提高高校辦公室管理工作效能探討

呂宏玉，張 菁，齊 輝

(1．河北農業大學 校長辦公室，河北保定071001;2．河北女子職業技術學院，河北 石家莊050091)

黨的十八大對高等教育事業發展做出了全面部署，尤其提出“推動高等教育內涵式發展”，這對于全面提高高等教育質量，推動高等教育科學發展意義重大。高等院校擔負著人才培養、科學研究、服務社會經濟發展、文化傳承等重要職能，切實做好自身工作，積極推動高等教育事業健康發展，為經濟社會提供人才、科技、智力支持責無旁貸。高校辦公室作為高校溝通上下、協調左右的橋梁和紐帶，其工作效能的高低將直接影響高校工作質量和整體工作運轉。本文選取河北省部分高校，通過調研，力求分析高校辦公室工作現狀，從而進一步探討發揮高校辦公室作用、提升高校管理工作效能的有效途徑。

一、傳統的高校辦公室工作職能

當前，我國高等院校處于發展轉型期，處于由外延式發展向內涵式發展、由規模擴張向質量提高的關鍵節點。據調研，目前很多高等院校辦公室仍固守傳統的辦會、辦文、辦事的工作職能和傳統的工作模式。

(一)行政事務

高校辦公室承擔著高校繁重的行政事務管理，包括印章管理與使用、會議安排、報告廳(禮堂、會議室)管理、來賓接待、領導出行、車輛管理、信訪管理等數十項繁雜工作。河北大學、河北農業大學、河北工業大學等河北省內規模較大的重點骨干大學，年均用印達到30萬次，安排大型、小型等各類會議、報告近600場。此外，隨機性、非規律性的行政事務工作還時常增加。

(二)公文承辦

高校辦公室承擔著學校繁重的公文承辦任務。據調查，河北農業大學、河北大學等高校年均流轉公文近1 500件，起草、審核、印發公文約300件。既包括外來文件的簽收、登記、報批、流轉，又包括學校公文起草、把關、報批、印發等工作。此外，還承擔著學校工作報告、工作計劃、工作總結撰寫，領導講話草擬，學校年鑒、大事記撰寫，學校相關制度制定等系列工作，隨著高等教育發展，公文承辦工作任務將不可或缺。

(三)信息統計

據調查，大部分河北高校辦公室負責教育部統計報表、省級各類報表信息，如辦事公開、公務用車、能源計量審查等統計、上報，學校信息匯總、統計等工作，年均上報各類信息達到近20次，幾乎每月都有統計、上報任務，并且要求統計數據客觀科學、實事求是，如實反映學校教育事業發展和各項工作進展情況，任務異常艱巨。

(四)其他事務

除做好日常工作之外，高校辦公室還時時承擔著領導交辦的其他任務，或者學校其他中層單位求助的相關工作，時常以“救火隊長”身份出現，這與自身溝通、協調職責密不可分。

二、新形式對高校辦公室工作的新要求

黨的十八大、十八屆三中全會對高等教育發展提出了明確要求，由傳統的管理高校向治理高校轉變已成為高校發展的當務之急，高等教育發展對高校辦公室工作也提出了進一步全新要求。具體體現在以下幾個方面:

(一)由被動接受向主動學習轉變

高校辦公室作為高校管理的重要部門，居于學校管理系統的中心地位［1］。分管工作多、涉及面廣，內容龐雜，尤其事務性、臨時性工作任務較重，已成為高校辦公室工作的共性。然而，隨著我國高等教育快速發展，高校辦學規模不斷擴大，高校辦公室人員職數卻少有增加。如河北農業大學，2002年校長辦公室工作人員7人，辦學規模11 000余人，2014年辦學規模達到43 000余人，工作人員8人，工作人員人數不足，任務較重［2］，在一定程度上導致了高校辦公室工作人員無暇主動學習，按經驗辦事，師傅帶徒弟，成為當前高校辦公室工作人員學習成長的主要途徑。面對當前高等教育發展形勢，被動學習已經無法滿足今后更好服務于高等院校發展的需要，無法跟上高等教育發展步伐，高校辦公室必須與時俱進，變被動接受為主動學習，主動把握前沿知識，積極拓寬視野，努力提高自身知識層次、業務技能，為更好地服務于高校發展奠定基礎。

