探討企業科技檔案超前管理制度的建設

郜彥

(北京汽車股份有限公司汽車工程研究院,北京 101300)

探討企業科技檔案超前管理制度的建設

郜彥

(北京汽車股份有限公司汽車工程研究院,北京 101300)

企業科技檔案超前管理制度是企業科技檔案管理制度體系中的一部分。本文試對企業檔案管理制度建設的諸方面進行了探討。

企業科技檔案 超前管理 制度 建設

伴隨著科技檔案種類的日益豐富、數量的不斷激增，目前，眾多企業科技檔案部門已愈來愈認識到建立、健全企業科技檔案的超前管理制度，為促進規范管理科技檔案工作，夯實堅實的基礎，已勢在必行。

1 “超前管理”理論

“超前管理”理論是一種前端控制手段，是以文件生命周期理論為基礎，將以往檔案管理的起點，進行前移，針對文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔等各個活動，而實行全過程的管理與監督控制。它把文件從形成、收集、積累、鑒定、歸檔，一直到保存或銷毀的各個不同的階段，均看作是一個完整的過程。而在這一過程中，文件的形成應為前端，積累、鑒定、歸檔、整理和編目等具體管理活動則為中端，永久保存或銷毀是后端。而將過去分環節的階段性管理，調整成為協同管理，從而確保了歸檔科技文件的真實可靠、完整安全。

“超前管理”的含義即前端控制，是指將檔案管理的重點前移至前期工程，即文件管理，包括文件的管理活動、文件的生成背景及其機構的職能。簡而言之，就是對整個管理過程中的目標、要求和規則，進行系統分析、科學整合，把需要和可能在文件形成階段實現的，或部分實現的管理功能，均盡量在這一階段實現。

“超前管理”不僅是檔案管理工作的源頭，更是對可能成為檔案的文件的質量控制。是旨在提高管理效率的一種科學理念，其實質就是對檔案的質量控制。目的即要使檔案在剛形成時，就處于受控狀態，并及時糾偏、糾錯，使檔案在形成、收集、整理、歸檔等環節中，實現對檔案形成內容和質量的全過程控制。它已被越來越多地應用到檔案管理理論中去。

2 企業科技檔案超前管理制度

(1)企業科技檔案超前管理制度含義:指從制度控制的角度，實行全程標準化、規范化管理，通過明確科技文件資料在形成、積累、整理、歸檔全過程中的各項要求，從而實現企業科技文件資料的規范管理、有序控制。

(2)建設企業科技檔案超前管理制度的意義:它是構建企業科技檔案工作制度體系的重要一環，也是整個企業科技檔案制度體系的開端。它是一種確保提高企業科技檔案質量的利用效益，實現企業科技檔案全過程管理的有效手段。不僅有利于優化檔案管理流程，而且還有助于提升管理水平與服務質量，以及和工作效率，促進企業開發利用科技檔案信息資源。

表1

(3)其建立的核心基礎:企業科技檔案超前管理制度得以建立的核心基礎，應是制定出統一、規范、有效的科技文件管理制度。科技文件是科技檔案的來源。科技文件的形成、積累、鑒定、整理、歸檔等幾項的工作，緊密相連，共同組成科技文件工作。科技文件是科技檔案的前身，科技檔案是科技文件的轉化形式，二者之間既有聯系又有區別。兩者之間的差異，致使科技檔案超前管理的各個方面(如內容、人員、制度)必然不同于通常意義上的科技檔案管理。因此，企業科技檔案部門要熟知科技檔案的前身形態--科技文件的形成過程和運動規律，在明確科技文件工作管理職責的基礎上，適當地將科技檔案工作向前延伸，做好對科技文件形成與積累工作的指導、監督和檢查，實施超前管理。科技文件的運轉程序并非積累過后就終止了，具有保存價值的科技文件，必須按照科技檔案工作的要求，經過整理與歸檔，最終歸屬于科技檔案部門，它并非簡單的物理移位的轉移。此兩項“檔案化”程序工作，雖是以科技部門和人員為主體而承擔的業務，但企業科技檔案部門也需實施超前管理，承擔協助和指導的職責。科技文件的最后一個環節是歸檔。歸檔的結束，使得科技文件完成了向科技檔案的轉化。科技檔案部門至此即完成了以檢查、監督、協助、指導為主要內容的科技檔案超前管理，而后便開始科技檔案諸項的管理。對于一些能從源頭上進行控制的工作環節，如科技文件的收集、鑒定工作，可以在科技文件管理階段得以實現。此外，歸檔范圍、保管期限表等要素的確定，也應提前到科技文件管理階段。

(4)企業科技檔案超前管理制度具體內容:主要應涉及三方面:文件流轉過程中可能涉及的部門(機構)、相關人員，以及企業科技文件自身流程及相關的制度(即文件形成、積累、鑒定、整理、歸檔的運動規律)(如表1)。

