淺談高職檔案管理信息化建設

孫琳

(青島酒店管理職業技術學院,山東青島 266100)

淺談高職檔案管理信息化建設

孫琳

(青島酒店管理職業技術學院,山東青島 266100)

高職檔案信息管理是高職信息資源現代化的重要組成部分,高職檔案工作的內容與形式需要不斷創新、與時俱進,檔案信息化成為新形勢下檔案管理的發展趨勢。本文在對高職檔案信息化建設必要性研究的基礎上,分析了高職檔案信息化建設目前存在的問題,并提出了實現高職檔案管理信息化的一系列措施,為檔案資源的科學管理提供一種有效途徑。

高職 檔案管理 信息化

“十二五”期間，我國各級檔案部門根據《全國檔案信息化實施綱要》的要求，開展以檔案信息資源建設為核心，以加強電子文件和電子檔案管理為重點，以網絡建設為基礎的檔案信息化建設。檔案信息化建設是高校“數字化校園”建設的重要組成部分，加強高職的檔案信息化建設，逐步實現高職檔案資源數字化、信息服務網絡化、電子文件和電子檔案管理規范化，為教學、科研、管理服務，為學校的建設和發展提供優質、快捷的檔案信息。

1 職檔案信息化建設發展的必要性

1.1 提高工作效率

當今信息時代，計算機網絡的廣泛應用讓我們的生活變得更加豐富和便捷。對于高職檔案管理工作也是一樣的，不管是建立檔案的人還是查閱檔案的人，都因為有信息化檔案的存在而方便快捷。使用計算機系統通過掃描或者是手動錄入，將這些檔案信息化，則可輕松地實現對于檔案資料的處理，不但提高了工作效率還節省了存儲空間。

1.2 改善檔案管理工作,檢索查詢方便

高職檔案信息化的實現可使檔案管理部門從封閉性管理走向開放性管理，使檔案的管理方式從檔案保管和檔案利用向檔案信息化采集、管理和服務轉變，實現檔案資源的合理配置和科學管理，為學校建設與發展提供高效、優質的服務。學校檔案管理信息化后，可以實現即時查詢，管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢等查詢方式中選擇最佳方式，迅速在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。

1.3 為科研活動做支撐,為領導決策和管理提供支持

科研是學校發展的生命線，科技檔案為學校的科研活動和新技術開發提供了可靠的參考依據。作為檔案的重要組成部分，科技檔案能否被充分利用是科研活動成敗的關鍵，只有充分利用科技檔案，才能做好相關的科研工作。高職檔案管理的信息化建設能提供完整、可靠的信息，不但使老師可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高工作效率，而且，通過對檔案信息的綜合分析，為領導提供決策支持。

2 高職檔案管理信息化建設存在的問題

2.1 思想觀念陳舊,管理意識淡薄

當前我國大部分高校自身對檔案工作重視程度不夠，認為檔案工作是一項附帶工作，做好做壞無關緊要，對學校的影響不大;缺乏檔案管理意識，思想觀念落后，沒有把檔案信息作為一種資源來認識和利用，缺乏戰略思維和全局觀念，還沒有充分認識檔案在推進整個學校發展中的重要作用。檔案管理工作依然停留在建檔、管檔、你查我找的水平上，忽視了檔案信息資源的開發和利用，許多珍貴的、利用價值很高的檔案材料常年被束之高閣，不能發揮其應有的作用，造成了資源的極大浪費。

2.2 資金投入不足,硬件設備落后

由于資金不足，高職檔案管理工作的信息化建設滯后于現實的要求，檔案管理工作仍用手工操作的現象比較多，缺乏信息化的管理手段;在檔案管理信息化建設過程中，設備、硬件、軟件系統、人員技術等方面的配套，需要投入大量的資金，同時還需大量資金支持維護，資金投入不足已成為制約我國高校檔案管理信息化建設的最大障礙。

2.3 網絡安全差,數據庫建設滯后

由于檔案信息本身的特殊性，需要正確處理開放與保密、檔案利用與知識產權保護的關系。學校檔案信息化加強了檔案部門與校內校外的聯系，但也相應帶來了像電腦病毒、電腦黑客攻擊、非法訪問竊取信息等造成的安全問題，對高職檔案信息安全維護是一個挑戰。另一方面，雖然當前高職檔案管理部門大都已建成了規模大小不等的檔案數據庫，但總體來說，大多處于低水平重復建設狀態，數據無規范化控制，各自為政的現象比較嚴重。學校檔案管理部門之間并不聯網，無法實現有效的信息資源共享，嚴重地影響了數據庫的利用率。

2.4 人員素質較低,專業化程度不高

目前，一些高職學校雖已初步具備了開展檔案管理信息化的條件，但尚未形成素質優良、結構合理、科學高效的檔案管理隊伍。有的專職檔案工作人員雖專業對口，但學歷結構、知識結構、年齡結構都不盡合理;有的工作人員是非計算機專業畢業，掌握信息化技術的能力普遍較差，主要表現在英語水平低、信息技術的專業詞匯少，運用信息技術解決檔案管理工作的能力不強，使檔案管理信息化停留在最簡單的錄入、查找階段;還有少部分檔案工作人員幾乎從未接受過檔案管理專業的專門培訓，缺乏檔案管理及檔案信息化管理的基本理論、基本知識、基本技能。

3 實現高職檔案管理信息化的若干措施

3.1 加強高職檔案管理信息化重要性的認識

隨著高職檔案事業的發展，高職檔案工作已步入規范化的軌道，檔案意識得到加強，檔案在高職教學、科研中的重要作用也逐漸顯現出來。加大宣傳力度，營造檔案管理信息化工作重要性的氛圍。通過宣傳提高檔案意識，學校領導和檔案工作人員要進一步解放思想，更新觀念，樹立主動服務、主動參與意識，以高度的責任感和主人翁姿態，積極投身到學校檔案管理信息化、檔案資源開發利用工作中去。

3.2 強化硬件和數據庫建設

檔案信息化建設的基礎是相關硬件和數據庫建設。高職檔案館要注重加強相關硬件建設，可根據學校的經濟能力，從實際出發，充分利用現有設備，購置適當的技術設備，如配備數據庫服務器、圖文影像掃描、微縮系統、數字音像制作系統等。

3.3 充分利用網絡技術,建立檔案管理信息化的運行機制,實現收集整理、查詢和檢索自動化

目前，許多高職院校都建設了高性能的校園網絡系統，檔案管理工作應充分利用校園網的基礎設備，提高檔案管理質量，使高職院校的檔案更好地服務于教學、科研和各項管理工作，還可以實現檔案資料查詢和檢索自動化。學校檔案管理人員在日常工作中應加強與各部門的協調，要求各部門以電子文件的形式按規定格式上報檔案材料，這將有助于加強電子檔案管理和建設。

3.4 加強高職檔案管理人員的業務培訓和繼續教育

人是檔案管理工作的主體，檔案工作人員的素質，直接影響到檔案管理工作的實際成效。充分調動檔案管理人員的工作積極性、主動性和創造性，使他們的知識結構及業務水平適應高職檔案信息化建設和發展的需要。