做好獨立學院教學檔案管理的幾點思考

摘要：獨立學院的教學檔案，是教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像材料。針對獨立學院教學檔案管理中的檔案存放周期長、門類多，數據量大的特點，本文以電子科技大學成都學院為例詳細分析了獨立學院教學檔案中存在的各類問題，并提出了加強和改進的相應對策。

關鍵詞：獨立學院；教學檔案；管理；對策

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）01-0014-02

獨立學院始建于1999年，在前期發展階段，獨立學院一直套用的是母體高校的辦學體制與模式，并在母體高校的統一領導下開展各項工作。自2003年4月教育部8號文件強調獨立學院辦學的“6個獨立”以來，伴隨著它的壯大和發展，獨立學院的各項工作尤其是教學工作已經逐步脫離了母體院校的體制與管理，進入了規范化辦學和提高教育教學質量的階段，而在教學活動中所產生的各類教學檔案及教學檔案的建設、使用、管理也成為了獨立學院辦學進程中最直接最客觀的記錄，同時學院領導對教學檔案的重要性有了極大的認識和提高，對教學檔案的建設、研究和利用工作得到了進一步重視。因此，筆者從所在崗位剖析了獨立學院教學檔案在實際工作中的現狀并提出了改善當前現狀的建議。

一、獨立學院教學檔案的現狀

1.教學檔案的類別繁雜。獨立學院作為我國高等教育的一支新生主力軍，在辦學模式上采用的是有別于公辦高校的新機制、新模式。在市場經濟時代，獨立學院會根據市場需求來設置每個專業，而每個專業的教學計劃也會隨市場需求不斷修訂，因此教學活動中所產生的例如機構設置、人才培養、學科建設、教學形式和課程模式等更加多樣化。而因為擴招，以我院電子信息工程系的專業和學生人數為例，2005年招生情況：本、專科4個專業，18個班級，570名學生，到了2009年招收情況達到了八個專業，33個班級，1112名學生，這是2005年的5倍。這其中所含蓋的學科建設，專業建設，學生成績管理、學籍管理等各項工作內容和其背后的數據是迅速成倍在擴大的。就單個教學管理項目來講，比如學生的成績管理工作，這不僅要收集常規的課程正考成績、補考成績、重修成績，還要收集學生的實習實訓成績、交換學習成績等。這就使教學檔案的種類不斷增加，來源更加分散，檔案內容也日趨復雜化和多樣化。[1]

2.教學檔案的周期性長。教學檔案的形成有它自身的周期性。一般情況教學檔案的形成，以學年，學期為最基本，最簡單的記錄方式，例如我院電子信息工程系2012級通信工程本科專業10個班的期末試卷為例，負責保管試卷的老師會按照每學期的試卷進行歸類上架，單每學期的期末試卷方面的教學檔案就得持續一個學期才能形成；從大一年級開始至學生四年后畢業，該專業的所有期末試卷檔案的保管工作才算建立完成，以至后期按各學院的要求最少需要存放六年。此外，教學檔案的形成還可以按不同專業、不同層次的每一屆學生來劃分；而有些教學檔案需要4～6年才能形成并保存，如果按教學活動的年度進行分類，有的以月份開展，有的隔年才能結束，有的根據特殊的教學目的不定期的進行，這都大大的延長了教學檔案的周期。

3.教學檔案存放地點分散。目前，各獨立學院為適應當今社會的需要都趨向于多學科性的院校建設與發展，我學院現已有本、專科專業40余個，形成了以工為主，以優勢專業為核心，理、工、經、管、文多學科協調發展的獨立學院。這就使得我院的二級系（分院）教學管理部門由原來的四個系（分院）逐年發展到了現在的8個系（分院），學生17000余人，教學活動也呈現出了多樣化的態勢，隨之產生的教學檔案數量也相應有了增加，而由于教學活動是由學院各系（分院）的各教學部門承擔的，所以產生的教學材料往往被分散在了各個教學單位；另外獨立學院成立得較晚，在學院檔案館的建設力量上也相對薄弱，檔案館的建設速度也相對緩慢，這就使得產生教學檔案的各部門都會保存一定數量的檔案，這就形成了教學檔案存放地點較分散的特點。

二、推進獨立學院教學檔案工作的建議

1.加大教育和宣傳力度.增強獨立學院教師的檔案意識。教師是組成一所院校必不可少的因素，而教學檔案的形成又離不開教師的各項工作，作為高校的每一個成員，我們都有義務和責任完成相關檔案工作。在常規工作以外，學院檔案館應該多組織檔案知識的普及宣傳活動，以講座或者知識競賽的方式增強獨立學院教師的檔案意識。2008年8月20日，教育部與國家檔案局發布了第27號令《高等學校檔案管理辦法》，辦法中明確規定高校檔案工作人員不僅要“具備檔案業務知識”，還要具備“相應的科學文化知識以及現代化管理技術”。由此可見，增強教師的檔案意識是做好高校檔案工作的奠基石。

2.加強人員培訓、部門管理，使獨立學院教學檔案管理隊伍更加專業化。建立一支強有力的教學檔案管理隊伍是提高檔案管理質量的重要保證。而目前大多數獨立學院的實際情況是沒有設置專職的檔案管理人員。每一所院校的教學檔案需要校內多部門的協作配合，我們應當明確管理的主體和輔助部門以及業務指導部門。要安排專門的編制.配備專業人員管理教學檔案.并定期組織管理人員進行專業培訓，提高他們的業務水平。從而使教學檔案管理真正做到人員落實、管理規范、運作有序。

3.加強計算機信息技術的應用，實現高效學生檔案管理的電子化和網絡化。當前社會，已經進入了信息化管理的時代，各行各業所產生的信息資源已經扎根于微型計算機里。隨著獨立學院招生規模的擴大，數據資料也相應成倍的增多，盡管許多高校在各自校園網的基礎上已經構建本校的教學檔案管理系統，但由于出于成本，安全等因素的考慮，許多教學檔案的管理仍主要采用傳統的檔案盒，分門別類的進行歸檔，這使得教學檔案不能夠快速查找和統計，在一定程度上也浪費了大量的紙張，而且占用較大空間。因此當代檔案管理的主流范式是檔案信息資源管理。[2]我們要充分利用以電子計算機為核心的現代技術手段，有計劃、有步驟的把獨立學院教學檔案分類歸檔，將教學檔案文件中的文本、照片、錄音、錄像等進行信息化處理，實現檔案信息儲存的電子化和檢索的網絡化。

總之，獨立學院的教學檔案工作對獨立學院的發展有著不可忽視的推動作用，隨著各獨立學院的發展壯大及獨立學院領導對教學檔案的重視程度，相信獨立學院的教學檔案工作一定能為我們的獨立學院建設創造出更多的無形價值。

參考文獻：

[1]劉芳，周晉陽.對高校教學檔案管理工作的思考[J].中共山西省委黨校學報，2006，29（3）：69-71.

[2]溫燕萍.檔案管理規范化與高校評估之我見[J].檔案學研究，2007，（5）.

作者簡介：梁蕾（1983-），女（苗族），海南海口人，助理研究員，研究方向：獨立學院教育教學管理。