略論成人高等教育檔案管理的規范化與科學化

●侯軍

略論成人高等教育檔案管理的規范化與科學化

●侯軍

檔案管理在成人高等教育管理中居于重要地位，作用重大卻易被忽視。成人高等教育檔案管理的核心價值主要表現在基礎性、服務性、規范化、科學化等方面，要針對這些方面工作中的不足，采取相應策略，與時俱進，提升檔案管理水平，從而推動成人高等教育持續健康發展。

成人高等教育；檔案管理；核心價值；管理水平

隨著成人高等教育的發展，其檔案數量日益增加，管理難度也越來越大。成人高等教育檔案管理水平總體不高，不僅使大量有價值的檔案材料無法發揮其應有作用，而且影響了成人高等教育的管理水平。檔案管理在成人高等教育中具有重要的作用，其核心價值體現在基礎性、服務性、規范化、信息化等方面。本文主要圍繞這些方面，探討改進成人高等教育檔案管理工作的對策，以推動成人高等教育健康發展。

一、檔案管理在成人高等教育中的服務性功能

任何一項管理工作都是服務，檔案的開發和利用是檔案管理的主要目的和價值所在。檔案管理工作如果沒有服務功能，就失去了發展的動力支撐。目前很多成人高等教育方面的檔案室，僅僅停留在日常的收集、整理檔案的階段，檔案的利用價值不足，服務功能發揮不夠。檔案管理工作者要強化服務意識，不斷滿足教育教學需求，為學生和用人單位提供良好的服務，有效發揮檔案在成人教育招生、教學、畢業等各項管理中的作用。

（一）為教學、科研和管理服務。教學、科研和管理是成人高等教育的主要工作，檔案管理要從各個方面主動及時服務。成人高等教育檔案管理往往封閉運行，人們對檔案信息的價值普遍認識不足。檔案不只是靜止的文字和圖像材料，充分挖掘其使用價值，就變為可貴的資源。檔案管理工作者要創新服務理念，采取多種形式，不斷拓展服務范圍，提高服務水平。深入工作第一線，及時了解教科研和管理工作的需求，改變傳統的靜態管理模式，定期編寫各種檔案信息資料明細手冊，把主要精力放在檔案的利用上，主動積極、有的放矢地提供有效服務。

（二）為學生和用人單位服務。檔案管理工作要積極做好對學生的服務。從國際上看，很多高校都保留著建校以來學生的全部檔案，不論過了多少年都能查到學生上學時的各方面情況。我國成人高等教育發展迅速，檔案意識不強，對學生服務的意識尤其缺乏。隨著經濟社會的發展和對人才的重視，成人高等教育檔案價值越來越被認可，其服務領域也不斷擴展。特別是學籍檔案，體現著成人高等教育的法律性和嚴肅性，是人事檔案的重要組成部分，人事部門和用人單位對學籍檔案日益重視。調查發現，學籍檔案的利用率非常高，在學歷認定、證書補辦、出國留學、晉職提升等方面都有需要。要增加檔案的開放性，促進服務功能的多元化，及時了解廣大學生就業和用人單位的檔案信息需求，不斷提高服務水平。同時要加強橫向聯合，積極取得檔案主管部門的支持幫助，與綜合檔案館加強協作，共同開發信息資源，互利共享檔案信息資源。

二、成人高等教育檔案管理規范化

規范化是檔案管理工作的基本要求。隨著成人高等教育改革發展，迫切要求加強檔案管理基礎建設，完善管理運行機制，遵循檔案規律，實現檔案管理工作的規范化、標準化。

（一）提高檔案管理的規范化。一要把好“入口”，在檔案的整理工作中充分考慮連續性和完整性，將文書工作規范化與檔案工作規范化同步推進，及時將檔案資料入檔，分門別類、各歸其位。入檔時要對相關材料進行認真清點，嚴格做到賬物相符。二要把好“出口”，調閱檔案要履行相關手續，經過領導批準，要注意保密。歸還的檔案要及時歸位，保證完整無缺。有關工作人員工作調動時，要對有關檔案及時移交。三要完善規章制度，在各個環節做到有章可循。有的單位正是由于管理制度不健全，造成大量有價值的教育教學文件資料無法保存或丟失嚴重。要定期檢查制度執行情況和檔案管理，發現問題及時處理，做到及時查缺補漏，保證檔案管理周密規范，萬無一失。

