肇慶公路技工學校教學檔案管理之做法

孫劍卿

摘 要：教學檔案是在教學實踐和教學管理活動過程中直接形成有價值的歷史記錄，建好教學檔案，不僅是為了保存和管理好相關文件，更主要是為學校的教學決策、教學管理及教學科研服務。隨著我國技工教育事業的不斷改革和發展，教學文件、材料日趨增多，再加上教學是學校的中心工作，因而教學檔案管理工作更是重中之重。

關鍵詞：教學；檔案管理

學校檔案管理工作是衡量學校教育質量和管理水平的重要標準，是學校各種評估工作的重要內容。它既繁雜又細致，需要我們以滿腔的熱情和科學的態度去認真完成。隨著我國技工教育事業的改革和發展，教學文件、材料日趨增多，再加上教學是學校的中心工作，因而教學檔案管理工作更是重中之重。

1 教學檔案的作用

1、教學檔案可以改變教學方法的不足，也可以將教學過程中好的方法通過教學手段加以廣泛實施，并收到事半功倍的效果。

2、學校是教書育人之地，教學質量如何，以及如何提高教學質量，這都與教學檔案分不開的，只有吸取和提高，才能有效地提高教學質量。

3、教學檔案是評價學校教學管理工作水平、考核教師業務能力和職業道德的主要依據。

2 我校教學檔案管理的現狀

教學檔案管理工作在我校工作中有著重中之重的作用，它包含的內容較多，加之其行業辦學的特殊性，因而決定了該檔案的繁雜、重要。包括上級部門教育教學政策、法規、課程計劃、教學大綱以及本校制定的教學及教師規章制度、教學工作計劃、總結、教學大綱、專業設置計劃、教師任課計劃、試卷題庫、教學檢查資料、學期課程安排、生產實驗（實習）計劃、教務工作安排、教師業務檔案、各學期成績、學生學籍卡、注冊名單、上報錄取審批表、畢業鑒定表、實習報告等。建好教學檔案，其目的不僅是為了保存和管理教學過程中形成的有價值的文件，更主要的是為學校的教學決策、教學管理及教學科研服務。學校教學管理水平的高低，會在很大程度上影響學校的教學質量，進而影響學校在社會上的信譽度，如何提高教學管理水平是學校管理工作中重中之重，這在很大程度上得依靠教學檔案。通過對教學檔案中有關內容的分析、總結，從宏觀上可以明確學校的教育發展方向。制定教學計劃，更好地安排師資，并可根據實際需要制定短期規劃和長遠規劃，特別是根據教師的教學業務材料及學生獎懲資料，可以適量調整教學任務，解除師生的思想包袱，使他們以全身心投入教與學。

學生從進入學校直至畢業，這段期間資料特別多，公路技校在進行這項工作時，根據具體情況每學期對教學及學籍管理工作材料進行了系統整理、歸類，由于工作細致，資料保存完好、齊全，因而在查閱學生資料時非常方便快捷，學生能及時地辦理畢業手續。如學生入學后按所學專業要求及時填寫學籍表二份，一份報上級審批，一份本校歸檔，且永久保存。學生畢業時需查閱的手續主要是學籍注冊情況、錄取手續和各學期成績。具體的做法是：從第一學期起，各專業班級的成績按學期裝訂，待其完成各學期課程之后，再按班級專業入檔，這樣在查閱中既方便又簡捷；錄取手續是一個 取得入學資格的標志，因而保存完好是非常重要的，按年度進行編訂，保證了學生辦理畢業手續時一查便知；畢業生名單存檔是為了對學生畢業有名可查，也是為了掌握畢業生人數而專門設置的檔案，在多次畢業生因畢業證丟失來校開具證明時，根據所存檔案查閱起來非常便捷有效。教師教案、論文發表、教研活動、授課日志、教學總結、教學大綱等按檔案管理工作要求每年9、10月教務處、學生處兼職檔案工作人員收集、整理，經學校綜合檔案室人員檢查、審核后接收歸檔。