(二)由被動承辦向主動辦理轉變

調查顯示，高校辦公室多數工作人員認為，加快轉變工作理念和管理理念，從紛繁復雜的任務中尋找規律，是提升高校辦公室的關鍵節點。對年度常規性工作，要制定常規工作計劃并嚴格落實，如學校大事記撰寫每天都要關注、每月都要落實，每年1月至3月，分解、量化學校工作計劃;4月按上級要求撰寫年鑒相關資料;5月調研座談，了解畢業生狀況，起草畢業典禮講話;11月至12月，填報統計報表、起草教職工代表大會校長工作報告、撰寫年度工作總結、制定年度工作計劃等等，努力做到計劃周密、任務明確、條理分明、有章可循，充分體現工作的周期性和累計效應，避免出現平常不落實或落實不到位，需要時遍地開花，眉毛胡子一把抓的局面。對于貌似無規律可循的工作，也要認真分析，找準切入點，做好充分準備，以便一旦遇到，隨時就能上手做好工作，有效避免因準備不充分出現混亂或者發生工作遺漏。

(三)由側重管理向深化治理轉變

高校辦公室工作，多數涉及高校整體工作運轉，可以說高校辦公室工作好壞，在一定程度上決定著高校整體工作的運轉效率。黨的十八大和十八屆三中全會提出“要從管理國家向治理國家轉變”，這也要求高校辦公室工作要從傳統的側重高校管理，向助推高校治理能力和水平提升轉變。高校辦公室不能墨守成規，必須注重提升治理高校的能力和水平。調研顯示，當前，國家教育部、省級教育行政主管部門正在部署現代大學章程制定工作，河北農業大學等諸多高校正在按要求推進章程制定工作，這是完善學校規章制度、提升依法治校能力和水平的有利時機，高校辦公室應抓住時機，認真研究，找出不適應自身發展和學校發展的制約因素、制約瓶頸，認真解決，著力打造高效運轉的治理體系，提升運轉效能。

(四)由平淡工作向高級參謀轉變

高校辦公室不僅是學校的管理樞紐，還應該是校領導研究決策的重要依據單位。但傳統工作模式，被動接受式的工作態度，決定了多數高校辦公室應有的參謀助手功能沒有全部釋放，把完成任務作為唯一工作目標，對事情的起因、發展、過程、結局及以后將產生的作用或影響，不能深入調查研究，更無法科學預料，造成人浮于事，就事論事，為校領導所提供的決策素材和依據片面，內容空洞，少有前瞻性［3］。高校辦公室最主要的職責之一就是參謀助手，其工作質量的好壞，很大程度上決定了校領導決策的質量，進而影響學校相關工作的開展狀況。在黨的群眾路線教育實踐活動中，河北農業大學、河北大學等河北高校，在梳理群眾對高校辦公室的意見時，發現很重要的反饋是學校辦公室基層調研少，陪領導調研多;自身帶著問題深入一線調研少，不能完全掌握學校教育工作發展動態。高等教育發展現狀，決定了高校辦公室必須提升參謀助手意識和水平，注重調查研究、注重深入基層，提高自身工作質量，力求全面掌握所分管工作的來龍去脈，研究判斷發展方向，當好高級參謀，積極為校領導提供高質量的決策依據。

(五)由傳統模式向創新思路轉變

當前，我國經濟社會發展日新月異，先進管理理念和技術設施層出不窮，高校辦公室不僅要做好本職工作，還必須緊跟時代發展步伐，更新傳統工作模式，充分掌握、利用現代互聯網、微博、微信、辦公系統交流平臺、無紙化辦公等先進技術［4］，努力創新工作思路、工作方式和工作方法，積極提升工作效能，努力為廣大師生員工、為高校發展提供優質服務。

三、高校辦公室提升管理效能的努力方向

(一)深入學習，深刻領會高等教育發展的必然趨勢

高校辦公室是高校的神經中樞，其工作效率的高低，很大程度上影響著高校管理效能的好壞。在高校發展進程中，高校辦公室一定程度上發揮著領頭羊的作用，掌握我國和世界高等教育發展規律、發展趨勢、發展狀況已經成為高校辦公室的重要職責。調研顯示，“注重學習，將學習轉化成必要的工作環節和內在的工作動力”，是黨的群眾路線教育實踐活動中，廣大師生、其他中層單位對河北農業大學、河北大學等高校辦公室提出的明確要求，也是他們今后整改的努力方向。高校辦公室必須帶頭深入學習、深刻領會黨和國家的教育方針、高等教育法律法規，主動跟蹤當前世界和我國高等教育、高校管理的前沿知識，系統研究我國人才培養、科學研究、助推經濟社會發展和文化傳承的政策措施和先進典型，掌握相應知識，練好新時期為學校服務、為師生員工提供優質服務的真本領。

