從專業評估探討獨立學院教學檔案管理規范化

陳良喜

隨著國家對教育的重視程度不斷提高，獨立院校的發展在近幾年也越來越快，有很多學院逐步脫離學校本體展開獨立的教學工作。作為獨立院校，想要強化自身的教學質量必須進行規范化的教學檔案管理，從而提升教學工作的進行效率。現階段獨立院校的教學檔案管理仍然存在一些問題，本文通過對教學管理的部分研究，對檔案管理方面提出一些規范化的意見建議。

獨立院校是我國普通本科高校所舉辦成立的本科層級的二級院校。由于一些教育資源、教學設施、師資力量等一些特殊原因的影響，我國獨立院校普遍無法脫離對母校的依附，由此獨立院校的發展呈現出很多問題。

為了凸顯時代賦予的價值，獨立學院必須做到真正的“獨立”。首先，在學院管理方面要體現其獨立，檔案管理作為學院內部管理的組成部分對學院實現自我管理有重要意義及影響。

1 獨立學院檔案管理環節存在不足

獨立學院的現階段發展已經進入規范化辦學和教育質量提升環節，但是教學檔案的管理工作進程卻稍有滯后。因為獨立院校和母校所開專業會有相同部分，所以招收學生也會和母校學生一同學習、實驗、考試。這種情況容易導致專業評估階段制度混亂、檔案缺失、準備材料不齊全、共同材料難區分等情況。

1.1 學院和教研室分工不明確

學院作為獨立的管理系統必須具備科學完善的管理體制，尤其在教務管理上。在專業評估過程中根據評價指標體系教學管理機構、專業教學管理文件和規章制度等必須完備。

規章制度應包括學院制度和專業教研室的細化制度。然而在具體的評估環節各專業有很多原本應該相同的制度實際上卻有較大的差異。這是因為學院在招生之初沒有在制度上明確區分學院在管理過程中應該具有什么制度，而這些制度是否應該分專業對待？同時學院教研室應該具備哪些制度？這些制度怎樣應用？怎樣和學院的整體制度結合起來？如何在今后的評估中共同產生效力？除了規章制度之外，一些材料方面也存在類似問題，導致評估過程中材料重復或者材料缺失，雙方都需要補寫。

1.2 學院缺乏統一規定和模板

在處理申請學士學位授予權的專業較多的情況時，學院教師團隊雖然有一定程度上的聯系，但在教學檔案管理上很難做到頻繁溝通和深入交流。所以，每個專業在準備評估材料時便有一套適用于本專業的模式，這種情況直接造成材料沒有具體的標準規范，即使有指標體系做指導也難以達到統一。

比如，某獨立學院在這方面沒有做好充分預期并給出統一規定，也沒有事先準備標準的通用評估材料模板，等所有專業材料呈上后才發現有許多問題，而且問題多種多樣。這一情況不僅使學院教務科的工作人員工作量巨大，而且浪費了各專業教師的備課以及教學時間，不僅影響其他教學工作，而且也導致教師工作情緒不穩定。

1.3 制度和管理方面存在問題

大多數獨立學院的管理模式基于母校的管理模式演化，在具體的管理制度上基本與母校保持一致。導致獨立院校自身不具備針對性管理方案，以至于后期獨立發展時相關規章制度不完善，對具體工作規劃不明確。

例如檔案管理方面的制度不健全，導致相關工作人員的工作態度和積極性有很大問題，檔案材料的管理上也存在很多疏忽。再加上信息化檔案管理落實不到位、相關資金支持不到位等情況，不但對檔案的收集保存工作有很大的影響，還會給教學任務帶來額外負擔。

2 獨立學院檔案管理的意見建議

針對獨立院校檔案管理方面存在的缺陷，必須采取有效措施加以改正才能解決。要在相關制度的完善基礎上加強對檔案管理工作的支持和重視，將教學檔案管理制度化、規范化、常態化，為院校教育工作的展開做好相應的工作，具體措施可以從幾下方面完善。

