高職院校人事檔案管理問(wèn)題與對(duì)策研究

劉英

摘 要：本文以湖南體育職業(yè)學(xué)院為例，分析研究了高職院校人事檔案管理現(xiàn)狀、存在的問(wèn)題及其原因，進(jìn)而提出提高高職院校人事檔案管理效率的相關(guān)對(duì)策，為高職院校在人事管理工作中提供參考。

關(guān)鍵詞：高職院校；人事檔案管理；問(wèn)題與對(duì)策

人事檔案管理指人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。人事檔案是指組織人事管理活動(dòng)中形成的，經(jīng)組織審查或認(rèn)可的，記錄、反映教職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等內(nèi)容的文字材料，以教職工個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。它歷史地、全面地記載著教職工的綜合信息，是各級(jí)組織全面地考察、了解和正確選拔、使用人才的重要依據(jù)。對(duì)高職院校教職工人事檔案進(jìn)行管理，是高職學(xué)院人事處的重要職能之一。

新時(shí)期，為適應(yīng)高職教育的發(fā)展，如何推進(jìn)人事檔案管理工作，使人事檔案工作職能得以充分發(fā)揮，更好地為學(xué)校教育和人事工作服務(wù)，這無(wú)疑成為高職院校工作急需解決的問(wèn)題。

一、湖南體育職業(yè)學(xué)院人事檔案管理現(xiàn)狀

為切實(shí)抓好教職工人事檔案管理，湖南體育職業(yè)學(xué)院從加大基礎(chǔ)設(shè)施入手，強(qiáng)化管理，認(rèn)真做好教職工人事檔案的各項(xiàng)管理工作，強(qiáng)化檔案服務(wù)效能，以此確保提高教職工人事檔案服務(wù)工作的質(zhì)量和效率。

按照教職工人事檔案管理權(quán)限，學(xué)院人事處承擔(dān)了院本部、省體校、省羽毛球運(yùn)動(dòng)管理中心、省舉重運(yùn)動(dòng)管理中心、省游泳運(yùn)動(dòng)管理中心、省網(wǎng)球運(yùn)動(dòng)管理中心、省摔跤柔道跆拳道運(yùn)動(dòng)管理中心、省射擊運(yùn)動(dòng)管理中心8個(gè)單位的副處級(jí)以下和副高以下職稱干部、工人、運(yùn)動(dòng)員人事檔案，現(xiàn)有室藏人事檔案816卷。因檔案數(shù)量多，成分復(fù)雜，人事檔案管理工作以“三化”為核心指導(dǎo)思想。

1、規(guī)范化。通過(guò)建立規(guī)范化工作程序，保證教職工人事檔案工作所需經(jīng)費(fèi)的落實(shí)，并于2008年制訂了《湖南體育職業(yè)學(xué)院2008-2010年人事檔案工作規(guī)劃》。2008年開(kāi)始，從規(guī)范管理入手，對(duì)816卷檔案逐一進(jìn)行了審核。按照分類管理、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊的要求進(jìn)行整理，在認(rèn)真審核教職工檔案“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）的同時(shí)，重點(diǎn)清查：是否有涂改造假、裝錯(cuò)材料、缺少1997年以后的《干部任免審批表》。同時(shí)仔細(xì)清理缺材料、追補(bǔ)缺材料、完善個(gè)人信息、復(fù)制純藍(lán)墨水和圓珠筆材料、剪裁、裱糊破損材料等等工作。

2、制度化。按照檔案工作的要求，結(jié)合學(xué)院檔案工作實(shí)際，2009年印發(fā)了《湖南體育職業(yè)學(xué)院人事檔案利用制度及收集歸檔要求的通知》。嚴(yán)格按制度要求做好檔案收集整理、歸檔鑒定、安全保護(hù)、轉(zhuǎn)遞保密、庫(kù)房管理等工作，確保了檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依，規(guī)范運(yùn)行。

3、安全化。為加強(qiáng)檔案的安全管理，學(xué)院強(qiáng)化人事檔案室硬件建設(shè)，檔案庫(kù)房、閱檔室、辦公室“三室”分開(kāi)，面積達(dá)45.9平方米。庫(kù)房?jī)?nèi)配有6組密集架、防盜門和防盜窗、空調(diào)機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)等相關(guān)設(shè)備。做到防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防鼠、防塵、防霉?fàn)€，溫濕度適宜，通風(fēng)良好。同時(shí)通過(guò)建立檔案查閱監(jiān)督機(jī)制，嚴(yán)把檔案查閱關(guān)。不允許任何個(gè)人和本院與檔案業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的人員查閱檔案內(nèi)容，任何人都無(wú)法私自涂改、添加、抽取、撤換檔案材料，有效地維護(hù)了檔案的安全。

二、人事檔案管理存在的問(wèn)題及原因分析

長(zhǎng)期以來(lái)，很多高職院校認(rèn)為人事檔案管理就是單一收集資料、保存資料的工作，以至于對(duì)人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，缺乏足夠的重視和支持。通過(guò)與湖南體育職業(yè)學(xué)院人事管理成功經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行比較，現(xiàn)今在高職院校人事檔案管理中存在以下問(wèn)題：

