做好獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案管理的幾點思考

梁 蕾

（電子科技大學(xué) 成都學(xué)院通信與信息工程系，四川 成都 611731）

獨(dú)立學(xué)院始建于1999年，在前期發(fā)展階段，獨(dú)立學(xué)院一直套用的是母體高校的辦學(xué)體制與模式，并在母體高校的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下開展各項工作。自2003年4月教育部8號文件強(qiáng)調(diào)獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)的“6個獨(dú)立”以來，伴隨著它的壯大和發(fā)展，獨(dú)立學(xué)院的各項工作尤其是教學(xué)工作已經(jīng)逐步脫離了母體院校的體制與管理，進(jìn)入了規(guī)范化辦學(xué)和提高教育教學(xué)質(zhì)量的階段，而在教學(xué)活動中所產(chǎn)生的各類教學(xué)檔案及教學(xué)檔案的建設(shè)、使用、管理也成為了獨(dú)立學(xué)院辦學(xué)進(jìn)程中最直接最客觀的記錄，同時學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案的重要性有了極大的認(rèn)識和提高，對教學(xué)檔案的建設(shè)、研究和利用工作得到了進(jìn)一步重視。因此，筆者從所在崗位剖析了獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案在實際工作中的現(xiàn)狀并提出了改善當(dāng)前現(xiàn)狀的建議。

一、獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案的現(xiàn)狀

1.教學(xué)檔案的類別繁雜。獨(dú)立學(xué)院作為我國高等教育的一支新生主力軍，在辦學(xué)模式上采用的是有別于公辦高校的新機(jī)制、新模式。在市場經(jīng)濟(jì)時代，獨(dú)立學(xué)院會根據(jù)市場需求來設(shè)置每個專業(yè)，而每個專業(yè)的教學(xué)計劃也會隨市場需求不斷修訂，因此教學(xué)活動中所產(chǎn)生的例如機(jī)構(gòu)設(shè)置、人才培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)、教學(xué)形式和課程模式等更加多樣化。而因為擴(kuò)招，以我院電子信息工程系的專業(yè)和學(xué)生人數(shù)為例，2005年招生情況：本、專科4個專業(yè)，18個班級，570名學(xué)生，到了2009年招收情況達(dá)到了八個專業(yè)，33個班級，1112名學(xué)生，這是2005年的5倍。這其中所含蓋的學(xué)科建設(shè)，專業(yè)建設(shè)，學(xué)生成績管理、學(xué)籍管理等各項工作內(nèi)容和其背后的數(shù)據(jù)是迅速成倍在擴(kuò)大的。就單個教學(xué)管理項目來講，比如學(xué)生的成績管理工作，這不僅要收集常規(guī)的課程正考成績、補(bǔ)考成績、重修成績，還要收集學(xué)生的實習(xí)實訓(xùn)成績、交換學(xué)習(xí)成績等。這就使教學(xué)檔案的種類不斷增加，來源更加分散，檔案內(nèi)容也日趨復(fù)雜化和多樣化。[1]

2.教學(xué)檔案的周期性長。教學(xué)檔案的形成有它自身的周期性。一般情況教學(xué)檔案的形成，以學(xué)年，學(xué)期為最基本，最簡單的記錄方式，例如我院電子信息工程系2012級通信工程本科專業(yè)10個班的期末試卷為例，負(fù)責(zé)保管試卷的老師會按照每學(xué)期的試卷進(jìn)行歸類上架，單每學(xué)期的期末試卷方面的教學(xué)檔案就得持續(xù)一個學(xué)期才能形成；從大一年級開始至學(xué)生四年后畢業(yè)，該專業(yè)的所有期末試卷檔案的保管工作才算建立完成，以至后期按各學(xué)院的要求最少需要存放六年。此外，教學(xué)檔案的形成還可以按不同專業(yè)、不同層次的每一屆學(xué)生來劃分；而有些教學(xué)檔案需要4～6年才能形成并保存，如果按教學(xué)活動的年度進(jìn)行分類，有的以月份開展，有的隔年才能結(jié)束，有的根據(jù)特殊的教學(xué)目的不定期的進(jìn)行，這都大大的延長了教學(xué)檔案的周期。

