Excel在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

摘 要：Excel是美國Microsoft公司開發(fā)的Office辦公軟件的組成部分，該軟件具有強(qiáng)大的表格功能和數(shù)據(jù)處理功能，但是這些功能往往得不到更加廣泛的應(yīng)用。本文主要介紹Excel在財(cái)務(wù)中常用的功能，表格制作、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)分析，通過說明這些功能的使用方法，以幫助準(zhǔn)備使用該軟件的人員參考，并且對該軟件的應(yīng)用希望有關(guān)人士就Excel的發(fā)展做進(jìn)一步的探討分析。

關(guān)鍵詞：Excel軟件；數(shù)據(jù)管理；數(shù)據(jù)分析

中圖分類號：F232 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-7712 （2014） 10-0000-01

一、Excel在財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用的國內(nèi)現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)對財(cái)務(wù)管理的要求越來越多元化，一般的財(cái)務(wù)軟件無法滿足所有的要求，而Excel就可以滿足一般軟件無法滿足的要求，例如表格文件格式的設(shè)置、數(shù)據(jù)管理功能、數(shù)據(jù)分析功能、還有基本的預(yù)測決策和固定資產(chǎn)折舊等，都可以比較方便的實(shí)現(xiàn)。另外Excel也是比較經(jīng)濟(jì)的，對中小企業(yè)來說也沒有經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，所以Excel的應(yīng)用還是比較普遍的，但有些特殊功能應(yīng)用的較少。

二、Excel的概述

（一）Excel的概念

Microsoft Excel是微軟公司的辦公軟件Microsoft office的組件之一，它可以進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的管理、數(shù)據(jù)分析和輔助決策操作，廣泛地應(yīng)用于財(cái)務(wù)管理、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、金融等眾多領(lǐng)域，主要用來進(jìn)行有繁重計(jì)算任務(wù)的預(yù)算、財(cái)務(wù)、數(shù)據(jù)匯總等工作。

（二）Excel的特點(diǎn)

Excel具有強(qiáng)大的表格處理功能、具有繪圖和圖形處理功能、數(shù)據(jù)處理功能等，這些操作都可以通過菜單的提示來完成，另外Excel軟件具有多種運(yùn)算功能，尤其是函數(shù)的應(yīng)用，通過調(diào)用函數(shù)來實(shí)現(xiàn)對應(yīng)的功能，例如折舊的計(jì)提、凈現(xiàn)值的計(jì)算、現(xiàn)值和終值的計(jì)算等。

三、Excel在中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的具體應(yīng)用

（一）強(qiáng)大的表格功能

財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)一般都是龐大而繁雜的，要想很好的管理這些數(shù)據(jù)，就需要一個(gè)完整的表格來存放數(shù)據(jù)的，EXCEL提供了表格處理的功能，在暗格的基礎(chǔ)上，規(guī)范表格數(shù)據(jù)，根據(jù)需要錄入字符或數(shù)字，再設(shè)置表格線、底紋等樣式。

（二）數(shù)據(jù)管理

1.排序篩選功能。當(dāng)面對一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)表時(shí)，工作人員可能更加希望看到某一系列的排序值，例如一季度的銷售情況統(tǒng)計(jì)表，我們希望看到利潤最高的產(chǎn)品是什么，那么就可以按利潤字段進(jìn)行排序；當(dāng)我們關(guān)注的數(shù)據(jù)只是其中一部分，那么就可以使用篩選功能，通過設(shè)置條件進(jìn)行篩選，在原表中可以進(jìn)行自動(dòng)篩選，也可以通過高級篩選保存到其他位置，這樣方便打印查看。

2.分類匯總。分類匯總功能是在排序的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的，因?yàn)檐浖诰庉嫊r(shí)沒有考慮到調(diào)用分類時(shí)的排序功能，所以在調(diào)用分類匯總之前要對分類關(guān)鍵字進(jìn)行排序，在排序的基礎(chǔ)上再進(jìn)行分類匯總，這樣的結(jié)果更能幫助數(shù)據(jù)的使用者查看某類商品的銷售額或銷售數(shù)量等相關(guān)數(shù)據(jù)。

3.數(shù)據(jù)透視表。數(shù)據(jù)透視表實(shí)際是數(shù)據(jù)表的另外一種表示方式，通過編輯數(shù)據(jù)透視表，可以幫助數(shù)據(jù)的使用者按照某個(gè)信息點(diǎn)進(jìn)行分頁或分項(xiàng)目來統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)提供的信息看起來更加直觀，而且更有可讀性。

