ERP環(huán)境下電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理模式探討

摘 要：會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)于我國(guó)的所有的企業(yè)而言，都是企業(yè)財(cái)務(wù)部門的一項(xiàng)重要工作，我國(guó)的電力企業(yè)也不例外。電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理，在電力企業(yè)的所有管理平臺(tái)中扮演著極其重要的角色。伴隨著計(jì)算技術(shù)在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，企業(yè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)也紛紛引入了先進(jìn)的信息管理模式，ERP系統(tǒng)則是目前大多數(shù)企業(yè)首選的一種非常完美的企業(yè)管理系統(tǒng)。電力企業(yè)也紛紛引進(jìn)了這一系統(tǒng)用于企業(yè)的管理。本文即是針對(duì)ERP環(huán)境下電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理模式進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：ERP；電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案；管理模式

中圖分類號(hào)：F230 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-7712 （2014） 10-0000-01

一、簡(jiǎn)單介紹一下ERP系統(tǒng)

ERP是英文“Enterprise Resource Planning”首字母的縮寫，它的中文意思即：企業(yè)應(yīng)用的企業(yè)資源計(jì)劃。這一系統(tǒng)主要是應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)輔助信息管理技術(shù)對(duì)現(xiàn)代企業(yè)進(jìn)行全面的管理，它也是一個(gè)可以系統(tǒng)化的對(duì)企業(yè)從提出決策到實(shí)施完成各個(gè)環(huán)節(jié)提供信息的管理平臺(tái)。ERP系統(tǒng)應(yīng)用于企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作中最主要的功能是它能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)繁雜、公式累累、計(jì)量種類多樣化的會(huì)計(jì)信息的處理，同時(shí)ERP軟件中用于處理會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)部分的模塊，包含了會(huì)計(jì)檔案的管理程序。

二、ERP環(huán)境下電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案呈現(xiàn)的幾個(gè)新特征

ERP系統(tǒng)在電力企業(yè)中的引進(jìn)和應(yīng)用，使得電力企業(yè)會(huì)計(jì)記賬模式從傳統(tǒng)的手工記賬，轉(zhuǎn)為電腦記賬，不管是從準(zhǔn)確性方面還是時(shí)效性方面，都比手工記賬有了進(jìn)步，電力企業(yè)會(huì)計(jì)的工作方式與工作流程都產(chǎn)生了巨大的變化，電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案也隨之呈現(xiàn)出了一些新的特征：

（一）ERP環(huán)境下電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)涵發(fā)生了一些變化。ERP系統(tǒng)的引進(jìn)，原來手工制作、登記在紙質(zhì)介質(zhì)上會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)表等傳統(tǒng)意義上會(huì)計(jì)檔案，改由計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)通過打印機(jī)規(guī)范、快速地打印輸出保存或采用磁盤、磁帶、光盤、U盤、縮微膠片等磁介質(zhì)來保存。會(huì)計(jì)檔案不再只是傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)記載。

（二）ERP環(huán)境下增加了電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的組成內(nèi)容。我國(guó)財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案的具體內(nèi)容包括：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄、賬務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料。辦法中還專門提到了，采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)電算化檔案包括機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，以及打印輸出的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等數(shù)據(jù)。ERP環(huán)境下，為防止電腦出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行恢復(fù)而備份在磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)上資料都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保存，到規(guī)定的保管期限為止。

（三）ERP環(huán)境下電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的查閱利用變得相當(dāng)方便和快捷。大大提高了企業(yè)會(huì)計(jì)檔案資料的綜合利用效果。

（四）ERP環(huán)境下電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的處理效率比手工記賬模式下提高了不少。計(jì)算機(jī)輔助信息系統(tǒng)的應(yīng)用，極大地節(jié)省了手工編制和記錄會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)資料的時(shí)間，在數(shù)據(jù)計(jì)算的準(zhǔn)確性方面，也是比傳統(tǒng)的人工計(jì)算要提高了許多。

三、ERP環(huán)境下電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的不足

（一）電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理人員不具備專業(yè)管理技能。有相當(dāng)一部分電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理員并非是會(huì)計(jì)學(xué)專業(yè)出身，他們有的連最基本的會(huì)計(jì)學(xué)知識(shí)都不了解，不懂得會(huì)計(jì)檔案如何保管。紙質(zhì)的檔案尚且不清楚如何保管呢，ERP環(huán)境下，這些人員更是對(duì)檔案的保管無所適從，對(duì)會(huì)計(jì)信息電子檔案的管理無法做到及時(shí)、準(zhǔn)確地備份和保存工作。

