企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用

宋瑛

(天津振津工程集團(tuán)有限公司,天津 300222)

企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用

宋瑛

(天津振津工程集團(tuán)有限公司,天津 300222)

檔案信息資源的利用是檔案管理中的重要一環(huán),是實現(xiàn)檔案價值的關(guān)鍵步驟,所以檔案的利用是檔案工作的一個永恒的主題。其內(nèi)容價值的隱性化及其與檔案信息市場的時空距離。這一特點決定了要想不斷地把珍貴的檔案信息開發(fā)出來,積極為現(xiàn)實社會各項工作服務(wù),檔案部門除了搞好日常的檔案管理工作,必須切實把檔案信息的開發(fā)利用工作搞上去。本文圍繞企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用工作談?wù)勛约旱拇譁\認(rèn)識。

檔案信息 服務(wù) 素質(zhì)定位 資源開發(fā)

1 服務(wù)形式的精品定位

檔案工作的服務(wù)性突出地表現(xiàn)在檔案利用工作這個環(huán)節(jié)上。提供檔案的服務(wù)形式包括檔案的檢索及開發(fā)編研檔案信息等。服務(wù)形式的精品定位就是使檔案檢索及傳遞的檔案信息最有效、最具特色。

從企業(yè)檔案來說，作為企業(yè)檔案信息管理部門，它的任務(wù)，除了要認(rèn)真負(fù)責(zé)地搞好本企業(yè)檔案材料的收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定等項基礎(chǔ)工作，確保檔案信息的齊全完整和科學(xué)管理外，其最主要的任務(wù)就是千方百計為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展和各項工作服務(wù)，這是企業(yè)檔案工作最根本的服務(wù)方向。如果把這一任務(wù)與方向具體化，那就是檔案工作要貼近本企業(yè)的生產(chǎn)、研發(fā)、銷售等各項工作，緊緊圍繞企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中的難點、熱點問題，開展檔案信息的開發(fā)、研究、編輯、加工，急企業(yè)之包急，想企業(yè)之所想，千方百計地為企業(yè)經(jīng)營決策服務(wù)，為企業(yè)各部門出謀劃策，為生產(chǎn)一線排憂解難。這就要求企業(yè)檔案人員，不僅要關(guān)心和掌握企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的各項信息，還要通過更新觀念，強(qiáng)化檔案信息開發(fā)與服務(wù)意識。要采集與本企業(yè)相關(guān)的信息，豐富信息內(nèi)容，做到信息靈、收集快，利用這些活的信息，積極主動為企業(yè)各項工作提供及時有效的服務(wù)。

2 服務(wù)人員的素質(zhì)定位

在生產(chǎn)力的諸要素中人是決定因素檔案工作服務(wù)質(zhì)量的好壞服務(wù)人員的素質(zhì)是關(guān)鍵。在檔案工作不斷深入發(fā)展過程中人員素質(zhì)內(nèi)涵不斷豐富。人員素質(zhì)包括政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和時代意識。

2.1 政治素質(zhì)指檔案人員的政治理論水平政治態(tài)度及職業(yè)道德等

這就要求檔案人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平建設(shè)有中國特色的社會主義理論，按照江澤民同志提出的“講政治”去做做到有正確的政治方向、政治立場和政治觀點加強(qiáng)政治紀(jì)律提高政治鑒別力和政治敏銳性要在涉及檔案工作的路線、方針、政策等重大原則問題上同黨中央保持高度一致樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀恪守檔案工作紀(jì)律貫徹執(zhí)行《檔案法》嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密熱愛檔案事業(yè)全心全意為人民服務(wù)甘當(dāng)無名英雄更新觀念開拓進(jìn)取。

2.2 業(yè)務(wù)素質(zhì)是指檔案人員履行職責(zé)的知識水平和技術(shù)實踐能力

檔案人員應(yīng)具有較高的、相應(yīng)的專業(yè)知識即不僅學(xué)習(xí)掌握檔案學(xué)理論知識還要熟悉與檔案工作相關(guān)的文化、理論與科學(xué)技術(shù)比如文史知識、社會學(xué)、情報學(xué)、統(tǒng)計學(xué)、心理學(xué)、傳播學(xué)及現(xiàn)代化設(shè)備的操作技術(shù)，特別是從事信息開發(fā)和編研工作的人員必須以“博才”或“通才”取勝。檔案人員不但要有繼承傳統(tǒng)檔案工作理論的觀念還要有研究探索檔案工作發(fā)展中出現(xiàn)新情況的意識利用先進(jìn)技術(shù)解決新問題豐富和發(fā)展檔案工作的理論與實踐。

