高校公文處理規范淺析

摘要：《黨政機關公文處理工作條例》的發布是黨政機關為適應工作需要，首次統一公文處理規范標準，對于推進黨政機關公文處理工作科學化、制度化、規范化具有重要意義。高校作為特殊的群體，與其他黨、政機關職能和工作內容均有不同，因此在貫徹相關文件要求時也應當求同存異。四川大學結合學校實際，制定了學校的公文處理實施細則。

關鍵詞：高校 公文處理 規范

中圖分類號：C931.46文獻標識碼：A文章編號：1006-026X（2013）12-0000-01

為了公文處理工作規范化、制度化、科學化，確保黨政機關制發的公文得以順利貫徹執行，中共中央辦公廳、國務院辦公廳專門印發了《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發[2012]14號）和《黨政機關公文格式》（GB/T9704-2012），從18個方面規范了黨政機關公文格式各要素。四川大學結合學校實際，制定了學校的公文處理實施細則。

四川大學公文處理工作秉持實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密的原則，實行統一領導、分級管理。學校黨委辦公室（以下簡稱黨辦）、校長辦公室（以下簡稱校辦）是學校公文處理的管理機構，分別主管學校黨委和行政的公文處理工作，并對校內各單位的公文處理工作進行業務指導和督促檢查。校內各二級單位均應有領導同志負責公文處理，并有文秘人員具體負責相關工作。

一、行文規則

在行文規則上，校黨委以“中共四川大學委員會”、校行政以“四川大學”名義對上對下行文，必要時學校黨政可聯合行文。經常性工作和一般事項需要行文的，經學校同意后分別以校黨辦和校辦名義行文。除校黨辦和校辦外，校內各部處、學院、業務單位不得對校外正式行文，不得以本單位名義對校內其他單位發指令性文件。學校及校內各單位向上行文，一般只寫一個主送部門，根據需要同時抄送相關部門，不抄送下級單位。向上級部門的“請示”要一文一事，不得用“報告”或其它文種的公文請示問題；請示問題不得越級行文。各單位向學校請示問題、報告工作，一般應先送學校機關主管業務部（處）審核，由他們提出意見，然后送黨辦、校辦轉呈有關校領導；除校領導直接交辦的事項外，各類請示、報告一般不直接寫校領導姓名，具體送哪位領導閱批，由黨辦、校辦根據公文內容和領導的分工決定。各單位報送學校審批的請示，可由學校批復，也可由學校授權黨辦、校辦批復；校領導批示退黨辦、校辦，由辦公室通知請示單位或承辦單位。對上級機關的來文，如無具體貫徹意見，可原文翻印下發，不另重復行文。已在各類會議上印發的領導講話、會議紀要，不再另行發文。

二、公文擬制

公文擬制包括公文的起草、審核、簽發等程序。學校的綜合性文稿，黨委系統由黨辦起草，行政系統由校辦起草；凡內容屬各職能部門業務范圍內的文稿，由主管職能部門起草；內容涉及幾個職能部門的，由主辦單位起草。

經黨辦、校辦核稿后，符合發文條件的，按以下原則呈送有關領導簽發：屬于學校綜合性、全局性工作的文件，聯合發文的，由校黨政領導共同簽發；屬于涉及兩位或兩位以上副書記、副校長分管工作的文件，應經有關副書記、副校長審查，由書記、校長或主管副書記、副校長簽發；經黨委全委會、黨委常委會、專題會等集體形式決定事項的文件由主持會議的書記簽發；經學校校務會、專題會等集體形式決定事項的文件，由主持會議的校長簽發。屬于學校授權以黨辦、校辦名義發文的，由辦公室主任簽發或由其呈請有關領導簽發。

經審核不宜發文的公文文稿，應當退回起草單位并說明理由。

三、公文辦理

公文辦理包括收文辦理、發文辦理和整理歸檔。收文辦理的主要程序是：

1.簽收。學校兩辦和校內各單位文管人員對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

2.登記。學校兩辦文管人員對收到公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載，一般函件直接送主辦單位，重要公文須填寫收文箋，統一登記、編號并送黨辦、校辦主任閱批。上級部門直接寄到有關職能部門的文件，以及外出參加會議帶回的上級部門的文件，應將原件交黨辦、校辦統一登記、編號，按收文批辦手續辦理。

3.傳閱。黨辦、校辦主任閱批后的公文，由文管人員轉呈有關領導閱批或送有關部門辦理。文件的轉呈、轉送由文管人員直接與有關領導或部門（單位）進行交接，校領導之間、各部門（單位）之間不得互相轉送文件。除特殊情況外，校領導不受理和審批未經黨辦、校辦登記、注批的公文。公文應一事一份，不得復制多份公文，分別報送校領導。各單位文管人員對黨辦、校辦轉送的公文應查對、簽收、登記，并及時送單位負責人閱批。如發現錯轉或錯批，應及時將文件退還黨辦、校辦，不得擅自轉送其他單位。需幾個單位閱處的文件，所列單位閱后應及時交回黨辦、校辦，以便向另一單位傳遞。

4.承辦。學校交有關部門辦理的公文，主辦單位應及時辦理；涉及其他部門的問題，主辦單位應主動與有關部門協商，若有關方面意見不一致，要如實向學校主管領導反映；由幾個單位共同辦理的公文，主辦單位要主動與協辦單位研究辦理，協辦單位應積極配合；需要學校審批的問題，主辦單位應在時限內綜合辦理情況并提出處理意見，報學校審批。各單位向學校主管部門請求批準事項、商洽工作的公文，主管部門要及時辦理、答復；涉及幾個部門的事項，應主動與有關部門協商辦理，并根據協商意見單獨或聯合答復。

5.催辦。學校公文的檢查、催辦工作由黨辦、校辦負責，各單位文管人員對本單位辦理的公文亦應進行經常性的檢查、催辦，防止漏辦或延誤。凡屬請示性的公文，一般1個工作日催辦1次，力爭5個工作日內辦完和答復，因特殊原因5個工作日內不能辦完的應向報文單位和學校主管領導說明情況。緊急公文隨到隨辦，一般1個工作日內辦結。

6.答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。

發文辦理按照以下規則操作：以學校黨政名義制發的公文，領導簽發后，分別由校黨辦和校辦負責復核、編號、排版、打印、蓋章，主辦單位負責校對、付?。ㄉ婷芄谋仨氃跈C關文印室付?。⑸蠄蠛拖掳l，同時將兩份文件留黨辦、校辦存檔。

涉密公文應當通過機要交通、郵政機要通信、城市機要文件交換站或者收發件單位機要人員進行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規定的計算機信息系統進行傳輸。

公文辦理完畢后，應按照《中華人民共和國檔案法》及有關規定，兩辦和主辦單位及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。聯合辦理的公文，原件由主辦單位立卷歸檔，其它單位保存復制件。單位負責人兼任其他職務的，在履行所兼職務過程中形成的公文，由其兼職單位歸檔。學校每年的公文應于次年3月前整理、立卷后向檔案館移交，個人不得保存應歸檔公文、文稿等材料。