淺談高校二級學(xué)院行政秘書的工作

張歡歡

【摘 要】高校二級學(xué)院行政秘書的工作繁雜而關(guān)鍵，是保證二級學(xué)院正常運轉(zhuǎn)的不可或缺的重要力量，因此行政秘書要立足本職，不斷提高業(yè)務(wù)水平，同時要具備相應(yīng)的職業(yè)素養(yǎng)，以便更好地為學(xué)院教學(xué)科研工作服務(wù)，為學(xué)院師生服務(wù)，為學(xué)院發(fā)展貢獻力量。

【關(guān)鍵詞】行政秘書 工作職責(zé) 工作特點 素質(zhì)

在目前高等院校實行兩級管理的形勢下，高等院校的二級學(xué)院就成了一個集教學(xué)、科研、管理于一身的單位，二級學(xué)院辦公室則成了學(xué)院工作的窗口，行政秘書的工作在學(xué)校日常工作的各方面起著承上啟下的重要作用，因此行政秘書要充分認(rèn)識工作的意義，理清思路、明確自身工作職責(zé)，做到上傳下達、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)各部，充分發(fā)揮參謀、助手的作用，做好二級學(xué)院辦公室的工作。

一、高校行政秘書的工作職責(zé)

（一）日常行政工作

行政秘書的工作繁雜，涉及學(xué)院各種事務(wù)，如整個二級學(xué)院教職工的考勤、季度和年度考核工作；二級學(xué)院的財務(wù)預(yù)算、經(jīng)費的審批和報銷工作；資產(chǎn)的管理、辦公室內(nèi)部文印事務(wù)辦理、辦公室文銷用品、辦公設(shè)備耗材的申購和發(fā)放等工作；內(nèi)部信息收集整理和反饋工作、人事工作、檔案管理、公章保管和使用、辦理學(xué)院對外介紹信和證明信；上級來文、來電、來函的收發(fā)，處理及各類文件的存檔管理工作，做好保密工作；二級學(xué)院相關(guān)會議的籌備，做好會議通知的起草、發(fā)放，會議資料的準(zhǔn)備，會場確認(rèn)及布置，并做好會議記錄等工作；組織、安排、協(xié)調(diào)學(xué)院的綜合性工作；學(xué)院大型文體活動組織、宣傳報道工作；協(xié)調(diào)安排學(xué)院行政領(lǐng)導(dǎo)的重要工作日程并協(xié)助學(xué)院領(lǐng)道處理日常工作；對外聯(lián)系和接待工作；處理其他一些突發(fā)事件和臨時性事務(wù)，并及時向院領(lǐng)導(dǎo)匯報請示等等。

（二）教改、科研項目的組織申報工作

及時傳達教務(wù)處、科研處發(fā)布的教改和科研項目申報信息，協(xié)助各教研室完成教改、科研項目的申報工作；協(xié)助各項目主持人完成支撐材料的收集、匯總工作；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好各項評估工作的準(zhǔn)備、完善和匯報工作等。

二、高校行政秘書的工作特點

（一）繁雜性

高校行政秘書的工作頭緒眾多、事務(wù)繁雜、范圍廣泛，小到會議的通知、文件的整理、辦公用品的分發(fā)等，大到學(xué)院各項政策的參與制定、教職工人員定編和配置、年終考核和業(yè)務(wù)考評等等的事情，同時還要兼任學(xué)院黨務(wù)、工會等工作，通常是包羅萬象，沒有定性，經(jīng)常要在有限且規(guī)定的時間內(nèi)完成幾項工作，每項工作都要認(rèn)真仔細，確保高質(zhì)量的完成。因此行政秘書必須要有高度的責(zé)任心，心思細膩，統(tǒng)籌安排，運用科學(xué)的工作方法，提高工作效率，保證工作質(zhì)量。

