精細化全生命周期合同管理實踐

◎北京臨近空間飛行器系統工程研究所 胡蕊 楊啟東 陳政

合同管理關系著航天企業整個經濟活動的有序進行，也關系著企業今后的生存與發展。但目前部分航天企業的合同管理還僅停留在審批、施印等基本環節，未完全與科研生產計劃、財務管控、質量管理等體現經營業務的工作流程進行有效銜接，多種管理信息化系統互為“孤島”，業務流程和數據被分割，較精確化管理還存在一定的差距。因此，急需建立適合企業自身特點的合同全過程管理體系。

筆者以開展全生命周期合同精細化管理的北京臨近空間飛行器系統工程研究所為例，通過構建全過程、全要素的合同項目管理業務流程控制平臺，強化了合同事前、事中、事后等所有環節的全生命周期管理監督，并與科研生產計劃、審查監督、財務狀況等信息進行了有效融合，實現了對自身經營業務的有效管控。

一、構建全生命周期合同管理體系

研究所通過運用“將復雜的事情簡單化，將簡單的事情流程化，將流程化的事情定量化，將定量的事情信息化”的精細化管理方法，開展了全生命周期合同管理體系建設的探索工作。

1.明確組織體系

明確形成既有統一領導，又有職責分工，既有相互協作，又有監督制約的合同管理組織體系。其主要由三個層面組成：一是領導決策層，即所長辦公會授權的財經領導小組；二是綜合管理層，即各職責部門行使會簽職能，辦公室統一進行歸口管理；三是合同承辦層，即機關各部門進行合同辦理。

2.完善合同管理制度體系

要保證合同管理的全過程受控，應當建立、制定切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。為了開展合同管理平臺建設，研究所在進行多輪討論的基礎上，對現有的合同管理辦法進行了整體修訂，從制度層面對合同管理全過程進行了規范管理，并將法人授權委托管理辦法等一系列制度納入合同管理體系，以期通過建立體系化的合同管理制度，使合同管理過程中的各項工作得到有效管控。

3.優化合同管理流程

合同管理流程的總體設計思路：一是以“精確、細致、深入、規范”為管理原則，流程涵蓋合同管理所有關鍵環節的內容和職責，顯現具體業務職能，弱化組織機構；二是使合同管理各個環節的管理責任具體化、明確化、精細化，使工作經驗通過流程固化得以顯性化，將經驗管理向科學管理、規范管理轉變；三是通過固化流程明確崗位職責，使崗位人員依據崗位職責第一次就把工作做到位，減少部門間的協調，加快流程的運行效率。

遵循總體設計思路對原有合同管理流程進行改造和優化，使合同配置流程從原來的組織結構配置轉為按業務流程進行配置。

4.建立合同管理信息化系統

按照全生命周期合同管理環節劃分。合同管理信息系統涵蓋合格供方管理、合同審批權限管理、合同大信息管理、合同財金風險管理、合同履約管理、合同報表需求等多種模塊。

按照事前、事中、事后管理環節進行劃分。事前管理環節主要包括科研生產計劃對應管理、合同相對方管理、合同供方管理、合同附屬文件管理等；事中管理環節主要包括合同標準文本庫管理、合同審查流轉管理、合同資金情況管理等；事后管理環節主要包括合同查詢、合同資料歸檔管理等。

合同供方管理是提供單獨模塊維護統一管理供方信息，支持新增、修改、刪除供方及供方聯系人信息的功能，實現合同供方的錄入審核，確保符合質量管理、保密認證等各類管理體系要求。

合同附屬文件管理是在管理合同文本的同時，也要將其它與合同相關的文件一并管理，使具備權限的合同管理人員可隨時上傳、刪除、下載合同附件。

合同標準文本庫管理是結合國家法律法規及行業標準，將單位內常用的幾類合同標準化文本和國家、行業發布的合同示范文本納入合同管理系統，便于合同經辦人員查閱，以提高工作效率，降低法律風險。

