論中學檔案管理工作的現狀及其對策

徐榮梅

摘 要： 在學校管理工作中，檔案管理有十分重要的作用，是對一個學校的管理水平進行衡量的重要標準。因此我們必須充分地認識到檔案管理的重要作用，找到當前中學檔案管理工作中存在的問題，并制定適當的對策改進檔案管理工作，保障其正常進行。

關鍵詞： 中學檔案管理 工作現狀 加強對策

中學檔案是對中學工作的一個真實的寫照，通過檔案可以反映中學在各個階段工作與活動的情況。因此，必須對中學檔案管理的工作給予高度的重視，我們通過對當前中學檔案管理工作進行積極的思考、研究，發現當前中學檔案管理工作過程中存在的問題，并討論如何對存在的問題進行改進。

一、中學檔案管理工作的現狀

1.檔案管理規章制度不健全

我國早在1987年9月5日就出臺了《檔案法》，但是在中學檔案管理工作中，由于缺乏與本校實際相結合的檔案管理規章制度，有法不依的情況比較嚴重，導致在中學檔案管理工作中時常出現檔案歸檔分類不嚴謹的現象，在檔案的使用過程中沒有一個比較合理的使用制度，導致檔案丟失、殘缺等現象較為嚴重。此外，雖然各地也有《中小學校檔案管理暫行辦法》，但是在法規具體落實過程中，由于沒有一套與《中小學校檔案管理暫行辦法》的規章制度，導致《中小學校檔案管理暫行辦法》在中學檔案管理工作中落實不到位，很多學校仍是按原有的老辦法進行處理，給中學檔案管理工作帶來諸多不便。

2.檔案管理基礎設施不完善

完善的檔案管理基礎設施，是做好中學檔案管理工作的基礎條件。目前，很多中學由于資金缺乏，加上學校對中學檔案管理工作重視程度較低，導致在檔案管理基礎設施建設方面嚴重不足，現代化管理手段和現代化管理設備更是少之又少。由于檔案管理設施落后，導致中學檔案管工作中，很多珍貴的、具有極高價值的檔案資料只能保存在條件極差的檔案室內，同時現代化的管理設備和現代化的管理手段不足，使檔案工作難度加大，很多中學檔案管理工作者只能通過傳統手工的方式進行記載、整理、編目、檢索等工作。

3.檔案管理的理念落后

隨著社會經濟的發展，人們對檔案管理工作越來越重視，對檔案管理質量提出更高品質的要求，這就需要在檔案管理工作中樹立全新的檔案管理理念和管理模式，以適應檔案管理新要求。但是，目前大多數中學學校檔案管理工作者的管理理念和管理模式仍舊停留在傳統的舊模式和舊觀念上，在檔案資料來源上，只是被動地接收與存放，使得檔案資源相對匱乏；在檔案的管理過程中，沒有進行科學分門別類和科學系統的整理，導致檔案資源利用率極低；在管理手段上，仍采用手工管理，而現代的管理手段少之又少，造成管理效率低下。

二、加強中學檔案管理工作的對策

1.增強意識領導重視是前提是關鍵

目前，各中學檔案室都依照《檔案法》的規定制訂了各項規章制度，如《保密制度》、《安全制度》、《借閱制度》、《銷毀制度》等，并做到制度上墻，但實際上卻是流于形式。因為制度的貫徹必須依靠行政力量，沒有強有力的行政管理將分散在各處室的檔案材料收集起來，是非常困難的，更談不上保證檔案材料的完整、準確和系統。同時，對學校各級領導和教師進行檔案意識教育是迫在眉睫的一件大事。很多領導和教師都對檔案的性質、意義和歷史作用缺乏足夠的認識，任意銷毀檔案的現象比比皆是，從而使一些重要資料流失，甚至造成歷史的遺憾。

2.建立健全檔案信息開發利用制度

建立健全有關檔案信息開發利用制度和熟悉檔案資料是開發利用檔案信息資源的基本前提。學校應建立綜合檔案室，配備專管人員，做到機構健全、人員落實，每年檔案工作訂目標、有計劃，并列入學校和分管領導的工作議事日程和年度考核目標，檔案工作任務分解到部門，職責明確，建立規范化的檔案管理利用開發制度，歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例，庫房管理有措施，開發利用有目標，這就在具體細節上保證檔案管理的順利開展。

3.樹立正確的檔案觀

很多重視文字資料輕視實物資料都是因為缺乏正確的檔案觀，所以需要對現有的檔案管理人員進行培訓，讓他們形成正確的檔案觀。同時，必須讓檔案管理人員擁有正確的服務觀，檔案管理并不是為了管理而管理，它需要為學校的發展提供服務，是為了學校實現求生存、謀發展的總體目標而服務的。檔案管理工作是一個有機的系統，檔案管理不僅涉及對檔案本身的管理，而且與其他部門有密切的聯系，因此必須多與其他的部門進行接觸。

綜上所述，為進一步加強新形勢下的中學檔案管理工作，學校一定要及時采取措施，不斷加大對檔案管理工作的關心支持力度，完善相應的檔案管理工作領導機制，健全和學校整體發展適應的檔案管理機構，并將檔案管理工作納入到學校的發展規劃當中，為本校檔案管理工作創造更好的發展環境，使檔案管理和學校整體共同發展，讓本校檔案管理工作的質量得到更大的提高。

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