如何規避中小企業組織架構設計與運行中的風險

李美春

如何規避中小企業組織架構設計與運行中的風險

李美春

中小企業作為我國經濟實體的新生代正處于一個快速成長的階段，然而，由于大多中小企業受家族因素影響，導致組織結構單一、高度集權、責權不分等，無形中給企業的快速成長設置了障礙。本文針對中小企業組織架構設計與運行中存在的風險，提出組織架構的科學設計與規范運行，以達到企業規避風險、持續發展的目的。

中小企業；組織架構；科學設計；規范運行；風險

企業組織架構作為組織在職、責、權方面的動態結構體系，其本質是為實現組織戰略目標而采取的一種分工協作體系，其作用是對于工作任務進行分工、分組和協調合作及權限的劃分。目前，我國中小企業正面臨“快成長”時代，但事實上我國中小企業組織架構的設計與運行機制不容樂觀，組織架構不完備及不健全所產生的后果，破壞力極大，企業面臨內部的系統化挑戰。因此，中小企業要盡早規劃內部管理系統的搭建，建立科學高效、能隨組織的重大戰略調整而調整的組織架構，并將其作為一種管理程序，以適應自身不斷發展更新的形勢。

一、我國中小企業組織架構的現狀

（一）集權管理，組織架構模式單一。在我國，中小企業的組織架構普遍為直線等級控制模式，企業內部按職能劃分若干部門，其權力集中于最高領導，實行統一指揮和控制，各部門沒有相對的獨立性。從上到下，不同層次上的崗位角色在所承擔的子系統目標功能作用的內容上，沒有質的區別，組織架構模式單一，不能承接企業發展戰略。

（二）組織架構設計不科學。過于扁平的組織中管理幅度不平衡，管理層次少，各職能部門之間缺乏橫向交流與溝通，造成工作難于協調，甚至出現互相扯皮或推諉的現象。

（三）家族式管理導致責權不分。在調查中，大多中小企業家族氛圍濃重，其重要管理人員基本為家族成員，造成產權封閉、高度集權和一股獨大的現狀，以至于難以引進專業管理人員對企業進行規范管理，阻礙了中小企業向正規化道路發展。

二、中小企業組織架構設計與運行中存在的風險

（一）組織架構形同虛設，缺乏科學決策、良性運行機制和執行力，可能導致企業經營失敗，難以實現發展戰略。采用盲目的組織架構進行企業運作，使得組織架構的發展跟不上戰略發展的需要，從而阻礙了企業持續快速的發展。據不完全統計，我國中小企業約85%沒有完善的企業組織系統，即便有系統，80%系統也都是偽系統，不能產生經濟效益與持續發展。

（二）組織架構設計不科學，運行效率低下。首先，中小企業組織架構的職能設計，特別是責權關系設計、業務流程設計很少考慮企業性質和企業文化，只是一些部門簡單的堆積，完全與企業管理要求脫節；部分中小企業各職能部門存在本位主義，相互間缺乏橫向交流與溝通，互相不了解對方的業務工作流程、制度，造成工作開展不暢，效率低下。其次，家族式管理模式和個人決策機制影響了員工的積極性和創新意識，也不利于企業引進優秀管理人才，導致企業對外部環境變化的趨勢及競爭態勢反應遲鈍，阻礙企業前進的步伐。

（三）過多地強調組織架構的設計，而忽略運行機制的建設，視組織架構為框架圖，而不是企業管理的核心能力。大多中小企業的組織架構設計是按照有效分配和協調各種活動的要求進行的，它們更關注建立適合于穩定生產的結構，注重相互間明確的關系、清晰的職權和交往方式等刻板結構。卻忽略了運行機制的建設，甚至將組織的結構（靜態）與職能（動態）分離開來，不注重結構的過程，即組織協調性，不能創造出以結構為基礎的企業競爭的核心能力。其結果是：組織架構欠靈活善變，不能適應環境的變化與戰略的調整，削弱了企業在業內保持領先者的優勢。

三、規避中小企業組織架構設計與運行風險的途徑

組織架構包括靜態的“基本結構”和動態的“運行機制”。基本結構考慮組織內部分工、任務和權責的有序安排，運行機制指的是控制程序、信息系統、報酬機制及各種規范化的規章制度，運行機制賦予企業基本結構以內容和活力，具有動態的特性。只有將二者有機結合起來，通過運行機制來強化基本結構，才能規避企業組織架構設計與運行中的風險。

（一）科學設計

第一，企業應當根據國家有關法律法規，明確各管理層的職責權限、任職條件、議事規則和工作程序，確保決策、執行和監督相互分離，形成制衡。特別是企業的重大決策、重大事項、重要人事任免及大額資金支付業務等，應當按照公司規定的權限和程序實行集體決策審批或聯簽制度，任何個人不得單獨進行決策或者擅自改變決策意見。