合同審查流轉管理是將合同審查事務傳遞給財務、法律等職能部門進行工作審核管理，并使具有同級審查職能的工作人員能夠同時并行審核合同文件。

合同資金情況管理是通過合同管理流程平臺，實現與現用財務網上報銷系統的集成，使合同信息與收付款信息進行有效對接，進而解決合同基本信息統計歸集的問題；提供合同收付款在線申請、審批，實現合同收付款情況查詢。

合同資料歸檔是合同經辦人在合同履行完畢后進行文件歸檔，歸檔部門可在系統中行使歸檔職責，便于合同數據、光盤等相應資料的及時歸檔，確保無形資產的有效回收。

此外，要積極配合信息軟件開發商的工作，開展合同信息管理試運行，并針對模擬操作、試運行和實際使用過程中發現的問題，第一時間予以討論修正，持續提高管理系統與實際工作的匹配度，進而更好地滿足合同管理的實際應用。

二、實施成效

全生命周期合同管理充分利用科學管理、精細化管理理念，并與合同管理相關的各個環節、各類要素進行了全局性整合，實現了對合同全過程、全要素的有效管控，使合同管理整體能力得到了有效提升，為實現合同規范管理、精細化管理起到了極大的推動作用，加快了合同管理的科學化、規范化、標準化進程。

1.提升了合同的規范管理水平

積極探索合同信息化管理新模式，適時地應用信息化技術實現了合同審查審批、合同簽訂、歸檔查詢統計等各項業務的有機整合，使合同管理水平有了大幅提高。

一是全生命周期合同管理流程提升了合同管理的整體透明度，通過固化審核流程、審核內容，有效減小了人為因素的影響，相關職能部門按照分工參與合同管理，使合同管理由事后被動防范轉為事前主動防范，實現了對合同經營風險的有效防控。

二是合同信息化管理系統實現了審核人員的并行操作，縮短了相關人員的等待時間；運用合同管理流程中的審批透明化功能，承辦人員可以實時查詢合同審核審查進程，提高了工作效率，降低了管理成本。

2.創新了合同管理的方式方法

一是創新了合同管理理念。建設一體化管理平臺，將經營業務實施和管理工作全部納入合同管理范疇，使合同管理貫穿科研生產計劃實施的全過程。以合同為主線，以計劃費用為中心，實現對合同全生命周期的管理，以及對任務完成情況、合同執行狀況的動態跟蹤。

二是注重數據集成，挖掘利用合同信息。全生命周期合同管理涵蓋了對合同全要素信息收集環節，合同管理信息與科研計劃信息、付款信息逐步實現對接和集成，合同管理系統將與科研計劃、財務網報等其它系統進行有效融合互動，消除了“信息孤島”。

通過合同信息化系統將大容量、多角度的合同數據信息進行了有效保存，統計和查詢功能使合同管理人員及時有效地在海量的數據中查找所需數據并進行有效分析，為研究所日常管理和資源投入、業務發展等重大、戰略性決策提供了參考及支持。

三是運用集成信息系統架構（ARIS）理念，開展了合同流程梳理，將合同全過程管理涉及到的各個崗位職能的每個環節進行了規范化、標準化定義，利用ARIS 特有的房式結構將各崗位職能細化成由崗位、表單、系統、角色、權限、活動等眾多管理要素構成的綜合體。通過確定崗位人員、固化崗位職責、明確表單事項等各個環節，建立合同管理全局概念，摸清合同管理整體脈絡，理清合同管理細節，實現合同管理流程的整體優化。

四是通過挖掘隱性知識，加快了知識管理的實際運用。通過全過程管理將合同管理流程中涉及的輸入輸出內容進行明確，實現了合同管理流程各環節管理制度、工作職責、工作標準、流程規范、表格表單的共享，降低了管理成本，提高了工作效率和管理水平。

五是促進了精細化管理的有效實施。將涉及合同全生命周期管理過程中的每一環節、對象逐一進行分解、量化為具體的工作程序和責任，使每一項工作內容都能看得見、摸得著、說得準，并將“精細”體現在管理的各個環節之中，做到了環環緊扣、道道把關，提高了工作效率和工作質量，實現了精細化管理。