高校圖書館辦公室的職能和作用

賴麗紅

摘 要：在高校圖書館中，辦公室始終是管理的樞紐中心。在高校圖書館各項管理工作中，具有承上啟下的重要作用，是高校圖書館不可缺少的重要組成部分，是集管理、服務(wù)、黨政事務(wù)于一體的綜合協(xié)調(diào)部門。文章在對高校圖書館辦公室的戰(zhàn)略實施功能、組織協(xié)調(diào)功能、服務(wù)保障功能等重要職能進行分析的基礎(chǔ)上，探討了高校圖書館辦公室工作的服務(wù)性、專業(yè)性、協(xié)調(diào)性等特點及其建立各項規(guī)章制度、搜集決策信息資料、做好協(xié)調(diào)服務(wù)與財務(wù)保障等重要作用。

關(guān)鍵詞：高校 圖書館 辦公室 職能與作用

中圖分類號：G251 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）11（b）-0250-01

1 高校圖書館辦公室的職能

辦公室負責館務(wù)會及館長重大決策具體落實，擬定決策落實計劃，對其進行督辦和落實，并在圖書館不同部門之間進行協(xié)調(diào)，以實現(xiàn)圖書館整體工作目標。具體而言，高校圖書館辦公室主要承擔著以下幾項重要職責。

1.1 戰(zhàn)略實施功能

高校圖書館辦公室承擔著圖書館館長和館務(wù)會制定的各項發(fā)展戰(zhàn)略和管理戰(zhàn)略具體實施工作，這些戰(zhàn)略可能直接關(guān)系到圖書館未來發(fā)展方向、發(fā)展格局和管理水平的提升，甚至將直接影響到高校教學科研水平的提升。因此，高校圖書館辦公室承擔著的戰(zhàn)略實施功能，主要體現(xiàn)在其制定各項戰(zhàn)略實施計劃，根據(jù)館長和館務(wù)會要求及時調(diào)整，對戰(zhàn)略落實情況進行檢查和督察，對戰(zhàn)略實施效果進行總結(jié)和分析，并將結(jié)果反饋至館務(wù)會及館長。

1.2 組織協(xié)調(diào)功能

高校圖書館辦公室的協(xié)調(diào)主要是指辦公室在承擔著圖書館管理工作體系運行過程中，各個管理環(huán)節(jié)、各個管理層面、各個職能部門之間的相互協(xié)調(diào)和相互配合。在高校圖書館中，其各個部門和各項工作中，集體利益和個人利益、整體利益和局部利益之間相互沖突，必然會存在各種矛盾，直接影響到高校圖書館職能的發(fā)揮。因此，高校圖書館辦公室一定要能夠從整體利益出發(fā)，要以最為有效的方法和途徑化解、消除各種影響到管理體系正常運行和戰(zhàn)略正常實施的障礙，促使不同部門、不同環(huán)節(jié)得到有機配合，協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)。

1.3 服務(wù)保障功能

高校圖書館辦公室承擔著的服務(wù)保障功能，主要是指辦公室承擔著高校圖書館不同職能管理部門及其他部門之間的資金、能源、物資籌措及供應(yīng)保障工作。辦公室作為高校圖書館的職能部門之一，雖然規(guī)模較小，但是“五臟俱全”，小到辦公用品采購、職工生病婚嫁、水電供應(yīng)，大到圖書購置、資金籌措、人事安排，都需要辦公室及時跟進做好服務(wù)，圖書館范圍內(nèi)的所有服務(wù)保障工作，都由辦公室直接承擔，由其工作人員進行處理和辦理，而且這些工作較為繁瑣、復(fù)雜，對于圖書館整個管理工作順利運行十分重要，甚至可以說，辦公室服務(wù)保障工作是圖書館整體管理工作體系正常運行的基礎(chǔ)。

2 高校圖書館辦公室工作特點

2.1 服務(wù)性

服務(wù)始終是高校圖書館辦公室各項工作的核心。高校圖書館辦公室不僅要服務(wù)圖書館領(lǐng)導(dǎo)，為其決策提供信息支持，做好日常服務(wù)接待，而且也要為整個圖書館各個職能部門服務(wù)，為圖書館所有工作人員提供服務(wù)，確保圖書館各項職能得以順利發(fā)揮。同時，高校圖書館還要為圖書館服務(wù)對象——高校師生做好借閱服務(wù)，為其解決圖書借閱中遇到的各種難題和投訴等。

