信息化時(shí)代高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理與開發(fā)利用研究

文/云南省大理白族自治州云龍縣人力資源和社會(huì)保障局人才中心 楊潤(rùn)平

信息化時(shí)代高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理與開發(fā)利用研究

文/云南省大理白族自治州云龍縣人力資源和社會(huì)保障局人才中心 楊潤(rùn)平

信息化的發(fā)展，對(duì)高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，作為學(xué)籍檔案管理中極其重要的組成部分，畢業(yè)生學(xué)籍檔案記錄了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的所有信息，所以需加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，將畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理的職能充分發(fā)揮出來，開發(fā)利用畢業(yè)生學(xué)籍檔案。故此，本文著重分析了信息化時(shí)代下高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理的優(yōu)勢(shì)與途徑。

信息化；高校；畢業(yè)生；學(xué)籍檔案管理；開發(fā)利用

伴隨著信息化時(shí)代的來臨，學(xué)籍檔案管理受到影響，尤其是畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理，在信息化時(shí)代積極提高高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理與開發(fā)利用效率，保證其安全性、真實(shí)性成了目前值得思考與分析的內(nèi)容。另外，畢業(yè)生學(xué)籍檔案信息較為重要，關(guān)系到畢業(yè)生的就業(yè)問題以及諸多社會(huì)問題，需加以重視，應(yīng)該積極探究信息化時(shí)代所帶來的優(yōu)勢(shì)，提出有效建議與對(duì)策。

一、信息化時(shí)代高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理的優(yōu)勢(shì)

高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案主要反映了畢業(yè)生從入校到畢業(yè)的各項(xiàng)記錄，是教學(xué)管理中不容或缺的組成部分，具有法律作用，對(duì)畢業(yè)生邁向社會(huì)具有一定的推動(dòng)性。在信息化時(shí)代下，高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理的優(yōu)勢(shì)有哪些呢？

（一）改善傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理模式。眾所周知，傳統(tǒng)模式下高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案是單獨(dú)劃分的，但是同樣是采取紙質(zhì)檔案為主，這種模式與信息化時(shí)代有所沖突。但是在信息化時(shí)代中，可以采取電子文檔的方式實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理，不僅可以實(shí)現(xiàn)資源集成、共享，并且還可以提高歸檔的質(zhì)量與效率。

（二）實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的智能化收集。在傳統(tǒng)畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理中，其多頭管理模式嚴(yán)重制約了學(xué)籍檔案的生成，導(dǎo)致各項(xiàng)問題層出不窮，因?yàn)楫厴I(yè)生學(xué)籍檔案是比較重要的，且是通過相關(guān)部門所提供的材料加以匯總，這樣往往會(huì)導(dǎo)致學(xué)籍信息收集不當(dāng)。但是在信息化時(shí)代，通過利用網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的網(wǎng)上處理，并且還可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、整理，促使高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案朝著智能化方向發(fā)展與進(jìn)步。

二、信息化時(shí)代高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理與開發(fā)利用的不足

從嚴(yán)格意義上分析，雖然信息化時(shí)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推動(dòng)了高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理的有效性，但是從現(xiàn)實(shí)分析，其中仍舊存在一系列的不良現(xiàn)象，無法真正實(shí)現(xiàn)高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理的可行性。