3.教學(xué)檔案存放地點分散。目前，各獨(dú)立學(xué)院為適應(yīng)當(dāng)今社會的需要都趨向于多學(xué)科性的院校建設(shè)與發(fā)展，我學(xué)院現(xiàn)已有本、專科專業(yè)40余個，形成了以工為主，以優(yōu)勢專業(yè)為核心，理、工、經(jīng)、管、文多學(xué)科協(xié)調(diào)發(fā)展的獨(dú)立學(xué)院。這就使得我院的二級系（分院）教學(xué)管理部門由原來的四個系（分院）逐年發(fā)展到了現(xiàn)在的8個系（分院），學(xué)生17000余人，教學(xué)活動也呈現(xiàn)出了多樣化的態(tài)勢，隨之產(chǎn)生的教學(xué)檔案數(shù)量也相應(yīng)有了增加，而由于教學(xué)活動是由學(xué)院各系（分院）的各教學(xué)部門承擔(dān)的，所以產(chǎn)生的教學(xué)材料往往被分散在了各個教學(xué)單位；另外獨(dú)立學(xué)院成立得較晚，在學(xué)院檔案館的建設(shè)力量上也相對薄弱，檔案館的建設(shè)速度也相對緩慢，這就使得產(chǎn)生教學(xué)檔案的各部門都會保存一定數(shù)量的檔案，這就形成了教學(xué)檔案存放地點較分散的特點。

二、推進(jìn)獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案工作的建議

1.加大教育和宣傳力度．增強(qiáng)獨(dú)立學(xué)院教師的檔案意識。教師是組成一所院校必不可少的因素，而教學(xué)檔案的形成又離不開教師的各項工作，作為高校的每一個成員，我們都有義務(wù)和責(zé)任完成相關(guān)檔案工作。在常規(guī)工作以外，學(xué)院檔案館應(yīng)該多組織檔案知識的普及宣傳活動，以講座或者知識競賽的方式增強(qiáng)獨(dú)立學(xué)院教師的檔案意識。2008年8月20日，教育部與國家檔案局發(fā)布了第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》，辦法中明確規(guī)定高校檔案工作人員不僅要“具備檔案業(yè)務(wù)知識”，還要具備“相應(yīng)的科學(xué)文化知識以及現(xiàn)代化管理技術(shù)”。由此可見，增強(qiáng)教師的檔案意識是做好高校檔案工作的奠基石。

2.加強(qiáng)人員培訓(xùn)、部門管理，使獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案管理隊伍更加專業(yè)化。建立一支強(qiáng)有力的教學(xué)檔案管理隊伍是提高檔案管理質(zhì)量的重要保證。而目前大多數(shù)獨(dú)立學(xué)院的實際情況是沒有設(shè)置專職的檔案管理人員。每一所院校的教學(xué)檔案需要校內(nèi)多部門的協(xié)作配合，我們應(yīng)當(dāng)明確管理的主體和輔助部門以及業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門。要安排專門的編制．配備專業(yè)人員管理教學(xué)檔案．并定期組織管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)水平。從而使教學(xué)檔案管理真正做到人員落實、管理規(guī)范、運(yùn)作有序。

3.加強(qiáng)計算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)高效學(xué)生檔案管理的電子化和網(wǎng)絡(luò)化。當(dāng)前社會，已經(jīng)進(jìn)入了信息化管理的時代，各行各業(yè)所產(chǎn)生的信息資源已經(jīng)扎根于微型計算機(jī)里。隨著獨(dú)立學(xué)院招生規(guī)模的擴(kuò)大，數(shù)據(jù)資料也相應(yīng)成倍的增多，盡管許多高校在各自校園網(wǎng)的基礎(chǔ)上已經(jīng)構(gòu)建本校的教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，但由于出于成本，安全等因素的考慮，許多教學(xué)檔案的管理仍主要采用傳統(tǒng)的檔案盒，分門別類的進(jìn)行歸檔，這使得教學(xué)檔案不能夠快速查找和統(tǒng)計，在一定程度上也浪費(fèi)了大量的紙張，而且占用較大空間。因此當(dāng)代檔案管理的主流范式是檔案信息資源管理。[2]我們要充分利用以電子計算機(jī)為核心的現(xiàn)代技術(shù)手段，有計劃、有步驟的把獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案分類歸檔，將教學(xué)檔案文件中的文本、照片、錄音、錄像等進(jìn)行信息化處理，實現(xiàn)檔案信息儲存的電子化和檢索的網(wǎng)絡(luò)化。

總之，獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)檔案工作對獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展有著不可忽視的推動作用，隨著各獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展壯大及獨(dú)立學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案的重視程度，相信獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)檔案工作一定能為我們的獨(dú)立學(xué)院建設(shè)創(chuàng)造出更多的無形價值。

[1]劉芳，周晉陽.對高校教學(xué)檔案管理工作的思考[J].中共山西省委黨校學(xué)報，2006，29（3）：69-71.

[2]溫燕萍.檔案管理規(guī)范化與高校評估之我見[J].檔案學(xué)研究，2007，（5）.