（二）協(xié)調(diào)性

高校行政秘書的工作范圍廣，涉及部門多，行政關(guān)系縱橫交錯，不僅要協(xié)調(diào)二級學(xué)院內(nèi)部各部門之間的工作，還要協(xié)調(diào)二級學(xué)院與學(xué)校其他各職能處室間的工作，甚至還要協(xié)調(diào)二級學(xué)院與校外實習(xí)單位之間的工作，這就需要行政秘書具備較強的溝通和組織協(xié)調(diào)能力，善于處理上下左右、校內(nèi)校外、各部門之間的關(guān)系，確保學(xué)院工作與內(nèi)外部門間的良好溝通、及時銜接、合理有序。

（三）參謀性

高校行政秘書不僅要做好平時的事務(wù)性工作，還要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀、助手。在工作中行政秘書要利用各種渠道和途徑深入到輔導(dǎo)員隊伍、教研室、各行政管理部門中去，了解各個部門的工作環(huán)節(jié)，熟悉師資建設(shè)、設(shè)備配備等情況，熟悉任課教師、行政管理人員的秉性，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供最原始和準(zhǔn)確的資料。但行政秘書只能參謀，不能擅權(quán)越權(quán)，不能摻雜私人觀念，辦事要公道正派，這就要求行政秘書要有極強的工作熱情，具備較好的觀察和分析能力，從客觀出發(fā)，實事求是，全方位多角度的考慮問題。

（四）服務(wù)性

雖然行政秘書的工作瑣碎、繁重、辛苦，但就是因為工作的不可忽視性才賦予了它更深的意義。行政秘書的工作是各院部、師生間聯(lián)系的重要紐帶，是學(xué)院全部教職工日常工作能正常有序運轉(zhuǎn)的重要保證，因此高校行政秘書要充分認(rèn)識工作的意義，牢固樹立服務(wù)意識。行政秘書接觸的部門通常涉及院辦、人事處、教務(wù)處、科研處、學(xué)生處、資產(chǎn)處、財務(wù)處、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部、工會、黨委組織部、后勤集團、圖書館、各二級學(xué)院等相關(guān)行政部門，在工作中要做到及時溝通，相互理解，積極配合，注重全局，更好地為學(xué)院服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為師生服務(wù)。

三、高校行政秘書應(yīng)具備的素質(zhì)

（一）具備堅定的政治思想素質(zhì)

高校行政管理工作具有明確的政治方向性，作為直接為高校教學(xué)、科研工作和全院師生服務(wù)的行政秘書必須要貫徹黨的路線、方針、政策，具有堅定的信念和政治方向；遵守高校的各項規(guī)章制度；嚴(yán)格恪守職業(yè)道德，嚴(yán)守工作機密。

（二）具備行政管理工作的綜合能力素質(zhì)

行政秘書的工作屬于管理工作的范疇，綜合性很強。行政秘書需要在工作的各方面加強理論學(xué)習(xí)，不斷提高專業(yè)業(yè)務(wù)水平，包括學(xué)習(xí)管理科學(xué)知識、信息科學(xué)知識、教育學(xué)、心理學(xué)、行政管理學(xué)、秘書學(xué)等知識，提高自身理論素質(zhì)、紀(jì)律素質(zhì)、道德素質(zhì)、文化素質(zhì)、心理素質(zhì)；通過工作中的實踐鍛煉不斷提高自身文字水平、語言表達能力、溝通協(xié)調(diào)能力、觀察分析能力、組織執(zhí)行能力等等。

總之，高校二級學(xué)院的行政秘書工作繁雜而又關(guān)鍵，行政秘書必須要正確定位，明確職責(zé)，勤奮好學(xué)，端正態(tài)度，樹立服務(wù)意識，兢兢業(yè)業(yè)，踏踏實實，認(rèn)認(rèn)真真的完成每項工作，更好地為學(xué)院師生服務(wù)，為學(xué)院的發(fā)展貢獻自己的力量。

【參考文獻】

[1]褚愛霞.高校行政秘書工作探究.管理觀察，2008（18）.

[2]劉愛敏.論高校院系行政秘書的素質(zhì)要求[J].湖南科技學(xué)院學(xué)報，2008（10）.