(二)通盤考慮，規范建立辦公室系統高效運行機制

高校辦公室系統，既包括學校辦公室、還包括各中層單位、學院等單位的辦公室，是上傳下達，協調左右，推動高校各項工作科學、有序、高效運轉的有機整體。高校辦公室系統運轉效率的高低，很大程度上影響或決定著學校整體工作的效能的好壞。為適應當前高校快節奏、高效率的發展需求，高校必須通盤考慮，深刻剖析影響辦公室系統運轉的環節，消除影響辦公室系統運轉的困難或障礙，通過調查研究、破舊立新、建章立制等措施，建立科學規范的辦公室系統高效運行機制和運轉體系，以推動高校工作高效運轉［5］。

(三)創新思路，積極打造高校辦公室系統交流平臺

高校辦公室系統運轉效率的高低，除需要建立科學規范的運轉機制外，還需要辦公室系統內部進行及時、有效的溝通交流。有些工作，一旦溝通不暢，容易產生偏差，造成失之毫厘、謬以千里的局面。在當前高等教育迅速發展的今天，創新工作思路，利用先進的互聯網、微博、微信、辦公系統等技術，打造高效的辦公系統交流平臺，是規范管理，加強溝通，及時了解工作進展情況，消除歧義和偏頗，確保各項工作有序運轉，提升高校工作效能的有效途徑。

(四)挖掘潛力，充分發揮信息工作高價值參考作用

隨著高等教育不斷發展，辦公室的參謀助手作用將日益顯現。高校辦公室必須與時俱進地轉變工作思路，在完成印章管理、來賓接待、公文處理、信訪辦理等傳統工作任務的同時，必須高度重視、積極發揮參謀助手作用，注重調研、注重搜集有價值的參考信息，充分利用各類統計數據，注重分析研判，去粗取精、去偽存真，深入分析各類信息反映的本質，并積極與高等教育發展需求有效銜接，努力為高校決策、發展提供最有價值的參考信息。

(五)優化服務，全力推動高校教育工作的科學發展

高校辦公室是服務型機構，服務師生、服務中層單位、服務學校發展是辦公室工作不變的主題。在全黨深入開展黨的群眾路線教育實踐活動之際，高校辦公室必須立足實際，深化服務意識，明確工作流程、細化工作環節，不僅要做好本職工作，還要想廣大師生員工之所想、急廣大師生員工之所急，不僅要埋頭苦干、還要講究工作方式方法、工作質量和工作效能，尤其注重提升服務質量和服務水平，踏踏實實為學校師生、部門提供最優質的服務，用實際行動推動高校工作科學有序發展。

總之，高校辦公室在高等院校發展進程中扮演著重要角色，是提高高校管理工作效能的關鍵節點。隨著我國高等教育快速發展，高校辦公室必須與時俱進，由側重管理向注重治理轉變，由辦文、辦事、辦會向當好參謀助手轉變，由消極推進各項工作向加強督辦、努力提高工作效能轉變，積極服務于高校發展，努力開創高校辦公室工作的全新局面。

［1］ 張雅君．新形勢下高校辦公室管理存在的問題及其對策探討［J］．經濟與社會發展，2006，4(5):197-199．

［2］ 聶國欣．新時期高校辦公室工作特點及人員素質要求［J］．華北電力大學學報(社會科學版)，2006(4):134-137．

［3］ 李智干．關于提高高校辦公室工作效率的若干思考［J］．集美大學學報(哲學社會科學版)，2009，12(4):107-111．

［4］ 呼永進，虞劍英．新時期高校辦公室自身建設與發展探討［J］．四川職業技術學院學報，2012，22(1):65-68．

［5］ 孫瑋，王世龍．高校辦公室中樞協調職能運行機制的研究［J］．高教論壇，2010(12):100-102．