高校規(guī)范社會保險管理的幾點思考

王曉雪 楊 旭

北京大學口腔醫(yī)院人事處，北京 100081

衛(wèi)生論壇

高校規(guī)范社會保險管理的幾點思考

王曉雪 楊 旭

北京大學口腔醫(yī)院人事處，北京 100081

高校社會保險管理工作是高校人事管理工作的重要組成部分之一，作為教職工薪酬中的一項延期報酬，社會保險關系到每一位參保職工的切身利益。社會保險的規(guī)范化管理是調動高校職工工作積極性、主動性、創(chuàng)造性的必然要求。本文在剖析高校以及我院社保管理現狀的基礎上，提出從轉變觀念、提高經辦人員素質、完善規(guī)章制度、加強信息化建設和重視社保檔案管理五個方面來加強社會保險管理，以期能夠為高校社保管理的完善提供有效參考。

高校；社保管理；社保信息化；社保檔案

社會保險是高校教職工福利保障中一項重要的基礎性工作，關系到每一位參保職工的切身利益，是維護高校參保職工合法權益、促進高校和諧穩(wěn)定的重要保障。隨著社會保險制度改革的不斷深入，高校社保管理工作面臨許多新情況、新問題。社會保險的科學化、現代化、規(guī)范化管理將成為今后高校社保管理發(fā)展的必然趨勢。高校社會保險工作面對新時期的新要求，必須適應社會發(fā)展的需要，從參保職工的實際需求出發(fā)，加強社保的內部管理，提高自身的經辦能力，確保參保職工的合法利益得到保障。

1 高校社保現狀

社會保險是由國家通過立法，多渠道籌集資金，對勞動者在因年老、失業(yè)、生病、工傷、生育而減少勞動收入時給予的經濟補償，使他們能享有基本生活保障的一項社會保障制度。主要包括養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、醫(yī)療保險、工傷保險和生育保險等項目。在計劃經濟時期，高等學校是由國家負責全部社會保障的，隨著我國市場經濟體制的建立，政府職能的轉變，高等學校的社會保險從無到有，發(fā)展到現階段，形成了一定的特殊性［1］。早在20世紀80年代，我國的養(yǎng)老保險體制改革就已經開始啟動。但是這些改革主要是在企業(yè)進行，機關事業(yè)單位的養(yǎng)老保險制度改革相對遲緩。由于社會保險實行屬地化管理原則，各地區(qū)發(fā)展水平不盡平衡［1］。以北京市為例，事業(yè)單位的社會保險制度改革是依據國家的文件逐步推進的：從1987年開始，事業(yè)單位內合同制工人納入養(yǎng)老保險，1999年事業(yè)單位全員加入失業(yè)保險，2006年7月起事業(yè)單位全部工作人員參加工傷保險。2008年3月，國務院下發(fā)了《關于印發(fā)事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度改革試點方案的通知》，決定在山西省、上海市、浙江省、廣東省、重慶市開展試點改革［2］。由于全國沒有統一的改革方案和有效的政策指導，各地出現了政策上的多樣性和隨意性，高校養(yǎng)老保險制度改革目前已經進入深水區(qū)和攻堅區(qū)。高校作為差額事業(yè)單位，絕大多數現行的社會保險制度仍然維持著計劃經濟體制下的社會保險制度，高校的正式在編職工只繳納失業(yè)保險和工傷保險，國家的養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險和生育保險尚未覆蓋到高校的代理制教職工。高校重視基本的教學和科研工作，社會保險觀念比較淡薄，并沒有認識到社會保險全面保障的重要性，不重視社會保險的管理。在新形勢下，高校的社會保險管理仍然處于較低水平，社保管理漏洞頻繁出現，不能滿足參保職工對社會保險服務的期望。

