淺談企業技術文件的分級與管理

【摘 要】本文根據企業技術文件在當前市場競爭中所具有的重要作用，對企業技術文件的分級和管理提出了自己想法。

【關鍵詞】企業；技術文件；分級；管理

0 概述

企業技術文件是一切用以規范和指導企業生產經營，保障企業正常運行和發展的圖、 表、文字文件的總稱。

企業的技術文件具有指導日常生產經營技術法則的功效，是保證產品質量的理論指導依據。是企業進行正常維修以及技術改造和發展的技術基礎。重要的技術文件是企業的技術秘密，是參與市場競爭的有力武器。

在日益激烈的市場競爭中，因企業技術文件的泄露而導致業務受

損，企業效益銳減的情況已屢見不鮮；由于企業核心技術文件的泄密而致使企業由盛而衰，亦決非危言聳聽。由此可見：企業技術文件的管理，小則關系到企業的經濟效益，大則關系到企業的生存和發展。

企業的技術文件種類繁多，根據其在企業生產、經營中所起的不同作用，有些需要經常使用，有些則是階段性使用頻繁。核心的技術文件可能需要永久性存檔。因此，要做到即能靈活、及時、正確地使用技術文件，又要確保企業技術文件的完整性和保密性，就非常有必要對企業的技術文件給與高度的重視，進行科學的分級和嚴格的管理。

1 企業技術文件的種類

1.1 技術圖紙類

企業技術圖紙包括如下幾種：各種設備總體安裝圖；易損件零件圖；機械部件結構圖；基本建設設計、施工圖；主要設備基礎圖，以及其它圖紙類技術文件。

1.2 設計計算類

此類技術文件常見的有：《設備選型計算書》、《工藝流程參數計算書》、《專項成本核算書》以及其它重要的計算類技術文件。

1.3 技術報告類

《項目立項建議報告》、《項目可行性研究報告》、《項目專項調研報告》、《產品質量鑒定報告》、其他重要的文字類技術報告。

1.4 產品質量標準類

主要有：“國際標準”、“國家標準”、“行業”及“企業標準”。

1.5 各種購銷合同類

1.6 日常工作統計、檢測、化驗報告、報表類

2 企業技術文件的分級

根據各類企業技術文件在生產、經營中所起的重要作用，應將技術文件分為：“加密級”、“保護級”、“普通級”，對于高新技術企業的核心技術文件應增加絕密級。前三級分用“A”、“B”、“C”代表，絕密級采用紅色“AA”符號來表示。

2.1 AA級技術文件：高新技術企業的核心技術文件。

2.2 A級技術文件

各種主要設備總體安裝圖；機械部件結構圖；工藝流程圖、《工藝流程參數計算書》、《設備選型計算書》、《專項成本核算書》、各種供銷合同。

2.3 B級技術文件

《基本建設投資計算書》、《項目可行性研究報告》、《專項調研報告》、《產品質量鑒定報告》、《產品質量保證體系》。

2.4 C級技術文件

各種設備的《使用維護說明書》、易損件明細表以及圖紙、日常工作的統計、檢測、化驗的圖、表以及文字類文件。

3 企業技術文件的管理

3.1 企業的主要領導人應該首先改變過去那種重視生產，輕視技術文件管理的老觀念。對全體員工應進行經常性的“保密”意識教育。建立完善的企業技術文件管理體系。每一級技術文件制定具體的管理制度，做到責任到人，獎罰分明。促進企業技術文件管理水平的提高和發展。

3.2 AA級技術文件的管理

高新技術企業的“AA”級技術文件由于平時查用的頻率很小，故應單獨存放在企業的專用保險箱內，指定專人負責。并設立專用審批單，實行兩人簽字方可使用的管理辦法。指定的管理人應及時、 準確地填寫使用人姓名、使用時間、使用原因等內容的紀錄單，并與審批單一并歸檔永久保存。

“AA”級技術文件的保密工作，應重點放在防盜和防自然災害方面。

3.3 A級和B級技術文件的管理

A級和B級技術文件的管理，除制定嚴格的管理制度.指定專人負責外，應由企業主要分管領導審批。并盡量減少使用人次，規定使用范圍.使用地點，任何人不得私自外借和翻印。重點抓好防丟失.防損壞以及及時歸檔工作，確保該級技術文件完整和安全。

3.4 C級技術文件的管理

C級技術文件的管理，應由各部門的領導負責管理。各種文件應做到種類齊全、完整、數據準確無誤。跨年度的此類文件應及時按月整理、裝訂、封存，上交到指定的部門存檔。這些技術文件的保存周期和銷毀制度，各企業可根據其不同的屬性，遵循首先符合國家有關法規，再制定企業管理辦法的原則開展工作。對于不完整和作廢的此類技術文件，經部門領導同意后應由專人負責，集中銷毀。防止隨意地丟棄和私自變賣，是此類級別技術文件管理的重點工作。

4 結語

隨著計算機網絡技術的迅猛發展，許多企業的技術文件已由“紙張文件”變為“電腦文件”，被存在計算機內、復制在u盤里，往來于“互聯網”上，為企業技術文件的使用帶來了前所未有的方便和快捷。但同時，也對企業技術文件的保密和管理工作提出了新的工作內容。企業內部應有針對性的保密管理措施，相關人員應加強防范“病毒攻擊”和“黑客”竊取等有關方面知識的學習和技能的提高，不斷加強管理企業技術文件的水平，為企業的不斷發展和壯大做出自己應有的貢獻。

[責任編輯：劉帥]