淺析財務管理系統實施過程中的成本分析和控制

任建明

淺析財務管理系統實施過程中的成本分析和控制

任建明

企業在準備啟用財務管理系統之前，必須理智地進行投資決策分析。筆者對財務管理系統實施過程中的可控成本和不可控成本進行分析，設計出一個簡單的成本控制管理表格，企業可以有重點地對容易成本失控的地方加以控制。針對J企業的案例，筆者又做了一些改進，提出實施財務管理系統的成本控制的建議。

財務管理；系統；成本控制

對于企業決策者而言，實施財務管理系統不僅僅是購買一套軟件，需要投入巨大的資金、人力、物力，投入時間長、風險大。企業在準備啟用財務管理系統之前，必須理智地進行投資決策分析,才能投資購置或更新系統，并能更好地實施與應用財務管理系統。

一、財務管理系統的成本分析

依據系統生命周期階段理論，可以將系統實施成本分成開發成本和運行、維護成本兩大類。開發成本包括系統分析設計、代碼編寫、系統測試、硬件購買和人員培訓等；而運行維護成本則包括運行費用，管理費用和維護費用等。

1.咨詢費用。任何單位在實施管理系統前，其自身的業務流程一定有需要進行整頓和改革的地方，如果企業有些根本的弊端沒有解決，則實施系統后，也無法滿足其需求。因此有必要組成一個由外部專家、咨詢機構和企業自身的業務行家組成的咨詢團隊，便于從專業的角度，對其現有流程進行優化甚至重組，對系統的實施進行評估和決策。

2.軟、硬件的購買。企業在前期對供應商的選擇上，由于信息不對稱和投入資金過少，未能找到能結合企業行業特征來開發的軟件供應商，無形中加重了軟件成本。

3.數據轉化費用。通常企業在采用新系統前，都已經存在老系統中或者人工處理的大量數據，如何將這些數據經過處理轉化，載入到新系統中去，則是一個不容易預先判定的費用支出。

4.數據分析費用。財務管理系統在建成后，往往會生成大量的數據，而系統自帶的數據分析機制往往有其局限性，分析的功能都有一定限度。因此，在對系統生成的數據進行分析上，需要一定的資金，用來支付數據分析機制的建立，相關人員的人工費用等。

5.員工培訓費用。信息系統的建立，都意味著相關操作員工作方式和風格的改變，而操作較復雜的財務管理系統，更需要對員工進行足夠的培訓，這樣，才能盡量避免因人為因素，導致系統運行不穩定，給企業效益造成不必要的安全隱患。

6.系統維護費用。財務管理系統的建立，使企業的業務流程對信息系統的依賴性也加強了，所以，在系統運行的后期維護顯得至關重要。在這一費用細節上進行細致的預算和控制，非常必要。

二、系統實施成本的可控性分析

企業要在其希望實現的成本目標的基礎上，盡量將成本最小化，就必須仔細地對各項成本進行分析和控制。本文提出財務管理系統成本可控性的分析方法，是從企業的角度出發，分析哪些是系統實施可以控制的成本，哪些是無法控制或無法完全控制的不可控成本，并相應的采取措施。此時，企業成為財務管理系統實施的責任成本中心。凡是責任中心能控制的各種耗費均稱為“可控成本”，企業可以將可控成本盡量控制在一定的范圍。將上文闡述的系統實施成本的可控性進行分析，如表1所示。

表1 系統實施成本可控性分析及控制措施

加強對財務管理系統實施可控成本的管理，可以從以下幾方面著手：

1.在引入系統前，先對自身業務流程、管理體制和單位信息處理機制進行整改，可以減少系統建設時系統需求費用，同時縮短系統的建設周期。事實上，很多企業在平時不注意對自身的優化，上信息化項目也是盲目地隨大流，而外部單位不可能在較短的時間內去理清其現存的問題，同時，調研期的延長也加大了系統實施的成本。因此，企業應該預先對自己的核心業務和基礎信息處理狀況進行整改，上新財務系統的過程，也是優化、改善工作流程的過程。

2.在購買硬件的時候，應該充分考慮財務管理系統軟件的需求，選擇必要的、合適的硬件。

3.系統建設中，應該安排企業內部的適當人員，參與到系統實施中去。這樣，在系統實施完畢后，自身人員不僅知道如何去操作軟件的功能模塊，還能知曉每個功能模塊的基本設計原理。在運行維護階段，一般的問題不必要請系統實施單位來解決，減少了財務管理系統的維護耗費。

系統實施過程中還存在自身無法控制或無法完全控制的不可控成本，包括財務管理系統的設計，代碼編寫以及系統運行不穩定所可能造成的損失。企業在實施系統時的不可控成本恰好是系統供應商的可控成本。從自身位的角度出發，在管理不可控成本的時候，必須與系統供應商之間發生利益的博弈。為了盡量減少不可控成本，首先必須選擇一個合適的利益博弈對象，也就是需要一個信譽相對高、實施能力比較強，對自身目標需求有較好預期滿足度的技術實施單位。一個好的軟件供應商，能夠利用其豐富的行業經驗和強大的技術實現能力，在保證滿足客戶功能需求的基礎上，以較短的產品實施周期，較低的系統分析和代碼編寫等人工費用，建成穩健的系統，大大減少了系統運行中出現錯誤甚至崩潰的可能性。