（二）實現檔案管理的標準化。實施全程規范化檔案管理，必須強化標準化理念，引入全面質量管理的思想，積極探索檔案工作標準化建設。成人高等教育檔案的分類要嚴格按照教育部發布的《高等學校檔案實體分類法》的有關規定執行。檔案工作資金投入不足，是制約很多成人高等教育辦學單位檔案管理工作規范化的瓶頸。要探索引入ISO9001質量管理體系，在硬件建設方面加大投入力度，實現閱覽、辦公、庫房分設，檔案庫、文件柜等要合乎要求，防潮、防塵、防光、防火要達標。高等學校成人高等教育如果辦學層次較多，還要指導各院系和辦學點采用統一標準、統一流程，做好各類檔案的管理工作。運用科學方法對檔案管理過程進行有效控制，不斷優化檔案過程管理，統一標準，統一行動，嚴把質量關。在不少單位，檔案管理水平一直不高，主要原因就是對檔案管理標準化建設重視不夠，沒有建立起符合成人高等教育特點的檔案管理質量保障體系。致使檔案管理流于形式，不能發揮應有作用。

三、成人高等教育檔案管理科學化

知識經濟時代已經到來，數字化、網絡化技術的應用和不斷發展深刻地影響著經濟社會的各個方面，信息化的巨大作用超出人們的想象。成人高等教育檔案管理工作中存在著管理手段現代化不夠、管理隊伍素質不適應需要等問題。在新的時代背景下，成人高等教育必然發生相應的變革，檔案工作必須與時俱進，不斷提高檔案工作者的業務水平和創新意識，積極推進檔案管理工作科學化。

（一）推進檔案管理由傳統向現代轉變。在信息化背景下，網絡技術、數字技術已經融入成人高等教育的內容、方式與評價等各個教學環節，檔案管理工作也正在悄然發生革命性轉變，即由傳統形式向現代管理轉變，其重要標志就是電子檔案的份額和作用不斷加大。以照片檔案為例，從若干年前的黑白照片、彩色膠卷照片為主，目前已經完全被數碼照片取代。數碼照片方便快捷，易采集、易傳輸、易存取、易共享，而且儲存量大，已廣泛運用于成人高等教育各項管理工作之中。在新形勢下，電子檔案應運而生。檔案管理必須要破解新的難題，加速實現由傳統管理向現代管理的轉變，加快檔案數字化、信息化建設步伐。同時，繼續做好傳統紙質檔案的搜集與管理，使紙質檔案和電子檔案并存、互補，相得益彰。要加強檔案管理信息系統建設，將成人高等教育檔案管理納入學校辦公自動化系統的設計，建立快捷、方便的檔案使用平臺，為師生和管理者服務。

（二）加強檔案管理隊伍建設。檔案管理作為一種現代管理，要倡導“以人為本”的管理理念，抓基礎、抓隊伍、抓創新，以隊伍建設提高管理科學化水平。特別是檔案管理工作單調、繁瑣、枯燥，長期不受重視，尤其要加強檔案管理隊伍建設。一是注重檔案專職管理人員的配備和培訓。要選拔工作責任心強、業務素質高的人員專門負責檔案管理工作。針對檔案工作繁重的特點，要充分尊重和愛護專職工作人員，努力營造一種尊重、理解的工作氛圍，激發他們的工作熱情。針對檔案工作必須與時俱進的特點，要認真開展業務工作培訓，構建適合檔案人員特點的繼續教育模式，不斷提高工作人員的業務能力，完善知識結構，特別是加強電子檔案管理方面的知識和技能培訓。二是建立科學有效的管理機制。成人高等教育工作者要認真貫徹落實《檔案法》等法律法規，切實提高檔案意識。要加強對檔案管理工作的領導，明確單位分管負責人，建立全員參與的工作機制，將檔案管理納入每個人的崗位目標任務。所有工作人員都要定期把自己的工作文件分類，按照“即形成、即轉交”的原則，及時將形成的檔案材料進行初步整理，轉檔案室入檔。形成領導重視、全員參與、有效控制、科學高效的檔案管理網絡。

改進檔案管理工作任重道遠。在成人高等教育辦學中，要回歸檔案管理工作固有的核心價值，在職責、程序等各個層面，加強管理和協調，夯實基礎，強化服務，實現檔案管理工作的規范化、科學化，進一步樹立成人高等教育的良好形象。

[1]連仕超，苗紅.成人高等教育教學質量監控探索[J].中國成人教育，2008，（1）.

[2]黃婷.檔案管理怎樣導入標準化理念[J].中國質量技術監督，2012，（8）.

[3]楊曙光.談加強成人高校學籍檔案管理[J].中國成人教育，2005，（5）.

[4]潘君.淺析成人高校檔案管理的問題與創新[J].中小企業管理與科技.2010，（7）.

[5]馮文靜.淺論高校科研檔案管理[J].內蒙古科技和經濟，2007，（8）.

[6]強春曉.高校教學檔案管理的特點及現代化管理對策[J].中國信息技術教育，2007，（7）.

（責任編輯：何言）

侯軍/山東政法學院副研究館員，研究方向為檔案管理