2 我院情況

我院目前采取人事代理、人才派遣、勞動合同制等多種方式并存的用人管理方式。其中派遣制人員與人才派遣公司簽訂勞動合同，由人才派遣公司負責為其繳納社會保險。我院人事處負責代理制人員和合同制職工的社會保險繳納及管理工作。其中，代理制人員只繳納失業(yè)保險和工傷保險（占總參保人數的89.8%），合同制職工繳納養(yǎng)老、醫(yī)療、生育、失業(yè)、工傷五項社會保險（占總參保人數的10.2%）。各項社會保險費用的繳納，采取同城特約委托收款方式，由海淀區(qū)社會保險基金管理中心委托我院的開戶銀行每月代為扣繳。職工個人繳納部分，由我院財務部門在參保職工工資中代為扣除。隨著我院的加速發(fā)展，職工隊伍也在不斷壯大，參保人數不斷增多，參保職工的數據也在動態(tài)變化。同時，隨著社會保險制度不斷完善，社保所涵蓋的5項險種：養(yǎng)老保險、工傷保險、生育保險、失業(yè)保險、醫(yī)療保險在我院已全部建立。國務院政府工作報告“2014年工作總體部署”中已明確提出，“建立統一的城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險制度，完善與職工養(yǎng)老保險的銜接辦法，改革機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度，鼓勵發(fā)展企業(yè)年金、職業(yè)年金和商業(yè)保險”。隨著社保覆蓋面的進一步擴大以及社保體系的不斷發(fā)展完善，事業(yè)單位的養(yǎng)老體系改革迫在眉睫，我院760余名代理制職工也必將建立養(yǎng)老保險和醫(yī)療保險，社會保險不再只是少數臨時工的保險，勢必將關系到全院職工的切身利益，社會保險管理將面臨前所未有的壓力和挑戰(zhàn)。

3 高校社保管理存在的問題

3.1 社保觀念的淡薄，忽略了社會保險的重要性

我國各項社會保險以行政法規(guī)、部門規(guī)章及地方法規(guī)為主，法律強制性偏弱，加上一些高校社保觀念淡薄，社會保險已經成為影響當前勞動關系和諧穩(wěn)定的一個新問題。大多數高校現行的社會保險，仍然是計劃經濟的產物。離、退休人員的養(yǎng)老金完全由國家財政和學校負擔，按照職工退休時工資的一定比例發(fā)放。醫(yī)療大部分仍然是公費醫(yī)療。高校事業(yè)編制內職工所繳納的失業(yè)保險和工傷保險，對他們而言意義不大，職工認為自己是正式的事業(yè)單位職工，不可能發(fā)生失業(yè)，發(fā)生工傷的概率也微乎其微。高校社保管理部門也沒有充分認識到社會保險對于職工個人和高校整體發(fā)展和穩(wěn)定的重要性，社會保險管理普遍處于較低水平，管理不規(guī)范導致問題頻繁出現。

3.2 經辦人員的業(yè)務水平和素質，降低了高校的社保服務質量

高校一般都由人事或者財務部門負責職工的社會保險管理工作，非專業(yè)經辦人員占據了社保管理的很大比例。而社會保險具有很強的政策性和專業(yè)性，需要高素質的專業(yè)經辦人才。社保經辦人員主要負責執(zhí)行各項社會保險政策、經辦社會保險各項業(yè)務，不僅要熟練掌握各個險種政策理論與實際操作經驗，還需要具有創(chuàng)新精神與創(chuàng)新能力，將社會保險工作與高校實際相結合，立足高校實際為參保職工提供社保服務。高校社會保險正在由傳統的管理向服務轉變，高校社保經辦人是社會保障政策的重要傳遞者和工作的具體執(zhí)行者，在工作中直接接觸到參保職工，經辦人員自身的素質和涵養(yǎng)，也直接影響到高校的社保服務質量。

3.3 規(guī)章制度和工作流程的不完善，影響了社保管理的實施效果

隨著事業(yè)單位養(yǎng)老體系的改革和我國社會保險制度的不斷完善，社保的各項主要險種將在高校全部建立，在給參保職工帶來全面保障的同時，高校的社保管理成本將大大增加。高校社會保險管理工作是高校人事管理工作中的基礎工作之一，離不開人力基礎信息的統計和維護、工資核算等人事基礎工作，更離不開財務等其他相關部門的協調和配合。由于大多數高校還是傳統的離、退休制度，高校對社會保險沒有充分的重視，普遍缺乏相應的社保管理規(guī)章制度和工作流程，加之各部門過分強調分工，忽略了應有的合作，導致相關業(yè)務部門職責不清，出現部門間、人員間職責不清相互推諉等現象，從而造成資源的浪費和效率的低下，直接影響了社保管理的實施效果。

3.4 落后的管理手段和管理方式，阻礙了社保管理的信息化建設

隨著高校的不斷發(fā)展壯大，由于工作的需要以及編制的限制，勞動合同制工人以及非事業(yè)編制的合同工的數量也在不斷增長［3］，新時期高校社保管理的工作量在不斷增大。對外需要完成社保中心要求的各項申報，比如：每年申報職工社保繳費基數，及時完成增減員申報，各項待遇支付需要按時申報等；對內要完成各種信息采集和數據處理，比如：生成增減員上報名單以及單位職工繳費明細，參保職工信息變更及時采集等。特別對于規(guī)模比較大的高校來說，在參保人數不斷增多的情況下，通過手工或借助辦公軟件Excel的情況下都需要較多的工作量，效率低下且出錯概率高［3］。高校社保管理的傳統手段和方式，已經完全滿足不了新時期新形勢下的大量社會保險業(yè)務的新要求。

