利用信息系統實現藥品實庫存管理

◆江曉云 謝穎夫

責任編輯:張盼盼

1 藥品管理現狀分析

在實際工作中，由于某些原因，如搶救、借藥等，醫院藥品很難實現賬務數據與藥品庫存量的完全吻合。但是，醫院信息系統的建立為實現醫院藥品實庫存管理提供了可能性。

醫院藥品管理中的賬實相符管理有兩個非常重要的角色:藥品庫管和藥品會計。藥品庫管的職責是根據藥品庫存制訂合理的采購計劃，管理好藥品的入庫、出庫、盤點，盡量減少藥品庫存積壓。藥品會計的職責是審核原始單據憑證，按會計制度的要求登記賬薄，及時、準確地編制會計報表，定期核算，并提出改進意見。他們的共同目標是藥品管理的4 個要素:(1)實:藥品實物;(2)證:藥品會計憑證;(3)賬:藥品總賬、分類賬、明細賬;(4)表:藥品會計報表。真正做到賬實相符、賬證相符、賬賬相符、賬表相符［1］。

2 存在的問題及解決方案

2.1 大輸液集中配送管理

為了更好地服務臨床，很多醫院會根據臨床科室的分布建立專科藥房、分藥房，同時盡量減少藥品冗余配置及庫存積壓。大輸液藥品是常用藥品且日用量大，因此，各藥房不能冗余配置，需集中配送。這就造成了賬從藥房走，而藥品并不從藥房發出，而是從大輸液庫集中配送。相當于藥房管了入、出賬，卻沒有管實物。

解決方案:通過大輸液過帳管理實現大輸液庫的賬、實同步，實現藥房大輸液賬的平進平出。即大輸液統一歸大輸液庫管理，各藥房根據服務臨床的特點分別設置大輸液藥品過賬管理標志［2］。同時，對門診藥房仍配置大輸液，而對中心藥房、干部樓藥房等實現過賬管理。具體實現過程:各藥房大輸液實物為0，設置基礎庫存以滿足臨床醫生站能開具醫囑，護士站能提交領藥單，扣藥房可用庫存。在擺藥時，生成病人領藥出庫記錄，并確保與患者記賬同步，同時由系統自動從大輸液庫出庫藥品到藥房，這樣就形成了藥房會計賬的平進平出。

2.2 借藥管理

由于醫院的特殊性，不可避免地存在病患借藥的情況，特別是干部保健診療、民政救助、醫療援助等。這類藥品出庫后由借出對象通過收費發票還藥。因借藥、還藥周期較長，對藥房的帳實相符管理造成了影響。同時還需做到借藥單據必須與后期借藥人的收費單據相對應。若借藥人不來交費還藥，則借藥藥房的掛賬就成為醫院的損失。

解決方案:建立借藥藥房單元。當借藥發生時，由藥房出庫到借藥藥房，打印借藥出庫單，并要求借藥人簽字。借藥人還藥時，需持借藥出庫單及醫生開具處方到收費處交費。收費處根據借藥出庫單收費，并做好還藥記錄。藥房根據還藥記錄判斷是進入本身藥房發藥還是進入借藥藥房發藥，以保證財務發票與藥房的出庫單相對應［3］。借藥藥房每月也要做總結，以避免生成呆賬、壞賬。借助信息技術，不管藥房本身還是借藥藥房，都做到了藥品的出庫與財務收費發票對應，從而做到了藥品賬與財務賬的一致。

2.3 醫技科室專用藥品管理

由于醫技科室專用藥品用量較大，藥品經藥庫采購后直接發到醫技科室，而醫技科室記賬到患者時，賬是走藥房的，這就造成賬、實增減不同步，造成賬實不相符。

解決方案:醫技科室專用藥品是由藥庫直接到藥房。在藥品字典上設置醫技專用藥品標志，醫技科室直接到藥庫領取，患者記賬時不考慮庫存。收費的執行科室為本科室，即此類藥品的消耗計在科室成本上，藥品收入計在醫技科室上。這樣藥庫賬實同步，但藥房不參與管理。

