淺談常見辦公自動化設備的使用與技巧

孟仕印MENG Shi-yin

（貴州省經濟學校，貴陽 550008）

（Economics School of Guizhou Province，Guiyang 550008，China）

0 引言

正是由于現代辦公活動中已經越來越離不開辦公自動化設備，因此，貴州省經濟學校在計算機專業教學中新增設了《辦公自動化設備的使用與維護》這一課程，通過該課程的學習，讓學生了解現代辦公設備的技術特點、結構組成、基本工作原理，掌握正確使用和維護各種現代化辦公設備的方法，提高利用各種現代化辦公設備進行信息處理的能力和辦公的效率，并了解現代辦公設備的最新發展趨勢，達到培養學生具備駕馭現代辦公設備的能力，以適應現代辦公的需求。

該校是一所中等職業學校，辦學目標是培養從事生產、服務、技術和管理第一線工作的高素質勞動者。職業學校是以培養學生的技能和動手能力為重點，因此對計算機專業的學生開設《辦公自動化設備的使用與維護》課程非常必要。學生通過對該課程的學習，可以熟練掌握現代辦公活動中經常使用的現代辦公設備，提高信息處理能力，另一方面，也可以使教學真正實現專業加特長的就業需求，提高基本技術和基本技能的訓練，使學生步入工作崗位以后，能盡快具備現代辦公的意識和能力，增加就業的機會和競爭力。

該校已對全校各專業學生均開設了《計算機應用基礎》課程，該課程內容主要包括Windows XP 系統的基本操作、Office 辦公軟件的使用、Internet 網絡應用、使用和收發電子郵件、計算機病毒防治等，讓學生具備能正確使用和操作計算機的基礎能力，達到利用計算機進行辦公的最基本的能力。針對計算機專業學生的教學，增設《辦公自動化設備的使用與維護》課程，有助于學生更加全面掌握現代辦公設備，達到提高現代辦公效率的目的。

作為現代辦公設備最主要的設備之一的復印機在日常生活中的應用越來越多，如紙質文件、會議資料、身份證、戶口冊的復印等。目前市面上銷售的復印機按工作原理可以分為光化學復印機、熱敏復印機和靜電復印機三類，主要品牌有佳能（Canon）、柯尼卡美能達（KONICA MINOLTA）、東芝（TOSHIBA）、理光（RICOH）、夏普（SHARP）、富士施樂（FUJI XEROX）等，其使用方法基本相同，下面就復印機談一般使用方法和使用技巧。

1 復印機的一般使用方法

復印機復印并不是簡單打開就能直接復印，在復印前應該有一個讓復印機預熱的過程，因此我們應該先把復印機電源開關打開。不同的復印機開關位置會有區別，一般在面板上或左右二側黑色開關鍵，打開復印機后開始預熱，機器的預熱時間大約需要45s，機器預熱完成以前，電源節省模式指示燈會閃爍，機器可以復印時電源節省模式指示燈將會熄滅；預熱好后應該查看一下操作面板上的各項顯示是否正常。主要包括以下幾項：可以復印信號顯示、紙盒位置顯示、復印數量顯示為“0”、復印濃度調節顯示、紙張尺寸顯示，一切顯示正常才可進行復印；檢查是否有足夠的紙張，一般復印機有2 種方法擺放空白紙張，分別是側方與紙盒擺放。紙盒在復印機的下方，而側方放紙張，一般是一邊放紙，一邊出紙。一般默認復印紙張都是A4；一切就緒后，就是放置原稿。注意原稿不要有復印釘，涂改液應該干透，原稿的字跡要清晰等。注意原稿的大小，原稿不應該大于設定好的空白紙張大小，否則要分開多部分來復印；掀開復印機上蓋，將要復印的原稿面朝下（玻璃面板），對準大小刻度，注意要讓原稿平整一點，蓋上蓋子。復印有順序的原稿時，應從最后一頁開始，這樣復印出來的復印品順序就是正確的，否則，還需重顛倒一遍；在控制面板設定復印的份數，按下數字鍵設定復印份數，最后按一下復印按鍵即可。

2 復印時的一些使用技巧

2.1 巧妙復印雙面 在復印雙面，特別是雙面中都有圖像時，很容易出現圖像透出到背面的情況，影響復印的清晰度；為此，可以找一張黑紙墊在材料背面來進行復印。找不到黑紙的話，可以將復印機蓋板打開直接復印，就能生成一張均勻的黑紙，用它也能墊底。

2.2 巧妙反向復印 在復印工程圖紙時，有時需要得到與原圖案方向相反的復制品，此時可按下面方法實現：找一張透明薄紙或硫酸紙，尺寸要比原圖大一些，再將一復印紙輕微地黏合在薄紙上；在復印時，將薄紙朝上放置，復制完畢后，將復印紙與薄紙分離，并將所需反面圖案的—面朝下放置在平板玻璃上進行復印，就能得到反向圖案了。

2.3 巧妙去除痕跡 在復印帶有污跡的原稿時，如何巧妙地將污跡遮住，以提高復印效果呢？最簡單的方法是用一小白紙條遮住污跡來進行復印就可以了。如果是復印較厚的材料，可能會在復印件上出現陰影，此時可以在需要復印的頁面下墊一白紙，就能去除陰影痕跡了。如果想消除兩頁間的陰影痕跡時，可用白紙將需要復印的字跡以外的區域遮住，就可以了。

2.4 如何精確設置縮放比例 在使用復印機時，有時需將原稿縮放一定比例才能完整呈現在相應幅面的紙上，如將A3 幅面的原件縮小到A4 幅面的紙張時，需要調整縮放比例約為71%；反之將A4 幅面的原稿放大到A3 幅面的紙張時，需要調整縮放比例約為141%。精確縮放是如何做到的呢？例如將A4（210*297mm）幅面的原稿縮放到B5(182*257mm)紙上，是將原稿和復印紙張對應邊進行通過計算得出的（182/210=86.7%，257/297=86.5%），取其兩者中的最小值作為縮小比例就可以了。

[1]王玉國.職業院校計算機應用專業系列教材：辦公設備使用與維護[M].高等教育出版社，2012-08-01.

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[3]李濤，姚進.基于B/S 模式并面向生產的設備管理系統的構建與研究[J].機械，2006（07）.