(5)它與企業科技檔案管理制度的銜接問題:企業科技檔案超前管理是企業科技檔案管理工作的源頭，是與企業職能活動同步進行的。就是把科技文件工作與科技檔案工作協調起來，對企業各項活動過程中，所產生的大量科技文件資料進行有效管理，是對可能成為檔案的文件的質量控制，并形成質量閉環。簡而言之:即強調從文件形成伊始，直至其最終成為檔案的全過程管理控制，這兩個制度內容的相互呼應是制度銜接的關鍵問題，制度在內容方面的連貫性是否良好，直接決定了其實施的效果。因此，在其制定和執行過程中，不僅要考慮自身的情況，還必須考慮其與企業科技檔案管理制度的有效銜接問題，使之成為一個協調的制度體系。文件歸檔制度與檔案管理制度中的收集環節是連接兩個階段工作的接口，處理好這一環節的交接工作，是文件從各部門移交至檔案部門的關鍵一環。此外，超前收集與超前利用，在理論上，它們符合檔案管理和文件收集“全程跟蹤”的思想，在實踐中，把“收集”、“利用”作為服務，其中心內涵均在于“超前”，而完美地結合起來。

(6)實施企業科技檔案超前管理制度，應從以下方面入手:(a)提高相關人員的整體業務素質:企業各部門相關人員(即參與文件形成、管理的部門和檔案管理部門)是實現制度有效對接的主體。其包括:一是有關的科技、生產人員，二是有關的科技管理人員。他們是科技文件和檔案形成和產生，最具有影響力的決定性因素。在很大程度上，均決定著制度能否正常地實施。應加大繼續教育力度，采取脫產、業余等多種形式培訓，有計劃、多層次地安排與之相關的業務，以及科技文件管理等具體科目，提高他們的業務，以及管理科技文件的整體水平。企業科技檔案人員必須在提高業務素質的同時，主動了解企業整體情況，抓住工作中的重點和難點，超前指導、及時檢查，確保科技檔案的完整、準確。(b)從組織機構和人員上落實管理:企業應依據實際情況，建立相應的科技檔案管理工作網絡，統一領導，分級管理，實現科技檔案的全面質量控制。(c)分解制度指標，納入責任制:將制度的指標層層分解，做到“三納入”。即要納入他們的職責范圍、納入科技工作計劃管理，納入科技工作程序，使科技文件的形成、積累、流通、整理、歸檔等制度化。應依據企業實際，明確他們在科技檔案全程管理中的責任與義務，還要實行量化考評，并將考評結果納入績效考核體系。(d)選擇行之有效的管理方式:要依據專業特性，因地制宜，制定出切實可行，且可操作性強的業務流程，進行合理分工，明確界定在管理的各個節點上，相關人員的業務范圍和工作職責。(e)加強標準化和規范化:要按照國家標準來制訂，才能有助于制度執行的標準化、規范化。必須遵循企業文件自身的特點、流程、規律，結合本企業實際，應明確科技文件在形成、積累、流通、整理、歸檔全過程中的各項要求，實行全程標準化、規范化管理，是確保實現超前管理制度的保障。(f)營造齊抓共管的氛圍:為充分調動積極性、主動性和創造性，應盡力營造有利于團結協作的輕松、和諧及愉悅的工作氛圍，在使崗位責任制明晰化的同時，引導相關人員自覺地形成積極配合，共同奮進的合力。(g)實現企業各部門之間的資源共享:企業應充分發揮內部各部門自身的優勢，整合并優化資源配置，促進企業實現信息化的進程。

3 企業執行檔案管理制度普遍存在的問題

(1)有章不循，有章難循:某些企業的檔案管理制度雖早已建立，卻形同虛設，無人重視，故很難發揮出自身應有的作用。(2)程序不完善，執行力欠缺:某些企業制定程序不完善，只以檔案室的名義印發，而未納入企業的整體管理系統，也未列入有關人員的崗位責任制和工作程序，導致制度不能得到保證有效地落實。(3)修訂、補充和完善未及時，導致制度滯后:應在實踐檢驗的基礎上，不斷修改、補充和完善，確保制度更合理、規范，以趨于完善。(4)缺乏檢查、監督和控制機制:應建立、健全和完善與制度相匹配的嚴格檢查、監督與考核的制度，并切實落實，以確保各項制度的有效執行。

4 結語

綜上所述，在理論研究的基礎層面上借鑒，檔案超前管理制度現已初有成果，但在企業科技檔案超前管理制度建設的具體操作實踐，以及研究方面，仍很不樂觀，存在著一定的局限性和差異性，還有待于進一步深入開展。在企業科技檔案管理制度建設過程中，建立、健全和完善一套完整、系統，且科學實用的企業科技檔案超前管理制度，應是一項重要的系統工程，其任重而道遠，迫切地需要堅持不懈的長期努力，才能得以實現。

[1] 戴潭棋.淺析現代檔案管理中歸檔電子文件的前端控制[J].2011(1).

[2] 金鑫.前端控制:電子文件管理的新思維[J].秘書之友,2007(2).[3]馬壇鳳.試論檔案工作的前端控制和全程管理[J].云南檔案,2007(7).