高職院校人事檔案管理問題與對策研究

劉英

摘 要：本文以湖南體育職業學院為例，分析研究了高職院校人事檔案管理現狀、存在的問題及其原因，進而提出提高高職院校人事檔案管理效率的相關對策，為高職院校在人事管理工作中提供參考。

關鍵詞：高職院校；人事檔案管理；問題與對策

人事檔案管理指人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是指組織人事管理活動中形成的，經組織審查或認可的，記錄、反映教職工個人經歷、政治思想、業務能力、工作表現等內容的文字材料，以教職工個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。它歷史地、全面地記載著教職工的綜合信息，是各級組織全面地考察、了解和正確選拔、使用人才的重要依據。對高職院校教職工人事檔案進行管理，是高職學院人事處的重要職能之一。

新時期，為適應高職教育的發展，如何推進人事檔案管理工作，使人事檔案工作職能得以充分發揮，更好地為學校教育和人事工作服務，這無疑成為高職院校工作急需解決的問題。

一、湖南體育職業學院人事檔案管理現狀

為切實抓好教職工人事檔案管理，湖南體育職業學院從加大基礎設施入手，強化管理，認真做好教職工人事檔案的各項管理工作，強化檔案服務效能，以此確保提高教職工人事檔案服務工作的質量和效率。

按照教職工人事檔案管理權限，學院人事處承擔了院本部、省體校、省羽毛球運動管理中心、省舉重運動管理中心、省游泳運動管理中心、省網球運動管理中心、省摔跤柔道跆拳道運動管理中心、省射擊運動管理中心8個單位的副處級以下和副高以下職稱干部、工人、運動員人事檔案，現有室藏人事檔案816卷。因檔案數量多，成分復雜，人事檔案管理工作以“三化”為核心指導思想。

1、規范化。通過建立規范化工作程序，保證教職工人事檔案工作所需經費的落實，并于2008年制訂了《湖南體育職業學院2008-2010年人事檔案工作規劃》。2008年開始，從規范管理入手，對816卷檔案逐一進行了審核。按照分類管理、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊的要求進行整理，在認真審核教職工檔案“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）的同時，重點清查：是否有涂改造假、裝錯材料、缺少1997年以后的《干部任免審批表》。同時仔細清理缺材料、追補缺材料、完善個人信息、復制純藍墨水和圓珠筆材料、剪裁、裱糊破損材料等等工作。

2、制度化。按照檔案工作的要求，結合學院檔案工作實際，2009年印發了《湖南體育職業學院人事檔案利用制度及收集歸檔要求的通知》。嚴格按制度要求做好檔案收集整理、歸檔鑒定、安全保護、轉遞保密、庫房管理等工作，確保了檔案管理工作有章可循，有據可依，規范運行。

3、安全化。為加強檔案的安全管理，學院強化人事檔案室硬件建設，檔案庫房、閱檔室、辦公室“三室”分開，面積達45.9平方米。庫房內配有6組密集架、防盜門和防盜窗、空調機、滅火器、溫濕度計等相關設備。做到防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防塵、防霉爛，溫濕度適宜，通風良好。同時通過建立檔案查閱監督機制，嚴把檔案查閱關。不允許任何個人和本院與檔案業務無關的人員查閱檔案內容，任何人都無法私自涂改、添加、抽取、撤換檔案材料，有效地維護了檔案的安全。

二、人事檔案管理存在的問題及原因分析

長期以來，很多高職院校認為人事檔案管理就是單一收集資料、保存資料的工作，以至于對人事檔案管理工作的重要性認識不夠，缺乏足夠的重視和支持。通過與湖南體育職業學院人事管理成功經驗進行比較，現今在高職院校人事檔案管理中存在以下問題：

1、因高職院校編制緊缺，未設置專門機構來從事人事檔案管理工作，沒有配備專人負責檔案管理工作，一般是采取其他崗位的非專業人員兼任，直接影響了檔案管理工作的質量。

2、人事檔案制度不完善。部分高職院校沒有在檔案材料的搜集、保管等方面制定較為完善的管理制度，無法將人事檔案管理責任落到實處，從而影響了人事檔案管理工作的規范化和標準化。

3、管理經費投入較少。部分高職院校在人事檔案管理工作中未設立檔案管理專項經費或者投入經費較少，從而無法滿足配備檔案管理設施的需要，也不能給檔案管理人員提供正常的業務培訓。

而造成這些問題的原因則主要集中在以下幾個方面：

1、人事檔案材料質量不高且收集難度較大

人事檔案材料的質量不高體現在形式和內容兩方面。形式上，手續不齊，無單位印章，缺少個人簽名，用圓珠筆、鉛筆填寫或復寫，或用復印件代替等，都不符合檔案材料完整的要求，如干部任免表上缺少主管部門審批意見，干部履歷表中無組織審核公章，年度考核表上本人意見簽名處是空白。內容上，反映同一問題的一套材料能夠有本有末地再現事情的來龍去脈，不缺張少頁，材料沒有缺損，而多數人事檔案都達不到完整要求。如常見的職稱材料短缺中，有的沒有初級職稱認定表，有的缺少講師評審表，直接從初級到了高級，中間出現了斷層，崗位聘任合同、年度考核和工資調整部分也常有此類情況，不能完整地連續地反映出該人崗位、職稱晉升、每年工作考核和工資調級情況。特別是合并后的高職院校，人事檔案材料不完整體現更為明顯。收集工作一直是人事檔案工作中的重點和難點，院屬單位負責人事檔案工作人員變動頻繁并且是兼職，不能專心檔案工作，業務不熟悉，從而不能按要求及時將檔案材料入檔。特別是在進行追補缺材料過程中，遇到了無法補的困難。如教職工單位的變動、所缺材料歷時時間已久、材料形成時的不規范等等，給檔案管理人員在追補材料工作上帶來很大的難度。

