高校檔案管理存在的問(wèn)題及解決對(duì)策

摘要：高校檔案工作是高校管理工作的重要組成部分，本文針對(duì)目前高校管理工作中存在的不足與缺陷，尋求解決問(wèn)題的新思路新方法，主要從加強(qiáng)管理、提高認(rèn)識(shí)、建立目標(biāo)責(zé)任制、加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)等方面入手，提高高校檔案管理工作水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2014）01-0012-02

高校檔案是指高校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，是我國(guó)國(guó)家檔案全宗的重要組成部分。高校檔案記載著學(xué)校的教育歷史，更是全校師生員工德、能、績(jī)和學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，具有重要價(jià)值。本文從高校檔案管理現(xiàn)狀入手，分析高校檔案管理存在的問(wèn)題，為高校檔案可持續(xù)發(fā)展給出相應(yīng)對(duì)策。

一、目前高校檔案工作存在的主要問(wèn)題

1.檔案意識(shí)較淡薄。目前，我國(guó)部分高校中存在不同程度地對(duì)檔案工作重視不夠，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的真正價(jià)值，部分管理人員的檔案意識(shí)較為淡薄，有的檔案管理員甚至不具備必要的檔案系統(tǒng)知識(shí)，導(dǎo)致管理人員不能夠認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，錯(cuò)誤地把檔案工作看成是對(duì)“故紙”的簡(jiǎn)單整理、裝訂，應(yīng)付差事。

2.高校檔案歸檔難問(wèn)題。檔案與文本管理方面雖然在學(xué)校成立初期都已經(jīng)制定了各種規(guī)章制度，但是在執(zhí)行上不嚴(yán)格：有的以文件歸檔后，以查閱不便為由不愿意歸檔；也有的把自己收到的或開(kāi)會(huì)帶回文的件，不是先交文書處理部門統(tǒng)一登記后辦理，而是為了自己的工作方便自收自存；更有些人需要文件時(shí)亂抽亂翻，借閱、轉(zhuǎn)閱也不登記，不但自己不妥善保管更不能及時(shí)歸還，致使相當(dāng)一部分檔案材料散失于個(gè)人的手中；還有部分教輔和教學(xué)人員對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為教學(xué)成果是否歸檔保存好像與己無(wú)關(guān)。這些都給立卷工作帶來(lái)極大的難題，嚴(yán)重地影響了檔案的完整性與歸檔的時(shí)限性。

3.管理手段落后，程序不夠規(guī)范。現(xiàn)階段，雖然檔案管理的內(nèi)容、服務(wù)方式、手段等與以往相比都發(fā)生了巨大的變革，但一些高校的部分檔案管理人員只會(huì)用最原始的手工操作方式處理檔案以及文書工作，與快速發(fā)展的現(xiàn)代化辦公手段形成強(qiáng)烈反差。再有，部分高校由于建校時(shí)間短，各項(xiàng)管理工作還完全沒(méi)有納入科學(xué)化、規(guī)范化、制度化管理的軌道上來(lái)，檔案管理手段落后，程序不夠規(guī)范。

4.高校檔案管理基礎(chǔ)較薄弱。由于不同時(shí)期檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不同，很多案卷、組卷標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性，大部分都是一卷多冊(cè)，還有很多案卷標(biāo)題缺少必要的因素，很多都和案卷的具體內(nèi)容沒(méi)有相關(guān)性，甚至缺乏完整的標(biāo)題。很多檔案在編制時(shí)沒(méi)有頁(yè)碼。案卷外觀規(guī)格缺乏標(biāo)準(zhǔn)，有的案卷厚達(dá)數(shù)百頁(yè)，而有的則只有少數(shù)的幾頁(yè)。等等，這些都給檔案管理工作帶來(lái)了極大的不變。

5.檔案管理人才較匱乏。人才資源是高校檔案部門重要的戰(zhàn)略資源，誰(shuí)擁有了檔案人才優(yōu)勢(shì)，誰(shuí)就掌握了競(jìng)爭(zhēng)的優(yōu)勢(shì)。但目前我國(guó)部分高校檔案管理人才隊(duì)伍在職稱結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)等方面分布極不合理，甚至有些高校檔案管理人員嚴(yán)重缺編，無(wú)法建立起一支研究型、服務(wù)型、管理型、技術(shù)型的檔案人才隊(duì)伍，從而影響高校的檔案管理工作。