1、因高職院校編制緊缺，未設(shè)置專門機(jī)構(gòu)來(lái)從事人事檔案管理工作，沒(méi)有配備專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，一般是采取其他崗位的非專業(yè)人員兼任，直接影響了檔案管理工作的質(zhì)量。

2、人事檔案制度不完善。部分高職院校沒(méi)有在檔案材料的搜集、保管等方面制定較為完善的管理制度，無(wú)法將人事檔案管理責(zé)任落到實(shí)處，從而影響了人事檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

3、管理經(jīng)費(fèi)投入較少。部分高職院校在人事檔案管理工作中未設(shè)立檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)或者投入經(jīng)費(fèi)較少，從而無(wú)法滿足配備檔案管理設(shè)施的需要，也不能給檔案管理人員提供正常的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

而造成這些問(wèn)題的原因則主要集中在以下幾個(gè)方面：

1、人事檔案材料質(zhì)量不高且收集難度較大

人事檔案材料的質(zhì)量不高體現(xiàn)在形式和內(nèi)容兩方面。形式上，手續(xù)不齊，無(wú)單位印章，缺少個(gè)人簽名，用圓珠筆、鉛筆填寫或復(fù)寫，或用復(fù)印件代替等，都不符合檔案材料完整的要求，如干部任免表上缺少主管部門審批意見(jiàn)，干部履歷表中無(wú)組織審核公章，年度考核表上本人意見(jiàn)簽名處是空白。內(nèi)容上，反映同一問(wèn)題的一套材料能夠有本有末地再現(xiàn)事情的來(lái)龍去脈，不缺張少頁(yè)，材料沒(méi)有缺損，而多數(shù)人事檔案都達(dá)不到完整要求。如常見(jiàn)的職稱材料短缺中，有的沒(méi)有初級(jí)職稱認(rèn)定表，有的缺少講師評(píng)審表，直接從初級(jí)到了高級(jí)，中間出現(xiàn)了斷層，崗位聘任合同、年度考核和工資調(diào)整部分也常有此類情況，不能完整地連續(xù)地反映出該人崗位、職稱晉升、每年工作考核和工資調(diào)級(jí)情況。特別是合并后的高職院校，人事檔案材料不完整體現(xiàn)更為明顯。收集工作一直是人事檔案工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，院屬單位負(fù)責(zé)人事檔案工作人員變動(dòng)頻繁并且是兼職，不能專心檔案工作，業(yè)務(wù)不熟悉，從而不能按要求及時(shí)將檔案材料入檔。特別是在進(jìn)行追補(bǔ)缺材料過(guò)程中，遇到了無(wú)法補(bǔ)的困難。如教職工單位的變動(dòng)、所缺材料歷時(shí)時(shí)間已久、材料形成時(shí)的不規(guī)范等等，給檔案管理人員在追補(bǔ)材料工作上帶來(lái)很大的難度。

2、管理手段欠佳，工作效率較低

目前，部分高職院校在檔案管理工作中仍沿用傳統(tǒng)的手工操作模式。檔案工作人員主要依靠手工疲于應(yīng)付檔案材料的收集、整理和裝訂，沒(méi)有時(shí)間和精力進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新，從而無(wú)法建立較為完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享。

3、檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊

目前，高職院校的檔案管理人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊。高學(xué)歷高職稱專業(yè)人員較少，部分高職院校是采取其他管理崗位的非專業(yè)人員兼任，多數(shù)檔案管理人員都是邊干邊學(xué)，專業(yè)對(duì)口的較少。

三、高職院校人事檔案管理工作問(wèn)題的對(duì)策

針對(duì)所存在的問(wèn)題，為了進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理工作，促進(jìn)其規(guī)范化管理，科學(xué)化應(yīng)用，使人事檔案更好地為本學(xué)院的管理、人事決策和其他工作服務(wù)，針對(duì)高職院校人事管理工作的特殊性，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面加以改進(jìn)：

1、重視并支持人事檔案管理工作

人事檔案工作由于其業(yè)務(wù)性質(zhì)的特殊性，看起來(lái)是平淡容易被忽略的工作，而實(shí)際上它也是院校人事管理，機(jī)構(gòu)發(fā)展中不可或缺的部分。人事檔案管理工作中自上而下整體推動(dòng)的力度要大，要得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和支持。這是搞好人事檔案管理工作的先決條件，只有這樣才能為人事檔案的管理工作注入優(yōu)秀的管理人才、厚實(shí)的資金依托和嚴(yán)格的制度保證。否則，人事檔案管理工作就得不到真正的實(shí)施。所以各級(jí)各部門也要高度重視并支持檔案管理工作，把做好檔案工作列入本單位工作的議事日程。