2.4 普通藥品管理

由于醫技科室、手術室用藥特殊性，無法像臨床科室一樣每日拿領藥單及時領藥，采用的是備用藥管理。病人記賬后，藥品并未從藥房及時領走，因此也造成了藥房的賬、實不相符。

解決方案:在藥品字典上設置醫技手術普通用藥標識，凡此類藥品在醫技科室、手術室記賬時，采用備用藥管理，要求各科室在藥品會計月結周期內領取。此時藥房庫存記錄仍保持真實的數據，科室記賬不判斷藥房庫存，也不扣可用庫存，稱之為藥房掛單。在科室領取藥品以補足備用藥時，如果藥房庫存充足，直接按掛單發藥;如果庫存不充足，則從藥庫領藥或從其它藥房調藥［4］。

2.5 藥房藥品節余管理

在臨床實際用藥中，因集中配置的原因不可避免地存在一些藥品的節余。臨床通常的做法是在下一次領藥時少領，這也就造成了藥房賬、實不同步。

解決方案:在擺藥單上設置應發與實發數量，要求臨床科室在領藥時決定節余藥品是現時領走還是歸還給藥房。如果科室決定現時領走，則實發等于應發;如果科室決定歸還給藥房，則系統自動將節余藥品通過“節余入庫類型”入庫到藥房。這樣就做到了患者記賬數與藥房發出數一致，節余藥品通過再次入庫的方式形成入庫記錄。這樣不但做到了藥品的賬、實同步，同時也真實反映了各科室藥品節余情況。

2.6 藥品盤點管理

由于藥品盤點工作量大，難免出現誤差，而誤差累積起來會對藥品賬實相符管理造成不便，需跟蹤這些誤差的細節，方能做到賬實相符。

解決方案:為了保證藥品盤點的真實性，采用盲盤模式。即盤點員在盤點藥品數量時并不清楚此藥品在計算機系統中的數量，在如實錄入實物數量時系統自動計算盤點盈虧［5］。其優點在于需盤點員仔細清點數量，盤點真實性提高了;缺點在于沒有信息系統庫存引導，需要一一清點，工作量特別大。不管采用什么方式盤點，差錯在所難免。為了體現真實的藥品盤點情況，在系統中設置盤點調整入庫與盤點調整出庫兩種類型，在盤點員后期發現有清點差錯時，通過對這兩種類型進行調整，最終會計報表中以盤盈盤虧及盤點調整入、出庫來體現最終的盤盈盤虧。

3 小結

通過對藥品庫存的管理與控制，云南省第一人民醫院真正做到了賬實相符，實現了會計報表上每項數據都可通過信息系統查詢到原始的單據和憑證信息［6］。

在藥品實際管理中要做到賬實相符仍需克服很多難點，借助科學的管理手段和先進的信息技術進行綜合設計，最終做到了真正意義上的賬實相符。100% 的賬實相符是一個宏大的目標，真正實現是非常困難的，我們的目標是將誤差控制在0.5%～1%的范圍內。

［1］夏旭東.我國醫藥物流的集成化發展研究［D］.河南大學，2009.

［2］王 平.進銷存管理系統初探［J］.現代交際，2009(7):70.

［3］姜慶艷.單件小批量企業庫存管理集成信息模型研究［D］.大連交通大學，2010.

［4］祝 燁.新疆醫藥公司藥品管理系統設計與實現［D］.電子科技大學，2011.

［5］龍 燕，王或杰，錢 錚，等.計算機信息化技術在我院藥品物流管理中的應用［J］.中國醫藥導報，2013，10(32):167-170.

［6］李志軍.醫院藥品管理問題與對策分析［J］.當代醫學，2013，19(30):17.