關于加強機關檔案工作的幾點思考

李延哲

關鍵詞：機關;檔案;工作

做好檔案收集工作的重要意義

檔案收集工作在整個檔案工作中發揮著深遠影響。檔案收集完成只是說明檔案工作的開展有了“物”的條件和基礎，但是，檔案收集工作的質量，卻因為種種原因參差不齊。檔案收集工作質量的高低，將在效率和質量上直接影響檔案整體工作開展。檔案收集的齊全與否，最終將直接影響社會各方面對檔案的有效利用，對整個檔案工作將發揮深遠的影響。

檔案收集工作是提升檔案工作質量的重要抓手。檔案收集工作的質量，很大程度上取決于各業務部門歸檔的質量。檔案收集的過程，也是檔案工作部門宣傳檔案意識、普及檔案知識的重要契機。檔案部門工作人員可以通過有效利用檔案收集工作這一抓手，推動檔案工作整體質量提升。

機關檔案管理當前存在的主要問題

檔案人員業務素質亟待提高。機關檔案工作人員，80%為兼職，用于檔案工作的時間、精力較少;38.8%的檔案人員未經專業培訓持證上崗，缺乏基本檔案專業知識和獨立完成業務工作的能力。許多單位都存在著由于檔案人員的意識不強、業務不精導致的檔案收集不完整、整理不規范、管理不嚴謹等問題。此外，少數單位還存在著檔案人員因病缺崗或變動過于頻繁等現象，導致檔案工作常年無法正常開展。

業務部門歸檔問題。歸檔缺乏主動性。各業務部門普遍歸檔意識不強，把歸檔看作是檔案部門的硬性任務， 沒有把“要我歸檔”變為“我要歸檔”。這樣容易導致部分部門該歸檔的文件、資料等久拖不歸，也可能造成一些零散文件、“賬外”文件、專門文件、重大活動文件等不能按規定及時歸檔，使歸檔文件不齊全、不完整。歸檔具有隨意性。歸檔的隨意性大，一些該歸檔的沒有歸檔，不該歸檔的卻歸檔了。對保管期限的把握不嚴謹，沒有經過認真權衡把握檔案價值就確定保管期限。只注重文書檔案歸檔，而對音像檔案、實物檔案等其他形態的檔案則歸檔較少。

產生檔案收集問題的原因

對檔案工作重要性認識不足。檔案工作與其他的業務工作不同，不顯山漏水，沒有轟轟烈烈的業績，只有默默無聞的工作。許多人沒有充分認識到檔案工作在服務單位和經濟社會發展中發揮的重要作用，認為檔案工作沒做好也不會影響業績，做好了也不能出成績，尤其是一些業務工作任務比較重的部門，更是認為檔案工作會耽誤業務工作。因此，普遍存在重業務工作、輕檔案工作。

檔案知識缺乏。沒有深入了解黨和國家關于檔案工作的有關規定，沒有精準把握《檔案法》的相關要求，認為檔案工作做得好與不好都是單位內部的問題，可以協調一下，緩一緩、拖一拖不要緊，應付一下也沒什么問題。認為檔案工作是個簡單的工作，不需要學習太多的專業知識和技能，放松了檔案專業知識學習，致使工作能力不強。

檔案工作責任落實不到位。許多單位沒有建立完善的檔案工作網絡，部門負責人沒有切實擔負起部門歸檔工作第一責任人職責，極少過問本部門歸檔工作，更談不上指導，歸檔工作幾乎就是部門檔案工作聯絡員一個人的事。

加強機關檔案工作的對策

加強宣傳，強化歸檔意識。思想是行動的先導。要做好機關檔案收集工作，首先要各業務部門牢固樹立強烈的歸檔意識。歸檔意識的提高，很大程度上要靠檔案宣傳工作來推動。要通過大力宣傳檔案在服務歷史、服務社會、服務經濟、服務民生等方面的新經驗、新舉措、新成績，以及宣傳《檔案法》及其他檔案規定規范，形成人人重視檔案工作的良好氛圍，提升檔案工作影響力。

健全制度，全面壓實檔案收集工作責任。完善檔案收集工作考核細則，強化歸檔工作領導，明確歸檔工作責任， 督促歸檔工作第一責任人和相關責任人認真履行職責。將檔案收集工作納入年終績效考核內容。不斷總結檔案收集工作中出

現的新問題，繼續完善檔案收集相關制度規范，增強制度的指導性和可操作性。

加強隊伍建設，提高檔案收集工作技能和水平。一方面，針對檔案的歸檔、分類、檔案接收等工作規范以及實物檔案、照片檔案、檔案數字化工作的相關要求開展業務知識培訓，從源頭切實提高各部門檔案管理人員綜合素養，提升業務能力和專業水平;另一方面，提升檔案工作人員的職業自信，增強檔案工作人員的光榮感、責任感、使命感和成就感， 鼓勵檔案工作人員參加各種專業知識培訓，深化檔案專業知識，提升檔案工作能力。

創新收集方法，提高收集效果。改變被動式收集辦法，綜合采取日常收集、專題收集、集中收集、跟蹤收集等辦法。面對檔案管理信息化的新趨勢、新要求，不斷研究、探索建立信息化收集渠道，在確保檔案信息安全的前提下，使檔案收集更趨于便捷、高效、及時。

綜上所述，在機關的日常工作中，核心的組成元素就是檔案管理，它為提高機關工作效率、服務綜合能力方面打下堅實的基礎。所以，為了解決目前顯露的問題，順應新時期的發展要求，需要對機關檔案管理工作進行不斷的優化。基于此，以上內容就新時代加強機關檔案工作進行了分析。

參考文獻

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