2、管理手段欠佳，工作效率較低

目前，部分高職院校在檔案管理工作中仍沿用傳統的手工操作模式。檔案工作人員主要依靠手工疲于應付檔案材料的收集、整理和裝訂，沒有時間和精力進行檔案管理工作的創新，從而無法建立較為完善的檔案管理信息系統，實現資源共享。

3、檔案管理人員綜合素質參差不齊

目前，高職院校的檔案管理人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊。高學歷高職稱專業人員較少，部分高職院校是采取其他管理崗位的非專業人員兼任，多數檔案管理人員都是邊干邊學，專業對口的較少。

三、高職院校人事檔案管理工作問題的對策

針對所存在的問題，為了進一步加強人事檔案管理工作，促進其規范化管理，科學化應用，使人事檔案更好地為本學院的管理、人事決策和其他工作服務，針對高職院校人事管理工作的特殊性，筆者認為應從以下幾個方面加以改進：

1、重視并支持人事檔案管理工作

人事檔案工作由于其業務性質的特殊性，看起來是平淡容易被忽略的工作，而實際上它也是院校人事管理，機構發展中不可或缺的部分。人事檔案管理工作中自上而下整體推動的力度要大，要得到領導的高度重視和支持。這是搞好人事檔案管理工作的先決條件，只有這樣才能為人事檔案的管理工作注入優秀的管理人才、厚實的資金依托和嚴格的制度保證。否則，人事檔案管理工作就得不到真正的實施。所以各級各部門也要高度重視并支持檔案管理工作，把做好檔案工作列入本單位工作的議事日程。

2、建立一支穩定、專業的檔案管理隊伍

當今需要的是有人事管理能力的同時要熟悉計算機技能的復合性人才，自身在具備一定的創新能力的同時要在工作中實事求是，認真負責，注重細節，有良好的溝通能力。要建立一支相對穩定的檔案管理隊伍，保證高職院校人事檔案管理工作的良性發展。應根據檔案業務的發展情況適時增加檔案管理人員，以利于檔案日常編研工作的開展，保證檔案管理的連續性，為以后的檔案管理及檔案接收工作做好人員儲備。同時要積極為檔案管理人員提供業務培訓的機會，組織他們參加各級舉辦的業務培訓班、進修班、檔案知識講座、經驗交流會、學術研討會等提高檔案管理人員的業務水平和工作能力。

3、把握難點，著眼檔案管理規范化

作為識別人才重要依據之一的人事檔案，是反映教職工全面情況的案卷，也是教職工的全貌。這就要求人事檔案內容要保持完整。一份符合要求的人事檔案，應該具備真實性和完整性。所以，作為檔案管理人員要有高度的責任感，立足本職，用主要的時間和精力做好檔案工作，定期與各單位聯系、定期索要，定期對人事檔案逐一進行清查，對檔案中缺少的材料一一登記在冊，做好檔案的收集、歸檔和整理工作，及時補齊補全空缺的材料。并從移交、聯系、索要、檢查核對、登記這幾個工作環節入手，嚴把材料入口關，把收集和管理工作做扎實。

4、嚴格落實檔案管理工作的各項制度

人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果不嚴格落實工作制度，就會使工作無章可循、無所適從。要進一步健全工作臺賬，逐條對照《人事檔案材料收集歸檔規定》、《人事檔案工作目標管理考評標準》全面查擺問題，制定整改措施，特別是對人事聘用、職稱評審、工資調整、年度考核等材料督促有關部門收集，并按檔案管理權限即時移交學院人事檔案室入檔，同時要在歸檔材料的鑒別上，對轉進轉出檔案的把關下功夫，為教職工管理、人事聘用提供真實、準確的個人信息。

5、圍繞綜合服務，全面推進檔案信息化建設

為組織人事工作服務是人事檔案工作的出發點和立足點，隨著人事制度改革的深化，客觀上對教職工信息的需求量越來越大，對人事檔案信息化建設也提出了更新、更高的要求，因此要充分利用計算機在檔案管理工作中的作用，建立和完善檔案數據庫，及時更新，動態化管理人事檔案信息，保證檔案信息的時效性、真實性和準確性。要實行開放式的管理。一方面建立教職工工作業績檔案，及時將教職工的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現情況及任務完成情況收入檔案，為憑實績用教職工提供必要的依據。另一方面建立教職工能力檔案，重點收集個人文化程度、專業水平、繼續教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等能反映個人才能資料，真實、準確、完整、立體地反映教職工的情況，提高決策工作的水平。要實行服務式管理。在工作中注重實效，在嚴格執行保密制度的前提下，在教職工的入黨、出國、調動、聘任、福利待遇、辦理退休和處理歷史遺留問題時，盡最大努力幫助用檔單位用足用好檔案資料，提高教職工檔案的使用效率。

隨著高職院校的建設和發展，人事制度改革的不斷深入，原有的高職院校人事檔案管理工作已不能適應高職院校的發展需要。因此，高職院校人事檔案管理工作顯得尤為重要，這就要求高職院校在人事檔案管理工作中與時俱進，加快改革，規范檔案管理工作，提高檔案管理水平，為高職教育提供優質服務。

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（作者單位：湖南體育職業學院，湖南 長沙 410019）