企業銷售內部控制存在的問題及對策

○何艷麗

（陜西興化集團有限責任公司 陜西 興平 713100）

一、引言

隨著世界經濟全球化的快速發展，市場經濟體制在我國也日趨成熟，企業作為獨立的市場主體也面對著越來越嚴峻的競爭。因此，如何讓自己的產品被社會及消費者接受，如何提高自己的產品在市場上的占有率，最關鍵的一步就是做好銷售環節，做好銷售的內部控制更是保障銷售順利實現的重要方式。內部控制簡單來說是指企業為了保證經濟活動的有效進行，保護資產的完整和安全，保證會計資料的真實、合法、完整而制定和實施的一系列政策、措施。然而，我國企業銷售環節的內部控制制度建設尚存在很多不足的地方，比如對于訂單處理、應收賬款、貨幣資金、貨物驗收等業務方面的控制力度較弱等問題。要使企業在市場上所占的份額進一步提升，企業銷售環節的內部控制問題則亟待我們解決。

二、企業銷售內部控制存在的問題

1、合同簽訂不規范

訂單合同的簽訂是對企業未來生產計劃的安排，是企業導向性的工作，也是企業整體預算的起點，做好企業銷售合同的簽訂是保證銷售順利實現的首要環節。但在實際情況中，當前一些中小企業由于對法律知識的欠缺或者對合同簽訂過程具體細節的疏忽大意，或者由于相關人員的素質欠缺，導致合同簽訂不規范，未能考慮異常情況如責任界定等，時常會有一些經濟糾紛發生，使雙方的合同不能完全實施。這樣不僅影響企業的銷售額度，也進一步影響了企業的廠房生產，更使企業的聲譽受到嚴重影響。

2、應收賬款催收困難

首先，在應收賬款形成初期沒有對銷售客戶的資信進行審查程序，信用評審標準變化大，缺乏連貫性和統一性。很多情況下都是靠業務主管工作經驗或個人感情進行賒銷決策，出現問題互相推諉。其次，形成應收賬款之后沒有對其制定嚴密的賒銷內部控制制度。很多后期的會計處理工作不完善，大大提高了企業發生壞賬和銷售人員舞弊的可能。銷售部門與財務部門之間的銜接工作沒有做實，導致長期掛賬甚至出現壞賬。沒有有效的獎懲制度，業務人員的業績優劣和相應的獎罰與應收賬款的回收沒有直接聯系，在一定程度上不利于促進業務人員的收款積極性。

3、銷售資金回籠管理不規范

企業的銷售資金往往存在著回籠率較低的問題，歸根結底是因為對銷售資金的回籠管理不規范。銷售資金內部控制主要是對現金收支業務和銀行存款收支業務的控制。從現金和銀行存款內部控制現狀來看，多數企業對于資金回籠的問題沒有注重崗位分工，從而導致了現金收支業務和銀行存款業務漏洞的發生。具體來說，銷售資金的現金收支業務管理往往存在著更改票證金額、無證無帳或票據不一致、撕毀票據、盜用憑證等問題，導致銷售資金回籠過程中賬目混亂，甚至無賬可查。其銀行存款收支業務管理往往存在著是私自提現、支票套現，私自背書轉讓、出借支票，這些問題嚴重影響了企業銷售貨幣資金的回籠率，給企業銷售內部的有效控制增加了難度。

4、銷售相關信息傳遞不及時

信息傳遞也是內部控制的重要因素之一。一方面，企業銷售內部報告的系統缺失、內容不完整，功能不健全，可能會影響生產經營的有效運行。另一方面，內部銷售信息傳遞不流暢、不及時，則可能會導致企業經營決策失誤、相關政策落實困難。此外，在很多傳統銷售管理結構中，明確的責權統一和完備的規章制度形成了金字塔式，這種傳統的企業組織形式，加大了管理費用，延緩了信息傳遞的速度，使得信息污染和失真的可能性增大，也極大的增加了信息處理的模糊性和不確定性。這些企業的結構大多具有穩定性和剛性，這種剛性表現為信息自上而下地逐級傳遞，使企業總是表現出于外部環境變革之間的摩擦與時滯。而對于瞬息萬變的市場來說，信息傳遞的不及時往往就意味著競爭策略應對不及時，產品策略調整沒有針對性，甚至喪失可能的大好機會。

三、加強企業銷售內部控制的對策

1、加強合同管理內部控制工作

首先，審查要件。一份合同簽訂的好壞直接影響著企業的生產和銷售，因此在簽訂一份購銷合同之前，應該對方當事人簽約資格進行審查。若對方無簽約資格，即使簽訂合同也是無效的。其次，還要防范欺詐行為。簽訂合同的過程中，要仔細審查，嚴把合同關，減少不必要的損失。再次，看條款是否完備。既有主要條款，也有普通條款。明確這些對于合同的履行、避免爭議的發生均有十分重要的意義。最后，看合同是否有效。既要看談判者的主體資格是否合格，還要看合同本身的內容有無前后矛盾。這要求合同簽訂相關人員必須具有相應的法律、專業知識，同時還要有著豐富的談判經驗，更重要的是，合同應根據相關審批流程、權限進行簽署，方能最大程度地規避風險。