（二）不少電力企業(yè)的高管對(duì)于企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的工作不夠重視。我們?cè)谡{(diào)查中發(fā)現(xiàn)了，大部分電力企業(yè)的高管，他們把企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理工作只是簡(jiǎn)單地理解為是一種數(shù)據(jù)的記錄工作，沒有什么價(jià)值。ERP環(huán)境下，許多電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理工作不完善，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案保管工作沒有足夠的重視。

（三）ERP環(huán)境下電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作不規(guī)范。電力企業(yè)引進(jìn)ERP系統(tǒng)后，會(huì)計(jì)檔案的管理工作主要要在會(huì)計(jì)電算化法規(guī)制度的約束下進(jìn)行，電力企業(yè)在實(shí)行了會(huì)計(jì)電算化以后，對(duì)于企業(yè)電腦系統(tǒng)中的電子形式的會(huì)計(jì)資料、會(huì)計(jì)檔案，并非按照會(huì)計(jì)法的規(guī)定去進(jìn)行保管，電子檔案的管理工作全從人員的主觀意識(shí)出發(fā)，管理相當(dāng)?shù)仉s亂無章，非常地不規(guī)范。

四、ERP環(huán)境下電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范模式

（一）ERP環(huán)境下電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理要嚴(yán)格按照國(guó)家財(cái)政部的有關(guān)規(guī)定，配備專門人員，由專人負(fù)責(zé)。

電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理人員必須具備會(huì)計(jì)從業(yè)人員資格證，持證上崗。對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的保管工作必須做到防火、防潮、防磁和防塵工作，對(duì)于企業(yè)而言那些相當(dāng)重要的會(huì)計(jì)檔案資料，必須準(zhǔn)備至少兩份，并存放于兩個(gè)不同的地方。

（二）電力企業(yè)的管理人員，應(yīng)當(dāng)重視會(huì)計(jì)檔案的保管工作。尤其是ERP環(huán)境下，一旦電子資料保管不當(dāng)、管理不善很有可能會(huì)造成企業(yè)內(nèi)部保密資料的外泄，從而在很大程度上削弱企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，更嚴(yán)重時(shí)會(huì)造成企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。

（三）ERP環(huán)境下電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)化管理。

電力企業(yè)的會(huì)計(jì)從業(yè)人員，在學(xué)習(xí)ERP管理系統(tǒng)時(shí)，要認(rèn)真地去了解和掌握電算化記賬方式下會(huì)計(jì)檔案資料的特點(diǎn)，要學(xué)會(huì)針對(duì)不同的載體與材料，采用最為合適的保管方法，依法對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理。

五、結(jié)束語

我們?cè)诹私饬薊RP系統(tǒng)的特點(diǎn)以后，才能真正地感受到這個(gè)系統(tǒng)的強(qiáng)大作用，ERP成為了現(xiàn)時(shí)代最先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理模塊的首先軟件。ERP環(huán)境下企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的集成管理，在擴(kuò)大了會(huì)計(jì)軟件對(duì)信息的輸入和輸出范圍的同時(shí)，也大大提高了企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性和企業(yè)財(cái)務(wù)信息披露的及時(shí)性。電力企業(yè)引進(jìn)ERP系統(tǒng)，在ERP環(huán)境下電力企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理存在問題是不可避免的，因?yàn)楫吘笶RP這一新生事物在電力企業(yè)中的應(yīng)用還是剛剛起步，我們可以利用ERP對(duì)我們的電力企業(yè)的所有資源包括內(nèi)部資源與外部資源進(jìn)行優(yōu)化配置，優(yōu)化組合，這方面我們可以做到應(yīng)用的很好，同樣，我們對(duì)ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模塊也可以做到更好的應(yīng)用，我們電力企業(yè)的財(cái)務(wù)工作人員，在ERP環(huán)境下，要勇于接受和學(xué)習(xí)這一新生事物，把它的強(qiáng)大功能淋漓盡致地發(fā)揮到最優(yōu)狀態(tài)，探索出一套最適合的ERP環(huán)境下電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的管理模式，是所有電力企業(yè)財(cái)務(wù)部門從業(yè)人員的工作職責(zé)。

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