其一是缺乏正確的學(xué)籍檔案管理理念，很多學(xué)籍檔案人員年齡較大，雖然工作經(jīng)驗(yàn)豐富，但卻缺乏專業(yè)的信息化知識(shí)，未全面認(rèn)識(shí)到實(shí)施信息化技術(shù)的現(xiàn)實(shí)作用。或者相關(guān)管理者沒有全面開展信息化管理，采取信息化與傳統(tǒng)模式的相互結(jié)合，導(dǎo)致畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理更加混亂，產(chǎn)生這一現(xiàn)象的原因便是學(xué)籍檔案管理工作理念不科學(xué)，信息化不充足。其二是學(xué)籍檔案管理工作內(nèi)容體系出現(xiàn)問題，無法進(jìn)一步拓展高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理的范圍，比如沒有將學(xué)生成長(zhǎng)的各個(gè)方面加以覆蓋，沒有將畢業(yè)生的相關(guān)信息及時(shí)匯總，如此一來，則無法真正實(shí)現(xiàn)高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理的全面性。其三是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理手段比較困難，因?yàn)榇蠖鄶?shù)學(xué)籍檔案管理人員的思想觀念以傳統(tǒng)手段為主，在信息化時(shí)代無法真正實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)與學(xué)籍檔案管理的整合，尤其在信息化時(shí)代背景下，學(xué)籍檔案管理工作朝著多元與開放的方向發(fā)展，導(dǎo)致很多學(xué)籍檔案管理者無法及時(shí)地從傳統(tǒng)模式下轉(zhuǎn)變過來。其四是高校學(xué)籍檔案管理人員自身素養(yǎng)不足，未認(rèn)識(shí)到信息化時(shí)代所給予的現(xiàn)實(shí)意義，并且在現(xiàn)實(shí)工作中未全面應(yīng)用信息化技術(shù)，其素養(yǎng)與計(jì)算機(jī)能力不足，導(dǎo)致畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理質(zhì)量受到影響。

三、信息化時(shí)代高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理的發(fā)展對(duì)策

（一）信息化時(shí)代實(shí)現(xiàn)畢業(yè)學(xué)籍檔案管理的轉(zhuǎn)變。在信息化時(shí)代高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理工作中，其工作人員以及管理人員要清楚地認(rèn)清現(xiàn)實(shí)，認(rèn)清信息化所給予的重要作用，并充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用。其一是需要實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化，高校檔案管理部門需加強(qiáng)與其他部門的相互溝通，并且清楚了解畢業(yè)生與普通學(xué)生學(xué)籍檔案管理的差異，加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理的重視。其二是需要針對(duì)信息化時(shí)代畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理所存在的問題進(jìn)行分析與探究，如出現(xiàn)問題需及時(shí)解決與分析，并且要在學(xué)籍檔案入庫(kù)之后，由檔案管理部門加以檢查，保證其安全性與準(zhǔn)確性。其三是高校可以針對(duì)性地制定雙套制度，真正采取電子化管理，比如在移交畢業(yè)生學(xué)籍檔案資料的時(shí)候，可以采取電子檔案與紙質(zhì)檔案共同備份的方式，如此便真正實(shí)現(xiàn)雙重保障。

（二）以信息化為契機(jī)實(shí)現(xiàn)高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理的轉(zhuǎn)變。其一是具備信息化理念，高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理中相關(guān)管理人員需要積極樹立正確的信息化理念，并且要具備檔案工作理念，將信息化技術(shù)作為主要的策略之一，保證每一位學(xué)籍檔案管理人員均可以真正認(rèn)識(shí)到信息化的作用與價(jià)值，并且在信息化與網(wǎng)絡(luò)化的相互整合中實(shí)現(xiàn)其信息化發(fā)展與進(jìn)步。其二是加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，并以此為手段實(shí)現(xiàn)高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案資料的整合，可以加強(qiáng)利用大數(shù)據(jù)以及互聯(lián)網(wǎng)，推動(dòng)該項(xiàng)工作的信息化發(fā)展，或者積極應(yīng)用信息化工作模式，針對(duì)實(shí)際的發(fā)展情況制定信息化工作平臺(tái)，真正改善傳統(tǒng)高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理的缺陷與弊端，形成全新的學(xué)籍檔案管理模式。

四、結(jié)語

在信息化時(shí)代，積極實(shí)現(xiàn)高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理成了當(dāng)前最為主要的任務(wù)，但是該項(xiàng)工作并非一朝一夕即可完成，需要多個(gè)部門相互合作與溝通，要從不同的視角出發(fā)，以信息化作為發(fā)展契機(jī)，真正推動(dòng)高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理的有效運(yùn)行。

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