2、提高企業應收賬款管理效率

為解決企業應收賬款的問題，最重要的是從源頭上采取有效的控制措施，如建立賒銷審計制度，加強風險防范，完善賒銷業務內部控制。通過嚴格的人為管理，最大限度地提高應收賬款回收率。財務部門要認真對應收賬款的回收、賬齡等情況進行及時的分析，為管理層做出正確的決策提供依據。此外，企業還應該實施加強信用政策管理，完善企業銷售信用管理體系，對不同的客戶制定合理的銷售信用政策，控制應收賬款合理規模，樹立正確的維權意識，建立應收賬款催討機制，規范應收賬款管理基礎工作，采用先進的管理手段等一系列措施，保證應收賬款及時被收回，減少不必要的損失。

3、完善貨幣資金內部控制環境與體系建設

（1）改善企業貨幣資金內部控制環境。內部環境是企業內部控制起很大作用的不同種類單元，是執行時不可缺少的必要條件。它影響企業銷售在貨幣資金流轉過程中整體氛圍的表現。環境的好壞決定著內部控制的效果，各部分之間是相輔相成的。改善企業的銷售環境主要可以提高員工道德素養和能力并完善機構設置與權責分配。在崗位設置上，對于優惠尺度及銷售、收款人員做好職務分離，避免營私舞弊。另外，管控方法、組織結構設置、授權和分配責任的方式等也影響著貨幣資金內控環境因素。企業也可以實施職務分離控制，現金、銀行存款等具體管理內容，實施會計系統控制等措施。譬如明確規定業務人員只能負責銷售業務，由專人收取現金，現金限額達到一定限度后必須送交單位或送存銀行等。

（2）完善企業貨幣資金內部控制體系建設。首先，完善公司銷售管理機制。為了使企業決策權威且科學，需要通過企業治理構架的正當客觀作為保證，包括對公司管理層面的優化設計、完善董事會制度、對董事會資金監控的相應職權等做規定。其次，建立健全企業集團專業管控機。搭建企業一整套的管控資金流向系統，進行統一式安排治理。最后，要完善企業銷售預算系統。企業只有嚴格按照預算、監督、評析三步驟走，才有可能達到其有效治理銷售機構的目的。從財務層面上說，主要是對銷售資金使用的監控以及可操作性的控制。

四、保證企業銷售內部信息傳遞的效率

1、企業銷售內部組織應具有合理性

首先，銷售組織結構要趨于扁平化。這樣可以使銷售橫向信息交流和跨級信息交流更加頻繁，原本難以溝通的企業高級管理層和員工之間就可實現非常方便的交互式溝通。這種結構不僅適應了信息導向的管理要求，而且加速了信息的傳遞。其次，銷售組織結構應該趨于柔性。企業應利用先進的管理技術和應用軟件提高企業銷售經營的個性化、柔性化水平，減少決策與行動之間的時間延遲，加快對市場和競爭動態變化的反應，提高銷售組織結構的柔性，使企業具有高彈性、高流動性、高度分權的柔性銷售組織。再次，銷售組織結構應趨于網絡化。這意味著企業應當將管理組織中的決策點由單一轉變為多個，從而形成多個密切關聯的信息中心，縱橫交錯的信息傳遞通道可以把組織內外的信息連為整體，避免信息割據。總之，為了適應銷售信息傳遞效率的高效性，企業的銷售組織結構不應是僵硬的鏈條式結構，而應該是柔軟的網絡狀立體結構。

2、銷售信息傳遞渠道要具有多元性、先進性、規范性

信息傳遞渠道的數量與信息傳遞的效率直接相關。對于我國大部分企業，尤其是中小型企業而言，信息資源的開發還處于一個初級階段。現代信息技術的發展日新月異，特別是互聯網技術的發展，對信息處理和搜索技術的要求進一步提高。由于信息傳遞過程比較復雜，將信息傳遞過程規范化是企業提高內部信息傳遞的必然要求。一方面要保證信息流通渠道的暢通；另一方面要保證信息的正確性以及注意信息流通的規范化，開發銷售信息傳遞渠道，通過多樣化的信息渠道形成銷售組織內部的溝通。在此方面，企業應通過OA等軟件系統輔助實施，對于大型企業而言，還應建立專門的銷售信息管理系統。

3、加強銷售內部控制評價

在企業銷售內部控制過程中，為了及時了解各種措施的正確性，保證內部控制設計和運行的有效性，企業需要及時對所制定的有關銷售制度和規范等進行評價。結合企業銷售內部控制的內容，對以下銷售業務進行評價：業務外包內部控制評價實務、全面預算內部控制評價實務、財務報告內部控制評價實務、內部信息傳遞內部控制評價實務、合同管理內部控制評價實務等。通過這些評價數據，在企業銷售內部形成信息傳遞，使銷售的各個部門及時改正自身工作的不足。

五、結論

綜上所述，銷售環節在企業整個運營過程中占有很重要的地位。在爭取銷售得到發展的同時加強企業銷售的內部控制，并防范可能出現的問題已經成為每個企業應嚴肅對待和認真解決的重要問題。建立和健全銷售環節的內部控制制度，是企業加強管理的有效途徑。通過在銷售環節建立一套控制體系，杜絕銷售環節的缺陷，促進企業銷售轉化為企業切實的盈利，提升企業價值，才能使企業健康的運轉，在激烈的市場競爭中保持優勢地位。

[1]何燕儀：論企業應收賬款管理存在的問題及對策[J].當代經濟，2011（4）.

[2]韓金江、孫文娟：企業內部信息傳遞中的內部控制研究[J].財會通訊，2012（2）.