3.5 社保檔案的疏于管理，制約了社會保險的規(guī)范管理

社會保險檔案，是指社會保險經辦機構在辦理社會保險業(yè)務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄［4］。在檔案行政管理部門的協助下，各地啟動社保業(yè)務檔案管理工作的時間不一，起點不同，由于沒有統一的標準和規(guī)定，導致檔案裝具不一致，裝具標識不規(guī)范等問題。高等院校也普遍存在對社會保險檔案的重視不夠，該歸檔的檔案沒歸檔，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴重，缺乏社會保險檔案管理的相關標準和規(guī)定。

4 規(guī)范管理的建議

規(guī)范社保的管理是提高工作效率，提升服務水平的基礎和保障。社保管理關系到高校的發(fā)展大局且又與教職工的切身利益息息相關，有章可循、程序規(guī)范就顯得尤為重要。工作流程的制定是規(guī)范社會保險管理的核心，也是提高社會保險經辦能力和服務質量的有效途徑。筆者認為應從以下幾個方面規(guī)范社保的管理：

4.1 加大宣傳力度，樹立社保觀念和意識

人力資源和社會保障部2014年初已經明確提出：“在社會保障方面，我們將推進機關事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度改革，著力解決‘雙軌制’、‘待遇差’問題。”事業(yè)單位社會保險體制改革已經迫在眉睫，社會保險不在是少數臨時工的保障，高校事業(yè)編制的教職工也必將納入到社會保險體系當中。社會保險體系的不斷發(fā)展和完善，有利于市場經濟條件下高校教師的合理流動，促進高校資源的合理配置。高校教職工應樹立社保觀念，深刻認識到隨著事業(yè)單位養(yǎng)老體系的改革，事業(yè)編制的教職工也必將建立養(yǎng)老保險，各項社會保險將與自身利益息息相關。高校人事部門也應轉變觀念，把社保作為人力資源中的一項重要工作來對待，通過各項有效載體和形式，比如利用宣傳畫、宣傳冊、宣傳片、宣傳欄、標語橫幅等宣傳方式，將社會保險政策法規(guī)中與職工切身利益相關的基本內容，轉化成通俗易懂、簡明好記的形式，以使社保觀念深入人心。充分開展社保各項政策集中咨詢，加強對教職員工的宣傳教育，耐心做好社保相關宣傳及解釋工作，不斷提高教職員工的社保意識，切實提高社保管理服務水平。

4.2 加強業(yè)務學習，提升經辦能力和服務水平

高校社保經辦人員應樹立終身學習的理念，緊跟形勢，不斷學習，將各項社保政策理解透徹，熟記于心。積極參加社保機構組織的各項經辦業(yè)務培訓，理順各項業(yè)務制度、工作程序，通過深入、全面地調查研究和政策學習，拓寬工作思路，擴展工作渠道，提高社會保險經辦能力和服務水平，不斷增強政治、業(yè)務和綜合素質。社會保險工作者是社會保障政策的重要傳遞者，是社會保障工作的具體執(zhí)行者，在工作中要充分發(fā)揮分布基層，貼近現場，零距離接觸職工的優(yōu)勢，把黨的政策和組織的溫暖送進每一名職工的心里。經辦人員也應不斷加強自身修養(yǎng)，樹立為參保職工服務的理念，在工作中注入人文關懷，用語文明、用心服務，及時做好政策咨詢和心理疏導，把各種問題化解在基層，解決在萌芽狀態(tài)，有力地維護高校和諧穩(wěn)定和社保政策的穩(wěn)定執(zhí)行［5］。

