淺析企事業單位人事檔案制度的創新與發展

厲丹LI Dan

（中國電子科技集團公司第五十三研究所，錦州 121000）

（The Fifty-third Research Institute of China Electronics Technology Group Corporation，Jinzhou 121000，China）

0 引言

企事業單位的人事檔案是記錄職工個人經歷、思想政治情況、工作情況、個人表現、晉升、薪酬、福利等多項內容的材料，它客觀真實地反映了一個人的具體情況，是企事業單位進行人才選拔、職工工齡審核、職工切身利益保障的重要依據，對職工的個人發展至關重要。因此，企事業單位必須提高管理意識，加強人事檔案管理，建立和完善人事檔案管理制度，提高人事檔案管理質量，做好人事檔案記錄，妥善保管人事檔案，為職工未來的發展奠定良好基礎。

1 人事檔案制度

1.1 管理范圍 企事業人事檔案管理主要涉及企事業單位的專業技術人才、管理人才、單位職工的人事檔案管理。

1.2 人事檔案 企事業單位一般都有專門的人事檔案管理庫房，以用于人事檔案的存放，除了單位專門的檔案管理員之外，單位其他人不得隨意進入檔案庫隨意翻閱和調取檔案。

1.3 檔案的管理 ①根據具體的天氣狀況，要注意保持人事檔案庫房良好通風，同時還要注意庫房的溫度，不可過高或過低。另外，管理人員還要時常打掃庫房，以保持庫房的整潔，防潮防蛀，保證人事檔案的完整性。②在進行人事檔案管理時，要對單位管理的人事檔案進行逐人登記，必須保證其完整性和準確性。③單位要定期對檔案進行歸類和整理，一般每季度都要整理一次，在整理時，管理人員要按照分類、編目和序號的順序依次進行，一旦發現錯誤要及時更正，避免出現誤放和丟失的情況。④任何個人不得以任何名義私自存放和持有他人的檔案，明知錯誤仍堅持不不交者，應依法追究其責任。⑤積極改進和完善人事檔案管理方法和手段，采用先進技術，提高檔案管理的信息化和網絡化水平，不斷提升人事檔案管理質量。

1.4 人事檔案組成 企事業單位的人事檔案是全面反應干部、工人歷史和現實情況的實物材料，主要構成如下：

①履歷表及其他簡歷材料等。②自傳材料：報告個人有關事項的材料。③各種鑒定：審計工作中形成的材料。④各類考核、評價材料及畢業成績單、學歷證明等。⑤政治歷史審查材料及甄別復查材料、更改或姓名認定材料等。⑥黨、團組織建設工作中形成的材料。⑦表彰獎勵材料。⑧執紀執法部門形成的涉及個人的材料。⑨任免呈報表，確定或晉升技術職務、學位、學銜審批表，出國人員審批表，調整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。⑩健康檢查和處理工傷事故工作中形成的材料。

1.5 人事檔案查閱和借用規范 如果需要借用和查閱人事檔案時，必須遵守以下規范：①未經允許，任何組織和個人不得隨意選查閱他人檔案，如需查閱必須辦理相關借閱手續。②查閱檔案僅限于組織、人事部門派出的專門黨員干部到檔案室查閱。③任何個人不得以任何名義查閱或借用本人或者其親屬的檔案。④管理人員必須做好檔案查閱和借用的記錄。⑤查閱檔案資料時，必須嚴格遵守檔案管理制度，嚴禁任意涂改、損壞、撤換人事檔案資料。⑥在查閱人事資料時，未經允許不得隨意抄錄其具體內容，經允許抄錄后，抄錄完畢應及時將資料送還。

2 人事檔案的創新與發展

2.1 人事檔案的社會化 ①要想實現人事檔案管理社會化，就必須積極完善人事檔案管理制度，明確公共權力機構與企事業單位檔案管理人員的權利義務，建立公共雇傭契約，規范企事業單位的人員流動，依法保護個人合法權益，提高人事檔案管理質量，轉變以往那種過度自由的人事管理狀態，采用新型的人事檔案管理方式，強化員工人事檔案意識，引導其自覺約束和規范自身行為。②人事檔案管理具有極為重要的社會化意義，主要表現在：一是健全人事檔案管理制度，嚴格檔案管理機制，在檔案資料填寫時要力求公平公正，避免出現填寫不規范的情況，保證其真實性和公平性；二是最大程度地節約各項社會成本，精簡人事結構，不斷提高人事檔案管理的效率和質量；三是打破以往地區、行業、部門、身份等條件的影響，提高企事業單位人事檔案管理的社會程度。

2.2 人事檔案的電子化 ①積極推進人事檔案管理電子化，采用先進的電子信息手段，逐步建立起一套系統完善的人事檔案管理制度，通過信用等級評價規范檔案管理和使用秩序，既規范了人事檔案的管理工作，又節約了人事檔案的歸檔、整理和保管的成本，還減少了人事檔案丟失、損壞的風險。②人事檔案電子化動態地反映了個人的基本情況，對其未來的發展和晉升具有重要考量價值。人事檔案電子化管理主要包括四個模塊，即學歷職稱模塊、職業生涯模塊、職業能力與業績模塊、職業道德與信譽模塊，它真實地記錄和反映了個人的興趣、特長、業務能力等情況，極大地提高了檔案管理的效率和質量。

2.3 人事檔案的法制化 所謂人事檔案法制化，就是在依據人事檔案管理相關法律法規要求的基礎上，深化企事業單位人事檔案管理體制改革，優化人事檔案管理，提高管理質量，強化管理人員的法律意識，并自覺規范其行為。一是在人事檔案管理過程中，管理人員必須依照法律規定，自覺維護檔案安全，不得隨意泄露他人信息；二是當個人與組織締結相關合約時，必須按照我國《勞動法》的相關規定依法維護個人和組織的合法權益；三是人事檔案的使用和管理必須遵守《保密法》和《檔案法》的有關規定，本人在社會活動和職務活動中要嚴守秘密，絕不能泄露國家秘密、組織秘密和單位的商務秘密。

3 結束語

總之，在社會主義市場經濟不斷深化改革的同時，企事業單位的人事檔案制度和人事檔案只有沿著社會化、電子化和法制化的方向進行創新與發展，才能適應市場經濟人才流動的需要，才能為企事業單位引進更多、更好的人才。

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