淺談現當代的檔案管理數字化

摘要：檔案管理是一項系統的、復雜的工作，并且在具體的工作中要求具有相當的準確性和科學性。在如今信息化、全球一體化趨勢下，檔案管理具有更加重要的現實意義，同時也面臨著更加巨大的操作難度。本文著眼于數字化的檔案管理，就我國檔案管理的現在，對于數字化檔案管理的優點及內涵進行了簡要的闡述，分析了檔案管理實現數字化管理的重要意義。

關鍵詞：數字化、檔案管理、網絡化

中圖分類號：G270.7文獻標識碼：A文章編號：1006-026X（2013）12-0000-01

前言

21世紀是一個信息技術發展日新月異的時代，信息技術在各個行業各個方面的運用已經越來越普遍，并逐漸成為各個行業競爭的有力技術手段已經各方面進步和發展的不竭動力。而對于信息量巨大，工作量頗高，提供大量信息資源的檔案管理工作來說，計算機技術、網絡技術等數字化技術的變革的沖擊，為其帶來了巨大的機遇以及挑戰，正確的認識檔案管理的數字化發展，并使其向數字化的方向發展，使得檔案管理更加的系統、及時、準確和高速，從而實現對資源更加地有效利用和分享。這樣能夠促進檔案管理行業的發展，減小管理工作過程中的工作量及難度。

一、我國檔案管理的現狀

我國檔案管理是以服務社會主義現代化建設檔案資源為目的，其主體是依據《檔案法》建立的檔案館，檔案館也是集中管理、保存檔案的基地，它能實現諸多檔案管理功能比如：收藏功能、存儲功能、宣傳功能以及傳播功能。同時在我國這樣一個歷史悠久，古文化燦爛的國度，檔案管理不僅具有重要的意義，并一直得到重視，并取得了巨大的發展。發展到現階段，隨著網絡技術、通訊技術等信息技術的進步和發展，對檔案管理也產生了極大的影響。近年來，檔案管理過程中信息化、數字化技術得到了成功地應用，使得檔案管理方面產生了巨大的變革，電子式的文件大批量的產出，以及計算機技術下紙質檔案數字化的進步，促進了檔案包含信息內容的加速，并逐漸出現檔案管理對象檔案實體與檔案信息管理工發生分離的情況。正如我們所知，檔案它是能夠被我們傳輸、表達、感受的，以圖像、文件等為載體的一種信息。現階段，網絡信息技術的發展，必然會導致不同區域的使用人員共享檔案信息的情況，憑借各種數字化技術，檔案管理的工作也將突破地域，形成“移動中的檔案館”，建立起全國乃至全世界范圍內的檔案管理中心，檔案信息將更加容易獲取和傳播。

二、數字化檔案管理的內容及特點

信息化建設的關鍵是實現信息資源的共享以及高效的利用，無論從哪個方面來說檔案都是信息資源的中心，因而對檔案規范化以及標準化的管理已受到社會各行各業的廣泛關注。正是在這樣的背景下，為適應各行業發展的客觀需求，數字化檔案管理運用計算機網絡技術并結合數據庫系統對文字檔案、圖像檔案等檔案形勢進行數字化的管理，全面的管理，并進一步實現檔案系統與辦公系統的無縫銜接。數字化檔案管理是由若干年前西方“數字化圖書館工程”的概念演變而來，是一種利用多種計算機多媒體技術的新型檔案管理形式，基于高速網絡實現跨庫檢索并對海量檔案信息庫群進行管理。

數字化檔案管理包括諸多方面的內容，主要可完成以下工作：首先是以計算機網絡技術，多媒體技術以及現代通信技術為基礎，建立起能過在外部進行信息調整的公共網絡系統。其次是將不同時期、不同類別的檔案信息庫以及多種其他信息庫作為基礎信息，形成能夠將傳統檔案信息轉化，自動生成電子檔案的數據庫形式。再則是實現智能處理，實現數據庫到知識庫的轉變，并運用自然語言進行全網絡的檔案搜索，實現檔案信息的全網絡共享。最后是建立成立體化，全方位一體化的使用體系，及時地處理和提供各類檔案信息，并保證信息資源使用過程中的安全性，提供可靠地安全保密措施。