2004年廣東省勞動廳開展全省技工學校辦學評估工作，從年初直至8月底前，我校在教學檔案原有的基礎上建立統一目錄，支持材料獨立裝訂入盒，備條目說明，督導檢查逐條情況一目了然，為順利通過督導評估起到了關鍵性的作用。

3 教學檔案管理工作中存在的問題

1、對教學檔案的重視不夠。不少部門領導缺乏檔案工作意識，年初制定工作計劃時未能將檔案兼職人員的培訓工作列入部門計劃工作中。

2、教職工檔案意識不強。個別教師思想存在著教學資料是自己創造的，是自己的心血，怎能交到學校綜合檔案室管理的意識，致使有價值的過程性材料收集困難，應該歸檔的珍貴教學實踐和科研材料依然散失在個人手中，以至教學檔案未能及時發揮應有的作用。

3、個別兼職檔案管理人員素質不高。個別兼職檔案管理人員對教學檔案的收集、立卷、整理、保管和利用缺乏必要的業務知識和技能。

4、開發檔案信息資源深度不夠。學校雖是行業辦學，其特殊性也決定了教育工作開展的局限，在教學管理工作上未能更好、更深的開發利用教學檔案，使教學管理工作及教學質量也受到不同程度的影響。

4 切實加強教學檔案管理措施

1、領導重視，齊抓共管。領導的檔案意識，從某種意義上講可以反映這個學校檔案管理水平。領導重視檔案工作，就能把檔案工作放到議事日程，使學校的教學檔案成為推動學校各項工作的重要力量。

2、依法治檔，制訂措施，建立科學的管理機制。要搞好學校的教學檔案工作，必須依法治檔，有切實可行的措施作保證。要不斷加強對教學檔案工作的領導，主要領導應親自過問教學檔案工作，解決教學檔案工作中存在的各種實際問題，促使學校教學檔案工作跟上當今新形勢教育教學改革的步伐。

3、加強對教學科研文件形成和積累的管理，把教學檔案工作與計劃管理、課題管理和成果管理等密切結合起來，要做到教研材料從形成、積累、鑒定、驗收、整理、系統性、準確性等幾個環節同步。并依據教學檔案的管理制度進行督促、指導。

4、注意教學檔案的收集與管理。在教學檔案管理工作中，要制定明確的教學檔案目標管理標準，建立一套適用于我校教學檔案管理工作制度。在平時工作中管理人員要注重教學檔案的收集和積累，及時收集有價值的教學資料。各處室針對教學特點，將教學檔案工作納入教學計劃、規劃，納入專兼職檔案管理人員的崗位職責，作為本人年度考核的標準之一。

5、注重教學檔案的開發和利用。教學檔案集中來源于教學管理業務部門，特別是學校教師需要解決教學方面的某些問題或是領導處理問題要作的決策，檔案人員能及時提供利用；在學生管理方面能及時提供第一手資料，如教學質量如何提高、教研工作如何開展、學生成績總表、學生學籍、處分材料等都能提供參考利用及開發工作。

6、重視編研工作，加強檔案利用工作的信息反饋。教學檔案工作在堅持收集、整理的基礎上，應該充分注意到教學管理改革對檔案工作提出的新要求，并在服務中體現教學檔案的價值。

7、重視教學檔案管理人員的業務培訓。檔案人員的業務素質對做好教學檔案管理工作起著關鍵作用。因此，每年安排檔案人員參加檔案業務培訓，提高兼職檔案人員業務素質是非常必要的。同時要了解教學活動過程，熟悉教學檔案的范圍及具體內容，熟悉教學文件材料形成的規律及特點，確保教學檔案的完整、準確、系統、規范，實現教學檔案管理工作的標準化、現代化。

5 結束語

“不進則退，不變則死”、“有為才能有位”，教學檔案管理人員唯有不斷學習、進取、開拓、創新，使學校檔案工作有所發展才能為檔案工作帶來生機和活力。