二、解決對(duì)策

1.提高高校檔案意識(shí)。首先，要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層的檔案意識(shí)。只有領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作對(duì)高校發(fā)展的重要性，檔案意識(shí)才會(huì)影響到廣大教職工。其次，要重視宣傳，提高全體師生員工檔案意識(shí)。第三，必須建立健全高校檔案管理工作各種規(guī)章制度。從國(guó)家有關(guān)檔案法規(guī)和學(xué)校實(shí)際情況出發(fā)，調(diào)整和制定檔案的各種管理制度。建立主要有分管領(lǐng)導(dǎo)、專職檔案員為主的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并由上到下建立起嚴(yán)密的層層監(jiān)督體制，明確崗位責(zé)任制和實(shí)施檢查評(píng)比制度。第四，要加強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí)，提高檔案的利用效率，要充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息管理優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)各類檔案信息的資源共享。要利用電子郵件、傳真、電話等形式向需要服務(wù)的人群和部門及時(shí)提供準(zhǔn)確的檔案信息。

2.提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。建設(shè)一支高水平高素質(zhì)的高校檔案工作人才隊(duì)伍，對(duì)檔案管理工作意義重大。因此，需要加強(qiáng)檔案工作人員服務(wù)與管理能力的培養(yǎng)，使他們的檔案知識(shí)得到不斷豐富，技術(shù)得到不斷提高。為了改變管理工作中的不足，要積極培養(yǎng)員工愛(ài)崗敬業(yè)、無(wú)私奉獻(xiàn)的精神。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)要在精神上、物質(zhì)上給予鼓勵(lì)和支持，從而激發(fā)檔案管理人員工作的積極性，使其更好地為學(xué)校的科研、教學(xué)和管理服務(wù)。

3.工作程序標(biāo)準(zhǔn)化，提高高校檔案管理基礎(chǔ)工作水平。檔案管理工作的實(shí)踐表明，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。依據(jù)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行檔案的收集、整理和保管，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作程序的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平。首先，必須全面普查案卷，去糟取精。通過(guò)清查，可以將重復(fù)多余沒(méi)有價(jià)值的案卷進(jìn)行一一清理，減輕管理負(fù)擔(dān)。其次，必須重新組合案卷，使得案卷實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。對(duì)那些內(nèi)容較混雜和組卷過(guò)厚的案卷進(jìn)行重新組卷。在重組案卷過(guò)程中，如果出現(xiàn)例如無(wú)目錄案卷，無(wú)標(biāo)題案卷或標(biāo)題不清楚的案卷和無(wú)頁(yè)碼的案卷，要對(duì)它們進(jìn)行重新加工填寫，以保證所有案卷規(guī)范化。第三，結(jié)合檔案管理部門實(shí)際，實(shí)現(xiàn)著錄工作規(guī)范化。依據(jù)《規(guī)則》，各個(gè)檔案管理部門應(yīng)從自己實(shí)際情況出發(fā)，結(jié)合計(jì)算機(jī)管理技術(shù)要求，制定出符合實(shí)際、科學(xué)規(guī)范的著錄細(xì)則。第四，規(guī)范題名，確保檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號(hào)可確保檢索的查全率，而準(zhǔn)確的題名方能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅僅確保查全率是不行的，同時(shí)還須確保查準(zhǔn)率。因此，著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。

4.建立檔案管理目標(biāo)責(zé)任制。首先要建立合理的組織機(jī)構(gòu)、檔案管理和建設(shè)制度，明確各級(jí)部門以及各類人員的任務(wù)和職責(zé)，還要明確不同檔案的內(nèi)容、時(shí)限和保存范圍。檔案管理一級(jí)責(zé)任人必須是學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)，二級(jí)責(zé)任人是教務(wù)處和各基層單位負(fù)責(zé)人，一級(jí)執(zhí)行人是檔案管理人員，二級(jí)執(zhí)行人是各科室及科室主管人員。同時(shí)要實(shí)施定期檢查驗(yàn)收公開(kāi)制度和獎(jiǎng)懲制度，并把各類檔案的建設(shè)和管理納入到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)責(zé)任管理之中。從檔案形成部門的源頭開(kāi)始抓起，加強(qiáng)三級(jí)檔案管理工作力度，使高校檔案管理的建設(shè)納入規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的管理軌道。

隨著高等教育改革的廣泛深入，檔案工作的重要性尤為突出，在學(xué)校中越來(lái)越被重視，檔案工作已成為高校發(fā)展不可缺少的一部分。因此，高校檔案管理機(jī)構(gòu)要在提高高校檔案管理基礎(chǔ)工作水平的基礎(chǔ)上，建立檔案目標(biāo)責(zé)任制，下大力氣不斷強(qiáng)化和提升高校領(lǐng)導(dǎo)、廣大教職人員，特別是檔案管理人員的檔案管理意識(shí)，建設(shè)一支高素質(zhì)檔案工作人才隊(duì)伍。讓高校檔案真正成為反映學(xué)校全面進(jìn)步的歷史、重大決策的參謀及廣大教職工開(kāi)拓創(chuàng)新的智慧寶庫(kù)，成為學(xué)校和諧發(fā)展的一個(gè)亮點(diǎn)。

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作者簡(jiǎn)介：許紅英（1969-），女，西安石油大學(xué)檔案館管理員。