4.3 規(guī)范社保管理，完善規(guī)章制度和工作流程

社會保險是一項政策性很強的工作，高校內部也應在遵循相關政策的前提下，制定符合自身實際需求的社會保險規(guī)章和制度。比如∶ 為有效解決參保職工社會保險繳費基數申報工作中存在的漏統、少統或重復統計等難題，可依據勞社險中心函《關于規(guī)范社會保險繳費基數有關問題的通知》（〔2006〕60號），制定《職工社會保險繳費基數管理辦法》等規(guī)章制度，這些制度的建立健全，不僅可以強化高校社保的日常管理，也為日后社會保險管理工作的規(guī)范化管理奠定了良好的制度基礎。管理學界認為：流程決定效率，流程影響效益。好的工作流程能夠使各項業(yè)務管理工作良性開展，相反地，差的工作流程或者沒有工作流程則會問題頻出。因此，建立科學嚴謹的工作流程并保持這些流程得到有效執(zhí)行、控制和管理，是至關重要的。優(yōu)良的工作流程能限制操作的主觀隨意性、做事的隱蔽性，可以加強相互監(jiān)督促進，提高辦事效率。社會保險經辦業(yè)務流程繁瑣，以及需要其他部門協調配合，應制定社會保險工作流程，明確工作職責，細化、規(guī)范每一項業(yè)務，以實現社會保險的規(guī)范化管理，提高辦事效率和服務水平。

4.4 適應時代發(fā)展，積極引入社保信息化管理系統

隨著今后社保覆蓋面的進一步擴大以及社保體系的不斷完善，高校事業(yè)編制的干部和固定工人也必將納入社保體系，可以預見，今后的高校社保管理工作將會越來越重要［3］，社保管理工作也將日益繁重，需要處理大量的數據信息。高校應根據自身需求，立足實際，開發(fā)或者引入符合高校實際需要的社會保險專項信息化管理系統。高校社保管理系統設計的目標在功能上應能夠統一存儲管理參保職工各類相關數據，提供社保管理數據的批量導入與導出，自動校驗錄入數據的合法性，能快速生成各類統計報表，并提供多種靈活的數據查詢分析方法以及數據備份與恢復能力［3］。高校可利用專項信息化管理系統，借助系統平臺進行數據信息共享，方便參保職工查詢參保繳費信息、繳費記錄、社保卡制卡信息及相關待遇的申領條件等相關業(yè)務，以滿足高校參保職工的要求，實現人性化、現代化的社保服務。

4.5 重視檔案管理，制定社保檔案管理制度

高校普遍缺乏社保檔案管理的規(guī)范和制度，哪些資料需要整理歸檔；哪些資料不需要歸檔；哪些資料需要分類、分級管理；哪些資料需要集中統一管理，如何管理，沒有規(guī)范的檔案管理制度和程序。高校應加強社保檔案的科學化、標準化、制度化、規(guī)范化建設，實行社保檔案的管理科學規(guī)范。加強對社保檔案的形成、整理、保管、利用各工作環(huán)節(jié)的研究，制定操作性強、科學統一的社保檔案管理規(guī)范。高校應根據自身實際情況建立和健全社保檔案管理的標準體系，統一社保檔案格式，規(guī)范社保檔案記載內容；要制訂出案卷質量標準、分類標準等立卷標準和檔案保管、交接、利用等規(guī)定。建立檔案庫，利用軟件程序為參保人立卷歸檔，便于準確查找位置，隨時將參保人的變動信息歸入檔案中［4］。將社保檔案管理標準貫穿于整個收集、整理、保管、使用、銷毀的全過程，達到社保檔案從形成到最后銷毀等一系列工作都有章可循。社保工作人員在日常工作中，應對社保檔案分類立卷管理，注意形成完整卷、件、薄、冊等各種檔案，保證門類齊全、結構合理，使社保檔案工作逐步走向規(guī)范化、標準化。

5 結論

高校社會保險的規(guī)范化管理是一項具有重要意義的工作，隨著社會保險體制的改革完善和高校社會保險管理實踐的不斷深入，如何加強高校社保的管理，提升社保管理服務水平，是一個值得進一步探究與實踐的問題。社保經辦人員應以高度的責任心，根據高校的社保管理實際，通過人文關懷、深入細致的工作，不斷提升高校社保的管理和服務水平，以保證參保職工的合法權益。

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［2］楊麗萍.當前省屬高校社會保險屬地管理問題的思考［J］．經濟師，2012，（8）：96-98.

［3］吳琳琳，賀超波．論高校社會保險管理信息化建設 ［J］．中國管理信息化，2010，（3） ：78－79.

［4］王彥英.淺談社會保險檔案管理存在的問題及其解決方法［J］．現代商業(yè)，2012，（32）：72.

［5］李艷梅.社保工作應注入人文關懷［J］．現代商業(yè)，2010，（14）：173.

R648．7

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1674-9316（2014）12-0112-04

10．3969/J．ISSN．1674-9316．2014．12．064