高校檔案管理存在的問題及解決對策

許紅英

（西安石油大學(xué) 檔案館，陜西 西安 710065）

高校檔案是指高校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，是我國國家檔案全宗的重要組成部分。高校檔案記載著學(xué)校的教育歷史，更是全校師生員工德、能、績和學(xué)校教學(xué)活動的真實記錄，具有重要價值。本文從高校檔案管理現(xiàn)狀入手，分析高校檔案管理存在的問題，為高校檔案可持續(xù)發(fā)展給出相應(yīng)對策。

一、目前高校檔案工作存在的主要問題

1.檔案意識較淡薄。目前，我國部分高校中存在不同程度地對檔案工作重視不夠，沒有認(rèn)識到檔案的真正價值，部分管理人員的檔案意識較為淡薄，有的檔案管理員甚至不具備必要的檔案系統(tǒng)知識，導(dǎo)致管理人員不能夠認(rèn)識到檔案工作的重要性，錯誤地把檔案工作看成是對“故紙”的簡單整理、裝訂，應(yīng)付差事。

2.高校檔案歸檔難問題。檔案與文本管理方面雖然在學(xué)校成立初期都已經(jīng)制定了各種規(guī)章制度，但是在執(zhí)行上不嚴(yán)格：有的以文件歸檔后，以查閱不便為由不愿意歸檔；也有的把自己收到的或開會帶回文的件，不是先交文書處理部門統(tǒng)一登記后辦理，而是為了自己的工作方便自收自存；更有些人需要文件時亂抽亂翻，借閱、轉(zhuǎn)閱也不登記，不但自己不妥善保管更不能及時歸還，致使相當(dāng)一部分檔案材料散失于個人的手中；還有部分教輔和教學(xué)人員對檔案的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為教學(xué)成果是否歸檔保存好像與己無關(guān)。這些都給立卷工作帶來極大的難題，嚴(yán)重地影響了檔案的完整性與歸檔的時限性。

3.管理手段落后，程序不夠規(guī)范。現(xiàn)階段，雖然檔案管理的內(nèi)容、服務(wù)方式、手段等與以往相比都發(fā)生了巨大的變革，但一些高校的部分檔案管理人員只會用最原始的手工操作方式處理檔案以及文書工作，與快速發(fā)展的現(xiàn)代化辦公手段形成強(qiáng)烈反差。再有，部分高校由于建校時間短，各項管理工作還完全沒有納入科學(xué)化、規(guī)范化、制度化管理的軌道上來，檔案管理手段落后，程序不夠規(guī)范。

4.高校檔案管理基礎(chǔ)較薄弱。由于不同時期檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不同，很多案卷、組卷標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性，大部分都是一卷多冊，還有很多案卷標(biāo)題缺少必要的因素，很多都和案卷的具體內(nèi)容沒有相關(guān)性，甚至缺乏完整的標(biāo)題。很多檔案在編制時沒有頁碼。案卷外觀規(guī)格缺乏標(biāo)準(zhǔn)，有的案卷厚達(dá)數(shù)百頁，而有的則只有少數(shù)的幾頁。等等，這些都給檔案管理工作帶來了極大的不變。

5.檔案管理人才較匱乏。人才資源是高校檔案部門重要的戰(zhàn)略資源，誰擁有了檔案人才優(yōu)勢，誰就掌握了競爭的優(yōu)勢。但目前我國部分高校檔案管理人才隊伍在職稱結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)等方面分布極不合理，甚至有些高校檔案管理人員嚴(yán)重缺編，無法建立起一支研究型、服務(wù)型、管理型、技術(shù)型的檔案人才隊伍，從而影響高校的檔案管理工作。

二、解決對策

1.提高高校檔案意識。首先，要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層的檔案意識。只有領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作對高校發(fā)展的重要性，檔案意識才會影響到廣大教職工。其次，要重視宣傳，提高全體師生員工檔案意識。第三，必須建立健全高校檔案管理工作各種規(guī)章制度。從國家有關(guān)檔案法規(guī)和學(xué)校實際情況出發(fā)，調(diào)整和制定檔案的各種管理制度。建立主要有分管領(lǐng)導(dǎo)、專職檔案員為主的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并由上到下建立起嚴(yán)密的層層監(jiān)督體制，明確崗位責(zé)任制和實施檢查評比制度。第四，要加強(qiáng)檔案服務(wù)意識，提高檔案的利用效率，要充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息管理優(yōu)勢，實現(xiàn)各類檔案信息的資源共享。要利用電子郵件、傳真、電話等形式向需要服務(wù)的人群和部門及時提供準(zhǔn)確的檔案信息。