第二，組織架構承接企業戰略。企業組織架構在一定程度上體現了目標管理，設計時應綜合考慮企業性質、發展戰略、文化理念等因素。企業戰略不同，其組織架構的模式和職能也不同，并應隨企業發展不斷優化，使企業組織架構與發展戰略相承接。對于那些戰略不清晰，只有一些具體目標的中小企業，則可根據其具體的目標設計組織結構及崗位。中小企業戰略規劃一般為三至五年，組織結構則考慮三年內不變，至少一年內沒有大的變動，否則，容易造成員工無所適從，管理局面混亂。

第三，企業應當按照科學、精簡、透明、制衡的原則，合理設置內部職能機構。設置時應對事不對人，因人設崗，會造成運行不暢。此外，企業應本著精干、高效、適用的原則分解管理層次、業務部門和職責權限，明確具體崗位的名稱、職權和相互關系，并體現不相容職務相分離的要求，形成各司其職、各負其責、相互制約、相互協調的工作機制，共同搞好綜合管理。

第四，組織架構要能夠很好的響應市場和客戶需求。設計組織架構，一定要根據市場變化和企業管控要求，考慮如何才能更快的響應市場和客戶的需求，做到組織內部分工明確、溝通協調、信息傳遞順暢及時，避免多部門同時接觸同一客戶，提高市場開發和管理效率。

第五，企業應當制定組織架構圖、業務流程圖、崗位說明書和權限指引等內部管理制度或相關文件，來幫助企業明確各部門在組織中所處的工作位置，使各部門按程序有秩序地開展工作，也使員工了解和掌握組織架構設計及權責分配情況，正確履行崗位職責。同時出現各種疑難問題也可以相應地得到解決，對規避企業經營風險和提高工作效率有很大的促進力。

（二）組織架構規范運行的制度保障

1.管理溝通規范化，溝通是伴隨管理全過程的管理行為，也是企業組織運行效率高低的一個重要影響因素。溝通充分而有效，能激發員工工作熱情和積極性，是下屬員工做好工作的前提保障。因此，企業管理人員要熟練掌握溝通的基本要求和技巧，確定每個管理崗位要完成的管理溝通內容及對象，并把這一工作列入崗位工作標準進行考核；統一制定管理溝通過程效果記錄表，對管理人員所完成的管理溝通工作進行詳細地記錄。溝通時要避免讓下屬被動地接受指令，因為權力在溝通中只會起負作用。

2.管理授權規范化，授權是組織運作的關鍵，它是企業主管將人權、財權、事權等決策權移轉給部屬，不只授予權力，還托付完成該項工作的必要責任。授權規范化的有效途徑是權力細分，以達到權力制衡。即把一個籠統的權力分割為對應具體崗位的具體職責、具體工作環節上的具體工作任務，讓不同的主體來享有。充分而適當的授權能使員工釋放身上潛在的能量，導致在組織中的競爭風氣。同時，可以增加管理幅度，減少組織層次，增進組織溝通效率。

（三）保證組織架構運行規范應采取的措施

指揮規范化，指揮是公司主管把他的意志要求下達給特定下屬員工，讓其按照指令行動。指揮管理規范化的標準是：有節而有序。隨意而無節制的發號施令，讓下屬被動地接受指令，不利于激發員工意愿，可以說：靠指揮推動的鼓勵是最沒有效率的管理。

1.企業應當根據組織架構的設計規范，對現有治理結構和內部機構設置進行全面梳理，特別是重點關注高級管理人員的任職資格、履行情況以及經理層的運行效果和內部機構設置的合理性及運行的高效性，以確保企業治理結構、內部機構設置和運行機制等符合現代企業制度要求。同時，企業應定期對組織架構設計與運行的效率和效果進行評估，發現缺陷，及時進行優化調整。

2.應當建立科學的投資管控制度，通過合法有效的形式履行出資人職責、維護出資人權益，重點關注公司的發展戰略、年度財務預決算、重大投融資、重大擔保、大額資金使用、主要資產處置、重要人事任免、內部控制體系建設等重要事項。

3.對一些企業的內部控制和風險管理工作由不同機構負責的，可從工作內容、目標、要求以及具體工作執行的方法、程序等方面，將內部控制建設和風險管理工作有機結合起來，避免職能交叉、資源浪費，提高組織運行效率。

企業組織架構模式沒有統一的標準要求，需要根據自身實際情況設計與運行，并不斷優化。由于中小企業存在規模劣勢，經營能力有限、管理水平較低、競爭能力差，要想獲得更大的發展，其組織架構應該逐漸跨越傳統的單一邊界，健全以架構為基礎的運行機制，使科學設計與規范運行有機結合起來，避免因組織架構不完善而帶來的風險，使企業形成更強大的競爭力，從而實現持續穩定的發展。

[1]《中華人民共和國公司法》.

[2]《企業內部控制基本規范》.

（作者單位：惠州商貿旅游高級職業技術學校）