2.1 學院方面改進措施

從學院管理角度來講，由于專業種類較多，為了規范統一化管理，要避免今后檔案管理的重復工作。

首先要全面制定各類型教學材料的統一模板，并及時下發各教研室。長期實行標準化文件填寫和材料整理方式，促使教師形成規范化意識;其次要明確各專業教研室的責任，規定哪些材料必須由教研室準備或者編寫，對各專業共用的材料也應下發。另外有材料更新或撤銷應盡快通知各教研室，通知由學院逐級或直接下達，將各系主任、教研室主任的聯系方式整理成一個紙質版和電子版的通訊錄并定期更新;從開設專業之初便應以獨立為出發點，對各專業教學文件實行統一模板、統一封面、統一名稱，避免與其他專業或者院系的文件重合，與本部要求不同的地方也應及時告知各專業授課教師。隨后授課教師自行通知學生，強調如實驗、實習等相關報告應以獨立學院的通知要求為準，使學生具備并養成這種意識。

2.2 教研室方面改進措施

教研室內部應統一規定，統一教學文件模板，搜集每位在任教師資料，掃描成電子版整理出來統一保存管理，規定新材料必須及時制作電子版上交保存。這一要求可使教師養成及時上傳資料的習慣，形成足夠完善的人員檔案庫。對教學日歷等教學文件注意區分獨立學院與本部，各授課教師應分類保管。將每位教師的課程大綱、實驗指導、試題庫多媒體課件等電子版搜集整理，并制作相應目錄進行歸檔，在每學期末進行補充更新。

2.3 檔案管理科改進措施

教學檔案的管理要委派專人負責，避免職責混淆。對檔案管理人員進行考核測評，合格后準許上崗。檔案管理人員的素質高低與教學檔案工作的質量高低有直接關系，對于檔案管理人員應從政治素質、檔案知識、計算機應用技能三方面進行考核培訓，保證檔案管理的專業性和科學性。通過對相關管理人員的組織培訓，使其掌握先進的教學管理方法，借鑒國內其他優秀院校的管理方法，再結合自身實際情況制定檔案管理條例，讓檔案管理更好地為教學工作服務。

創新教學檔案管理就是要加強檔案的信息化建設。首先要加大硬件設施的投入力度，增設電腦、互聯網系統、掃描儀、復印機、縮微設備等，引進先進的檔案管理軟件，實現院校檔案管理工作的現代化發展。事實上大多獨立學院對這類資源并不缺乏，問題是如何充分利用。這就回到了檔案管理人員的綜合素質問題上，即是否具備這種現代化檔案管理意識和相關能力。

教學檔案管理效果是人為控制的，因此培養管理意識最重要。管理人員、教師、學生都必須在長期制度下養成規范教學檔案意識，從自身做起。教學檔案是在教學實踐中逐步積累形成的一系列原始資料，是教學管理工作的重要部分。好的教學檔案管理工作能有效促進院校的辦學質量，提升辦學效益。

3 結束語

獨立院校作為現代市場經濟迅速發展中高等教育的一種新模式，在發展過程中難免存在一些缺陷。而規范的教學檔案管理是獨立院校長期發展的一項建設性工作，是獨立院校教學管理秩序得以正常運轉的一項重要舉措，這需要院校全體教職工加強培養教學檔案意識、需要院校根據自身的特點建立管理制度化、規范化、常態化的工作制度，明確教學檔案管理的科學性要求。并且，獨立院校在新形勢下必須加快觀念的轉變，逐漸擺脫母校的管理模式和管理制度，完善并加強自身教學管理建設，在教育教學的過程中找到適合自身的辦學模式和管理方案，從而有效發揮檔案管理的作用，推進教學管理工作任務的科學性和標準化發展。

（作者單位：廣州科技職業技術大學）