淺談當(dāng)前檔案工作服務(wù)功能的創(chuàng)新

蔣海偉

摘 要：當(dāng)前檔案工作者的重要使命就是開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，積極主動(dòng)地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)服務(wù)，為全面建設(shè)小康社會(huì)服務(wù)。要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供一般性和定制專屬服務(wù)，并加強(qiáng)各項(xiàng)事務(wù)管理，促使檔案管理現(xiàn)代化、社會(huì)化、效益化，提高自身價(jià)值。

關(guān)鍵詞：局域網(wǎng)；檔案管理；服務(wù)創(chuàng)新

1 從服務(wù)觀念上轉(zhuǎn)變

人們將檔案作為信息存儲(chǔ)、保管和提供利用，這個(gè)過(guò)程本身就是為了追求某種效益，所存檔案若不能滿足社會(huì)的需求或者保存檔案的付出與滿足的需求相比得不償失，那么保管檔案就變成了無(wú)效勞動(dòng)。同時(shí)，現(xiàn)實(shí)存在的保管檔案信息所付出的人力、物力和財(cái)力是否具有合理性，也是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題，因?yàn)槠湔撟C結(jié)果既能向人們展示檔案管理活動(dòng)對(duì)社會(huì)的貢獻(xiàn)，又可為檔案部門的投資提供依據(jù)。特別是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的今天，在檔案部門財(cái)力有限，庫(kù)房?jī)?nèi)又存諸多無(wú)須保存檔案的狀況下，更需轉(zhuǎn)變?cè)械闹恢匾暽鐣?huì)效益而忽視經(jīng)濟(jì)效益的觀念和作法，從總體上考察檔案管理活動(dòng)在經(jīng)濟(jì)上的合理性，重視保管費(fèi)用因素對(duì)效益的影響，切實(shí)將其貫徹到鑒定工作中去，這對(duì)目前檔案工作中優(yōu)化館藏提高效益具有重要的意義。

2 從服務(wù)成本上降耗

解決大量過(guò)期檔案滯留在昂貴的庫(kù)房中造成管理困難的一個(gè)最有效的方法是建立起經(jīng)常性的檔案專業(yè)鑒定秩序。即完善鑒定組織和方法，在各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)中成立檔案鑒定機(jī)構(gòu)，由檔案行政管理機(jī)關(guān)、檔案館的鑒定專家以及富有較多實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)的人員組成，專職負(fù)責(zé)檔案鑒定、存留與銷毀問(wèn)題的研究及經(jīng)常性的檔案銷毀鑒定工作，以保證檔案始終處于被選擇的狀態(tài)中，從而提高管理效益。另外，鑒定的方法也應(yīng)采用定量方法與定性方法相結(jié)合。定性分析法是運(yùn)用自身特定的概念系統(tǒng)、特定的理性和規(guī)律從抽象思維中概括出來(lái)，它有利于對(duì)檔案價(jià)值社會(huì)效益的評(píng)價(jià)。而定量分析法則是用數(shù)理方法或計(jì)量方法來(lái)體現(xiàn)成本/效益、功能/費(fèi)用的關(guān)系，從而有利于檔案價(jià)值經(jīng)濟(jì)效益的評(píng)價(jià)。例如對(duì)科技檔案或?qū)ｉT檔案的價(jià)值的評(píng)定用定量分析法比較準(zhǔn)確，當(dāng)評(píng)定文書檔案或黨政檔案時(shí)用定性分析法。在評(píng)價(jià)效益的過(guò)程中運(yùn)用定性分析得出的結(jié)論可以指導(dǎo)定量分析，運(yùn)用定量分析得出的數(shù)量指標(biāo)可以為定性分析提供基礎(chǔ)和進(jìn)一步的證明，以引起有關(guān)部門和檔案管理部門的重視，從而提高其效益意識(shí)，減少投入增加產(chǎn)出。

3 從服務(wù)手段上來(lái)革新

借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。建立檔案館（室）網(wǎng)頁(yè)，開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門充分利用檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，尤其是文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，檔案信息管理法制化。

建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件數(shù)據(jù)管理中心”。電子文件數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，豐富，利用率高。

開(kāi)展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。檔案部門可以在網(wǎng)頁(yè)上通過(guò)匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對(duì)象對(duì)檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。

4 從服務(wù)領(lǐng)域上的擴(kuò)展

信息服務(wù)的多元化。現(xiàn)在檔案服務(wù)的主體由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對(duì)象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識(shí)。這是因?yàn)闄n案部門既要面對(duì)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。當(dāng)今社會(huì)，人們從事的科學(xué)和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得越加復(fù)雜，越離不開(kāi)信息服務(wù)。對(duì)檔案信息的單一需求必然將被對(duì)檔案、文件、圖書、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。

興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會(huì)的今天，從信息資源開(kāi)發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識(shí)檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，即建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要的工作實(shí)體。對(duì)于檔案信息的開(kāi)放和開(kāi)發(fā)，檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)和產(chǎn)業(yè)意識(shí)，面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)主動(dòng)出擊。如在匯編專題信息方面：開(kāi)發(fā)信息，幫助引進(jìn)開(kāi)發(fā)先進(jìn)技術(shù)產(chǎn)品；開(kāi)發(fā)經(jīng)濟(jì)信息，為企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整服務(wù)；開(kāi)發(fā)市場(chǎng)信息，為企業(yè)提供營(yíng)銷機(jī)會(huì)；開(kāi)發(fā)信息，為企業(yè)維護(hù)合法權(quán)益服務(wù)；開(kāi)發(fā)房地產(chǎn)信息，為城市改造和建設(shè)服務(wù)等。

加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，人類的知識(shí)和信息總量在急劇增長(zhǎng)，面對(duì)浩瀚繁雜的情報(bào)，任何一個(gè)文獻(xiàn)部門都不可能將所有知識(shí)和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報(bào)等部門各自為政的局面，建立完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。而建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，正是建立社會(huì)信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。

建立聯(lián)合目錄。用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合兩個(gè)或兩個(gè)以上檔案館、圖書館館藏的檔案目錄。實(shí)現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報(bào)等文獻(xiàn)部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識(shí)、信息、情報(bào)。通過(guò)建立聯(lián)合目錄，形成，實(shí)現(xiàn)資源共享，使各文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，并有利于各級(jí)各類檔案館、圖書館館藏朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會(huì)多方面的需要。

當(dāng)前，檔案部門仍然是一個(gè)弱勢(shì)群體，也是一個(gè)弱勢(shì)部門。面對(duì)檔案部門的“生存”現(xiàn)狀，究其原因，關(guān)鍵在于人才，關(guān)鍵在是否有所作為。只有人才興館強(qiáng)室，才能實(shí)現(xiàn)逆境中崛起。因此，要堅(jiān)持有計(jì)劃地培養(yǎng)和引進(jìn)高學(xué)歷、高層次的檔案服務(wù)創(chuàng)新人才。既不依靠“上帝”的仁愛(ài)，也不坐等上級(jí)的“恩賜”，必須用改革發(fā)展的思路來(lái)解決前進(jìn)中的困難，努力培養(yǎng)造就一支素質(zhì)較高的人才隊(duì)伍是檔案服務(wù)創(chuàng)新的根本保障。