數字化檔案管理作為一種基于互聯網的分布是檔案管理系統，能夠根據不同的需求提供各類檔案信息服務，數字化檔案管理主要有以下幾種特點及優勢：

1、實現經濟效益的提高。

如今，社會經濟得到的飛速的發展，造成現實的辦公效率難以應付海量的信息，由此形成了尖銳的矛盾，在傳統辦公方式之下，一直是一種粗狂型的模式。也就是一種單純的以增加人員和辦公用具來解決這些問題的手段，這種方法造成企業管理成本大幅度的增加，相反數字化檔案管理一改傳統紙質載體的檔案信息，將其轉化為機讀的檔案信息，不僅在很大程度上減少了管理費用，節約了大量實體空間，還能有效地方便查詢，進而避免了印制紙質資料而造成的浪費和成本的增加。

2、實現辦公效率的提升

數字化檔案管理能夠做到資料的及時歸納和盡早利用。譬如，在企業人事管理的過程中，需要管理對象眾多，并且有極大的流動性和負責性，員工調動，退休等都會伴隨著檔案的移動，要想一絲不茍地準確記錄和了解這些動態的信息，按照以往的管理模式必將消耗大量的人力、物力，而且還可能造成延后。但是利用數字化的檔案管理方式，通過計算機網絡就能輕松準確的統計這些信息，同時回過頭來要想查詢這些信息也是什么的簡單和方便，可以使得相關的工作人員做到對所有信息進行實時的控制和處理。并且，由于計算機技術以及信息都不受物理空間的限制，因而數字化的檔案管理更是能實現檔案的無界性，由此檔案庫也由實體的檔案館變為可供隨時隨地利用的信息處理中心。

3、實現檔案的高效利用

傳統的檔案管理都是在檔案室或者檔案館內進行的，而且是以紙質材料為載體的，這樣給使用者帶來了諸多不便，然而數字化檔案管理則能夠使人們更加方便和精確的獲取所需的檔案信息，網絡化的檔案管理更是能使使用者不受時間以及空間地域的限制，從而大大提高檔案信息的利用效率。

三、數字化檔案管理建設應注意的問題

數字化檔案管理能給我們帶來諸多方面的便利，但與此同時也存在著多個方面的問題和有待克服的困難，為了實現全面檔案管理的數字化建設在，實踐過程中應注意一下幾個方面的問題：

1、系統工程的構建

我們必須認識到檔案管理數字化建設是一項系統的工程，它包括設計、開發、整理等多個方面的工作，而且日常的記錄、保管等工作也具有相當大的工作量，所需要的設備也是多種多樣。為了提高管理系統的效率還應管理查詢系統的設置以達到資源查詢及共享的目的，并進一步開發操作系統、加密系統等已全面提高檔案管理的水平。

2、保證檔案的安全性及可靠性

運用計算機技術的數字化檔案管理最重要的一點就是安全性的保證，全網絡資源共享對其安全也提出了更高的要求。現在網絡技術發展迅速，應注意及時更新保護系統以保證管理系統的安全運行，防止其被惡意破壞或侵入。

3、注意與辦公系統的高效銜接

與辦公系統的銜接將有助于企業對自身進行數字化檔案管理，實現企業財務管理、人事管理等的有效結合，提高檔案管理的效率。實行科學完善的管理規章制度，實現文檔一體化，電子檔案及紙質檔案同步保存，并在兩者之間建立有效的銜接通道，做到數字檔案管理的有跡可循，提高數字檔案的可靠性。

總結

數字化檔案管理是檔案管理工作在現階段發展的必然歸宿，它能提高對檔案資源利用效率和開發，相較與傳統管理方式具有信息傳播、分享迅速，查閱方便，不受地域限制等諸多優勢，是檔案管理的職能發生巨大的轉變。可以預想，隨著今后信息技術的發展，數字化檔案管理的能力和優勢將會得到更大的提升。