三、系統實施中的隱性成本

成本控制中有例外管理的原則，即成本控制要將注意力集中在那些導致預算超支的超乎常情的成本項上。財務管理系統實施中存在如下隱性成本：數據轉換費用和培訓費用。通常，企業或者是系統供應商在做成本預算的時候，很少會充分重視在數據轉換和員工培訓方面的費用。而實際上，在整理基礎數據時，會發現存在許多問題，如數據不完整，部門自身基礎數據缺乏，數據處理混亂。因此，要從組織結構入手，去理清數據處理思路，整理財務管理系統所必需的基礎數據，并將其轉換載入到新系統中去。

此外，大型財務管理系統在建成后，對操作人員的素質有相當的要求，對系統操作不當，都有可能引起系統出錯甚至崩潰，給正常的業務運作造成了隱患。因此，對員工的培訓必須引起充分的重視。對于J企業而言，從一開始決定更新財務系統，就由原先負責財務系統維護的科室牽頭，負責財務系統更新的全部工作，包括前期的調研、實施中與開發商的溝通和后期的系統維護。在這次財務系統更新中，J企業的信息科的人員全程參與，與供應商多次溝通，不僅知道如何去操作軟件的功能模塊，還能知曉每個功能模塊的基本設計原理。在運行維護階段，一般的問題不必要請供應商來解決，也節約了系統的維護支出。另外，對不同的業務科室進行培訓，針對從事不同業務、使用不同模塊的人員進行有針對性的培訓，也有利于系統的順利實施。

成本預算中，必須充分考慮系統實施中存在的隱性成本。如果沒有加入隱性成本，勢必會低估實際成本，影響成本預算評估，造成企業對實施成本過高的不滿，降低了對系統實施的信心。

四、成本預算和控制表格的應用——以J企業為例

1.成本預算和控制表格的說明。表2中實施項目是按照財務管理系統實施的時間先后安排的，事業單位在實施過程中按照實際實施情況填寫第二行“實施時間”，并與“預計時間”相對比，及時調整系統實施進度。其次，各實施項目中，可控與非可控成本可以用不同格式表示（表格中可控成本項目用加粗表示），可控成本應制定詳細附表，如員工培訓費用項目應按事業單位各部門員工制定詳細的費用明細表，才能更好的控制財務管理系統實施過程的可控成本。

表2 系統實施過程中成本預算和控制表格

綜上所述，企業在準備啟用財務管理系統之前，必須理智地進行成本計劃的制定，在財務管理系統實施過程中嚴格執行成本計劃，才能做好企業啟用財務管理系統的成本控制。

2.從J企業案例看表格的應用

（1）案例介紹。J企業目前使用的財務軟件是從2002年開始啟用的，系統數據庫里的數據日益龐大，且原軟件開發公司已解散，后期研發和服務已無保障。期間頒布了新的會計制度，會計核算的內容發生了較大變化，有必要開發一套通用化、標準化、制度化的財務系統應用軟件,以確保事業單位預算收支數據的準確、有效,為管理決策提供正確的信息依據。2012年以來，J企業開始在同類單位開展調研，由本單位原先負責財務系統維護的科室牽頭，了解國內同類型單位財務信息系統使用的現狀，以期更新目前的財務軟件。

2012年底，正式簽約采用S單位的財務管理系統，軟件及系統服務總計在200萬人民幣左右；系統硬件購置計算機10臺，投資約50萬人民幣；還有調研經費15萬元。綜上所述，J單位財務系統更新總預算265萬元，如表3所示。

表3 J單位財務系統更新中的成本預算和控制

（2）對J企業實施財務管理系統過程中的成本控制表格的建議。筆者認為，如此估計財務管理系統實施的成本是遠遠不夠的，系統實施過程中的不少成本費用項目，包括前期的系統需求分析、員工培訓費用、系統維護費用都未列入項目預算中去。筆者建議在制定的實施日程表基礎上加以改進，加入項目“費用估算”和“實際費用”項目（如表4所示），來協助財務管理系統實施過程中的成本預算和控制工作。

企業實施財務管理系統就是要提高資源利用率，縮短生產周期，提高財務信息的準確性，以更好地支持決策。那么實施財務管理系統過程中的成本控制工作有無成效，是財務管理系統能否成功上馬的重要因素，必須重視系統實施過程中的成本控制，才能使其實施系統的決策更加科學,并使得財務管理系統在提高企業經濟效益的過程中,發揮更好的作用。

表4 J單位財務系統實施日程及費用表

[1]裘麗婭.試論我國事業單位實施系統中存在的問題與對策.技術經濟，2004年第12期.

[2]喻金龍，劉險峰.系統系統實施成本可控性研究.事業單位天地，2005年第3期.

[3]張顯悅.ERP系統的實施風險及其防范.森林工程，2006年第6期.

（作者單位：大同煤礦集團有限公司倉儲分公司）