2.3 時代意識就是指檔案人員應(yīng)具備與時代步伐相一致的思想觀念

3 正確處理好利用和基礎(chǔ)工作的關(guān)系

檔案信息的利用工作與各項管理工作構(gòu)成了企業(yè)檔案工作的全過程。其中開發(fā)利用工作居于主導(dǎo)地位，因為只有把蘊藏于檔案中的信息資源挖掘出來，主動地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等各方面工作提供利用，檔案的潛在價值才能轉(zhuǎn)化現(xiàn)實的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)而推動企業(yè)的建設(shè)和不斷發(fā)展。也正由于此，才體現(xiàn)了檔案工作的作用和價值。這一體現(xiàn)，不僅把默默無聞的檔案工作與企業(yè)工作乃至社會聯(lián)系起來，而且這一體最終勢必轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)各方面和社會各界對檔案工作的重視與支持，給檔案工作以生機(jī)活動。但是，檔案信息的利用工作是建立在基礎(chǔ)工作之上的，它不能離開基礎(chǔ)荼而存在發(fā)展。因為如果沒有檔案材料的收集、整理、統(tǒng)計、鑒定、保管等前期基礎(chǔ)工作，沒有完整系統(tǒng)科學(xué)扎實的基礎(chǔ)工作，利用工作也就根本無從談起。比如，編輯檢索工具，是進(jìn)行檔案管理和利用工作的基本手段，通過科學(xué)實的檢索工具，可使檔案管理人員能夠迅速、準(zhǔn)確地查找到所需要的檔案材料，從而提高查調(diào)檔案的速度、質(zhì)量及查全率、查準(zhǔn)率。

實踐證明，企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作是檔案信息利用工作的前提和保證，而檔案基礎(chǔ)工作的成果，乃至整個檔案工作的價值，則是通過檔案信息開發(fā)利用工作體現(xiàn)出來的。因此說，企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作與檔案信息利用工作二者的關(guān)系，既是相輔相成、相互促進(jìn)、不可分離的。正是這個對立統(tǒng)一的關(guān)系，決定了我們在任何時候，都要切實保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一發(fā)展，而決不要出現(xiàn)工作安排上的極端片面性和“單打一”的問題。只有這樣，才能保證企業(yè)檔案工作的健康發(fā)展。

4 正確處理檔案利用和保密的關(guān)系

企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營及各項活動的真實記錄，是企業(yè)重要的無形資產(chǎn)，與企業(yè)的生存、發(fā)展、權(quán)益相聯(lián)系，這就決定了其形成檔案的特定性，和為其檔案內(nèi)容保密的重要性。因此，企業(yè)檔案工作中不能不注重事關(guān)企業(yè)生存發(fā)展的重要檔案保密問題。但是，我們又不能因一時、一事、一物的保密而把檔案信息全封鎖起來，如果那樣，檔案工作也就失去了存在的價值。因為檔案保存的根本目的，正是為了讓人們充分地利用檔案，為企業(yè)服務(wù)。檔案信息的開發(fā)利用工作，在整個檔案工作中的地位是絕對的、起主導(dǎo)作用的。相對而言，在開發(fā)利用工作中對一小部分檔案保密則是暫時的，有條件的，是由這此檔案的內(nèi)容和具體的國內(nèi)外環(huán)境決定的。尤其是當(dāng)今信息時代，中國加入WTO后，市場競爭更加激烈，我們的國家要屹立于世界民族之林，企業(yè)要搶占市場，就要在信息資源上下功夫。在檔案利用工作中要緊密聯(lián)系所在企業(yè)檔案的具體情況，既要解放思想，逐步擴(kuò)大檔案信息資源的開發(fā)利用，又要實事求是地制定出一套科學(xué)可行的制度，把保密和利用統(tǒng)一起來，正確處理利用與保密之間的關(guān)系，以最大限度地發(fā)揮檔案在企業(yè)發(fā)展建設(shè)中的作用。

總之，企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用工作是企業(yè)檔案工作的根本，我們企業(yè)檔案工作者一定要以《檔案法》為準(zhǔn)繩，順應(yīng)時代的發(fā)展，更新觀念，不斷提高業(yè)務(wù)管理水平，增強(qiáng)檔案工作活力，努力為企業(yè)的騰飛多做貢獻(xiàn)。