2.提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。建設(shè)一支高水平高素質(zhì)的高校檔案工作人才隊伍，對檔案管理工作意義重大。因此，需要加強(qiáng)檔案工作人員服務(wù)與管理能力的培養(yǎng)，使他們的檔案知識得到不斷豐富，技術(shù)得到不斷提高。為了改變管理工作中的不足，要積極培養(yǎng)員工愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)的精神。同時，領(lǐng)導(dǎo)要在精神上、物質(zhì)上給予鼓勵和支持，從而激發(fā)檔案管理人員工作的積極性，使其更好地為學(xué)校的科研、教學(xué)和管理服務(wù)。

3.工作程序標(biāo)準(zhǔn)化，提高高校檔案管理基礎(chǔ)工作水平。檔案管理工作的實踐表明，只有實現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。依據(jù)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行檔案的收集、整理和保管，從而實現(xiàn)檔案管理工作程序的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平。首先，必須全面普查案卷，去糟取精。通過清查，可以將重復(fù)多余沒有價值的案卷進(jìn)行一一清理，減輕管理負(fù)擔(dān)。其次，必須重新組合案卷，使得案卷實現(xiàn)規(guī)范化。對那些內(nèi)容較混雜和組卷過厚的案卷進(jìn)行重新組卷。在重組案卷過程中，如果出現(xiàn)例如無目錄案卷，無標(biāo)題案卷或標(biāo)題不清楚的案卷和無頁碼的案卷，要對它們進(jìn)行重新加工填寫，以保證所有案卷規(guī)范化。第三，結(jié)合檔案管理部門實際，實現(xiàn)著錄工作規(guī)范化。依據(jù)《規(guī)則》，各個檔案管理部門應(yīng)從自己實際情況出發(fā)，結(jié)合計算機(jī)管理技術(shù)要求，制定出符合實際、科學(xué)規(guī)范的著錄細(xì)則。第四，規(guī)范題名，確保檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號可確保檢索的查全率，而準(zhǔn)確的題名方能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅僅確保查全率是不行的，同時還須確保查準(zhǔn)率。因此，著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。

4.建立檔案管理目標(biāo)責(zé)任制。首先要建立合理的組織機(jī)構(gòu)、檔案管理和建設(shè)制度，明確各級部門以及各類人員的任務(wù)和職責(zé)，還要明確不同檔案的內(nèi)容、時限和保存范圍。檔案管理一級責(zé)任人必須是學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)，二級責(zé)任人是教務(wù)處和各基層單位負(fù)責(zé)人，一級執(zhí)行人是檔案管理人員，二級執(zhí)行人是各科室及科室主管人員。同時要實施定期檢查驗收公開制度和獎懲制度，并把各類檔案的建設(shè)和管理納入到各級領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)責(zé)任管理之中。從檔案形成部門的源頭開始抓起，加強(qiáng)三級檔案管理工作力度，使高校檔案管理的建設(shè)納入規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的管理軌道。

隨著高等教育改革的廣泛深入，檔案工作的重要性尤為突出，在學(xué)校中越來越被重視，檔案工作已成為高校發(fā)展不可缺少的一部分。因此，高校檔案管理機(jī)構(gòu)要在提高高校檔案管理基礎(chǔ)工作水平的基礎(chǔ)上，建立檔案目標(biāo)責(zé)任制，下大力氣不斷強(qiáng)化和提升高校領(lǐng)導(dǎo)、廣大教職人員，特別是檔案管理人員的檔案管理意識，建設(shè)一支高素質(zhì)檔案工作人才隊伍。讓高校檔案真正成為反映學(xué)校全面進(jìn)步的歷史、重大決策的參謀及廣大教職工開拓創(chuàng)新的智慧寶庫，成為學(xué)校和諧發(fā)展的一個亮點。

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