2.2 專業(yè)性

在信息時代，計算機是高校圖書館各項工作的基礎(chǔ)，每個圖書館工作人員都要熟練掌握計算機技術(shù)和辦公自動化操作技術(shù)，對于工作中的各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行準確統(tǒng)計、獲取和處理，深入了解各個部門的工作流程、制度確定及實施方式等。圖書館網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，對于高校圖書館辦公室工作人員的專業(yè)技術(shù)能力提出了新的更高要求，因此高校圖書館辦公室工作具有很強的專業(yè)性。

2.3 協(xié)調(diào)性

正如前文所述，協(xié)調(diào)是高校圖書館辦公室的重要職能。高校圖書館辦公室工作對象是整個圖書館所有的檔案管理、文件制定、日常活動安排，其工作人員必須壓充分了解、準確掌握各種管理政策，確保辦公室工作的持續(xù)性和科學性。同時，高校圖書館辦公室肩負著館內(nèi)各個部門之間相互聯(lián)系的紐帶和橋梁，要正確處理好圖書館與學校其他部門之間、圖書館與讀者之間、圖書館領(lǐng)導(dǎo)與各個部門之間的工作關(guān)系，如果這種協(xié)調(diào)關(guān)系沒有做好，就會使圖書館工作受到影響。因此，高校圖書館辦公室必須要通過自身努力，使整個圖書館各個部門、上下之間齊心協(xié)力，共同為做好圖書服務(wù)保障、信息技術(shù)支撐等奠定堅實基礎(chǔ)。

3 高校圖書館辦公室重要作用

辦公室在高校圖書館中的重要作用主要體現(xiàn)在其工作職能方面，具體而言，高校圖書館辦公室具有以下幾個方面的作用。

3.1 建立圖書館各項規(guī)章制度

在高校圖書館的日常管理中，規(guī)章制度是有效管理的依據(jù)。因此，高校圖書館辦公室必須要不斷建立完善圖書館各項管理制度，而且在相關(guān)管理制度出臺之前，在制定過程中，要征求多方意見，并根據(jù)當前工作中出現(xiàn)的問題及管理需要擬定制度框架，等規(guī)章制度出臺及以后，辦公室要及時跟進，對制度落實過程中存在的問題進行信息搜集反饋，確保制度的規(guī)章制度可以得到落地生根。

3.2 搜集決策信息資料

任何一項決策，必須要有足夠的真實、準確信息支持。在圖書館的組織結(jié)構(gòu)中，辦公室具有傳達館長和館務(wù)會思想、向館務(wù)會和館長反映各部門的意見和建議等職能，是信息搜集反饋的核心。在日常工作中，辦公室將會接收到許多不同的信息。因此，加強對信息的有效管理，是圖書館辦公室的重要組成部分，要通過對這些重要信息的搜集和整理，為圖書館館務(wù)會和館長決策提供全面、準確信息支持。

3.3 做好協(xié)調(diào)服務(wù)工作

在高校圖書館正常運轉(zhuǎn)過程中，各個部門之間經(jīng)常會出現(xiàn)各種各樣的矛盾，為避免矛盾的激化，必須要由辦公室進行協(xié)調(diào)和解決。因此，高校圖書館辦公室工作人員不僅要為圖書館各項日常事務(wù)服務(wù)，而且還要對各個部門業(yè)務(wù)運行情況進行掌握，隨時解決圖書館運行規(guī)律和各個部門運行特點，為在全面協(xié)調(diào)解決各種矛盾中，尋找到最有效的解決方法。而且隨著高校圖書館社會化服務(wù)趨勢的加強，圖書館和圖書館之間、圖書館和社會公眾之間的聯(lián)系也不斷加強，圖書館辦公室工作人員更是要具有專業(yè)的公共關(guān)系知識，熟練掌握各種公關(guān)技巧。

3.4 做好財務(wù)與后勤工作

辦公室是高校后勤管理部門，負責了整個圖書館日常運行中的固定資產(chǎn)購置管理、設(shè)備管理、物資供應(yīng)和經(jīng)費使用等工作，為圖書館其他部門提供堅實的后勤保障。因此，辦公室要根據(jù)圖書館實際需要，制定合理的經(jīng)費使用計劃，根據(jù)工作需要，及時做好物資采購，確保物資正常供應(yīng)。在設(shè)備維護中，做好設(shè)備保養(yǎng)，指導(dǎo)其他工作人員正確操作機器設(shè)備。在固定資產(chǎn)管理中，根據(jù)圖書館現(xiàn)有空間狀況，不斷美化環(huán)境，為全校師生創(chuàng)造良好的閱讀環(huán)境。

參考文獻

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