（三）數(shù)據(jù)分析

數(shù)據(jù)分析功能在實(shí)際應(yīng)用中可能相對要少一些，但是在財(cái)務(wù)管理中是非常有用的，可以幫助財(cái)務(wù)人員進(jìn)行預(yù)算，根據(jù)預(yù)算的數(shù)據(jù)進(jìn)行決算，并為公司的整體運(yùn)營做出一個(gè)有效的規(guī)劃，而且還可以根據(jù)預(yù)算的放向選擇不同的分析方法。

1.單變量求解。財(cái)務(wù)人員經(jīng)常會(huì)遇到想要達(dá)到某個(gè)目標(biāo)值而求解與目標(biāo)值相關(guān)的變量的值，例如公司一月份想要利潤達(dá)到15000，那么其他相關(guān)量不變的情況下，銷售量應(yīng)該是多少，這種問題就可以通過調(diào)用單變量求解來實(shí)現(xiàn)。

2.規(guī)劃求解。從上面的方法能夠看出，其實(shí)單變量求解的問題相對是比較簡單的，當(dāng)目標(biāo)值與多個(gè)變量有關(guān)時(shí)，單變量求解就無法實(shí)現(xiàn)了，這時(shí)可以調(diào)用規(guī)劃求解來做進(jìn)一步的計(jì)算，在滿足一些條件的基礎(chǔ)上，求解達(dá)到一個(gè)利潤值或利潤最大化時(shí)的產(chǎn)品產(chǎn)量，當(dāng)然這種計(jì)算是建立在公式設(shè)立的基礎(chǔ)上的，目標(biāo)單元格和設(shè)立條件的單元格都要設(shè)置公式，當(dāng)調(diào)用規(guī)劃求解時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)在后臺為計(jì)算一個(gè)達(dá)到目標(biāo)利潤的產(chǎn)品產(chǎn)量。

3.方案管理器。當(dāng)我們?yōu)榱诉_(dá)到一個(gè)利潤值而計(jì)算其中一個(gè)變量時(shí)可以調(diào)用單變量求解，但是當(dāng)預(yù)測多個(gè)利潤值時(shí)不同變量應(yīng)該達(dá)到的值，這時(shí)可以選擇方案管理器，它可以通過多種方案供使用者查看，從每一個(gè)變量的變化情況和能否達(dá)到的變量值來選擇最優(yōu)方案，這樣就彌補(bǔ)了前面單一求解的不足。

4.模擬運(yùn)算表。當(dāng)目標(biāo)值對應(yīng)的變量有一系列變化時(shí)，可以用模擬運(yùn)算表的方式來解決，一個(gè)變量可以用單變量模擬運(yùn)算表來實(shí)現(xiàn)，當(dāng)兩個(gè)變量對應(yīng)發(fā)生一系列變化時(shí)，用雙變量模擬運(yùn)算表來運(yùn)算。例如銀行貸款年金的計(jì)算，一個(gè)人貸款可能希望看到在不同利率和不同年限的情況下的月還款額，以決定選擇哪種利率和貸款年限，如果銀行人員一個(gè)個(gè)計(jì)算那工作量就很大了，但是通過調(diào)用模擬運(yùn)算表就可以一次計(jì)算出來，只是點(diǎn)擊鼠標(biāo)的問題，真的是很方便的，可見EXCEL在財(cái)務(wù)中確實(shí)可以減少工作人員的勞動(dòng)量，也能提高工作效率。

四、結(jié)束語

目前，在Excel的應(yīng)用方面國外學(xué)者側(cè)重于利用Excel計(jì)算結(jié)果分析數(shù)據(jù)背后的經(jīng)濟(jì)意義，他們在Excel的應(yīng)用上是將Excel軟件作為其他理論的研究平臺，希望利用Excel軟件能更好的進(jìn)行專題研究。在國內(nèi)我們更注重利用Excel解決實(shí)際問題，只是關(guān)注結(jié)果的求解，對于研究的放向或經(jīng)濟(jì)意義，我們可能更加側(cè)重于其他軟件或一些財(cái)務(wù)管理的方法，如果我們想要用好這個(gè)軟件的話，就應(yīng)該更加深入探討其計(jì)算得到的數(shù)據(jù)的意義。

參考文獻(xiàn)：

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[2]啟典文化.Excel財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)應(yīng)用[M].北京：中國鐵道出版社，2014.

[3]吳保琴，許琴.Excel財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)管理[M].北京：中國鐵道出版社，2013.

[作者簡介]趙海蘭（1971.10-），天津渤海職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)管理工程系，副教授，從事會(huì)計(jì)電算化和電子商務(wù)的研究和教學(xué)工作。