，而且“學校沒有相關獎勵政策，沒有動力從事研究創新工作”。對癥下藥，要加強教學秘書的科研意識，提高教學秘書的科研水平，應為教學秘書解決“時間”和“政策支持”兩個重要問題。可以為教學秘書配備家庭經濟困難而工作能干的學生做助理，既使教學秘書減輕了工作負擔，也為困難學生提供了實踐鍛煉的機會，可謂是一舉兩得。其次，應結合學校工作實際，有針對性地為教學秘書提供教學管理改革項目或科研項目，提供一定的課題研究經費，鼓勵教學秘書積極參加教學管理研究，總結教學管理經驗，撰寫研究論文，將教學管理工作不斷提高到新的水平。

（五）建立激勵機制，規范考核制度

學校要明確教學秘書的工作職責，在績效分配方面不能與其他各類教輔人員搞簡單的“一刀切”，而應建立獎罰分明的激勵機制，完善教學秘書的考核制度，對教學秘書日常工作進行全面考核，包括工作能力、工作態度、工作強度、工作效果等等，實現工作績效與酬勞的合理平衡；打破平均主義，拉開收人分配檔次，在工資定級、職稱評定時對優秀教學秘書要給予一定的政策傾斜，對考核優秀的教學秘書要給予精神和物質上的鼓勵，對管理能力突出的可提供晉升機會；應參照輔導員老師的待遇標準，對于能力突出的教學秘書應給予相當的職務級別，比如：根據相關教學秘書的規章制度，符合條件的，工作二年以上聘為副科級，工作四年以上聘為正科級，工作八年以上聘為副處級，工作十二年以上聘為正處級。而對那些在工作中不負責任、應付了事的教學秘書應給予一定的處分和處罰，對于做事毛糙、管理能力差、慵懶拖拉的不適合教學秘書崗位的可解聘或調換其他工作。只有真正做到獎罰分明、獎優罰劣、獎勤罰懶，才能調動教學秘書工作積極性和主動性，保證教學管理工作的順利開展。

[1]鄧新榮,高務龍.高校教學秘書隊伍建設中存在的問題及其對策[J].民辦教育研究,2010,(5):48-50.

[2]方建士.高校教學秘書的職能及素質要求[J].南京工程學院學報(社會科學版),2007,(4):27-30.