2、建立一支穩(wěn)定、專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍

當(dāng)今需要的是有人事管理能力的同時(shí)要熟悉計(jì)算機(jī)技能的復(fù)合性人才，自身在具備一定的創(chuàng)新能力的同時(shí)要在工作中實(shí)事求是，認(rèn)真負(fù)責(zé)，注重細(xì)節(jié)，有良好的溝通能力。要建立一支相對(duì)穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍，保證高職院校人事檔案管理工作的良性發(fā)展。應(yīng)根據(jù)檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展情況適時(shí)增加檔案管理人員，以利于檔案日常編研工作的開(kāi)展，保證檔案管理的連續(xù)性，為以后的檔案管理及檔案接收工作做好人員儲(chǔ)備。同時(shí)要積極為檔案管理人員提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，組織他們參加各級(jí)舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、進(jìn)修班、檔案知識(shí)講座、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、學(xué)術(shù)研討會(huì)等提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。

3、把握難點(diǎn)，著眼檔案管理規(guī)范化

作為識(shí)別人才重要依據(jù)之一的人事檔案，是反映教職工全面情況的案卷，也是教職工的全貌。這就要求人事檔案內(nèi)容要保持完整。一份符合要求的人事檔案，應(yīng)該具備真實(shí)性和完整性。所以，作為檔案管理人員要有高度的責(zé)任感，立足本職，用主要的時(shí)間和精力做好檔案工作，定期與各單位聯(lián)系、定期索要，定期對(duì)人事檔案逐一進(jìn)行清查，對(duì)檔案中缺少的材料一一登記在冊(cè)，做好檔案的收集、歸檔和整理工作，及時(shí)補(bǔ)齊補(bǔ)全空缺的材料。并從移交、聯(lián)系、索要、檢查核對(duì)、登記這幾個(gè)工作環(huán)節(jié)入手，嚴(yán)把材料入口關(guān)，把收集和管理工作做扎實(shí)。

4、嚴(yán)格落實(shí)檔案管理工作的各項(xiàng)制度

人事檔案工作是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果不嚴(yán)格落實(shí)工作制度，就會(huì)使工作無(wú)章可循、無(wú)所適從。要進(jìn)一步健全工作臺(tái)賬，逐條對(duì)照《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《人事檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》全面查擺問(wèn)題，制定整改措施，特別是對(duì)人事聘用、職稱評(píng)審、工資調(diào)整、年度考核等材料督促有關(guān)部門收集，并按檔案管理權(quán)限即時(shí)移交學(xué)院人事檔案室入檔，同時(shí)要在歸檔材料的鑒別上，對(duì)轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的把關(guān)下功夫，為教職工管理、人事聘用提供真實(shí)、準(zhǔn)確的個(gè)人信息。

5、圍繞綜合服務(wù)，全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

為組織人事工作服務(wù)是人事檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和立足點(diǎn)，隨著人事制度改革的深化，客觀上對(duì)教職工信息的需求量越來(lái)越大，對(duì)人事檔案信息化建設(shè)也提出了更新、更高的要求，因此要充分利用計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的作用，建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)更新，動(dòng)態(tài)化管理人事檔案信息，保證檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。要實(shí)行開(kāi)放式的管理。一方面建立教職工工作業(yè)績(jī)檔案，及時(shí)將教職工的工作情況、工作業(yè)績(jī)和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)情況及任務(wù)完成情況收入檔案，為憑實(shí)績(jī)用教職工提供必要的依據(jù)。另一方面建立教職工能力檔案，重點(diǎn)收集個(gè)人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊(cè)考試等能反映個(gè)人才能資料，真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、立體地反映教職工的情況，提高決策工作的水平。要實(shí)行服務(wù)式管理。在工作中注重實(shí)效，在嚴(yán)格執(zhí)行保密制度的前提下，在教職工的入黨、出國(guó)、調(diào)動(dòng)、聘任、福利待遇、辦理退休和處理歷史遺留問(wèn)題時(shí)，盡最大努力幫助用檔單位用足用好檔案資料，提高教職工檔案的使用效率。

隨著高職院校的建設(shè)和發(fā)展，人事制度改革的不斷深入，原有的高職院校人事檔案管理工作已不能適應(yīng)高職院校的發(fā)展需要。因此，高職院校人事檔案管理工作顯得尤為重要，這就要求高職院校在人事檔案管理工作中與時(shí)俱進(jìn)，加快改革，規(guī)范檔案管理工作，提高檔案管理水平，為高職教育提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

[參考文獻(xiàn)]

[1]黃 昆，鄧 芳.高職院校人事檔案工作淺析[J].現(xiàn)代企業(yè)教育.2013（8）：60-61.

[2]吳艷萍.淺析高職院校人事檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策[J].中國(guó)管理信息化.2013（6）：82-83.

[3]黃柳飛.論高等職業(yè)院校人事檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)[J].黑龍江史志.2013（7）：99-100.

[4]高 敏. 高職院校人事檔案管理創(chuàng)新思路的研究[J].辦公室業(yè)務(wù).2013（8）：93.

（作者單位：湖南體育職業(yè)學(xué)院，湖南 長(zhǎng)沙 410019）