淺析合作原則在商務英語信函寫作中與“八C原則”的內在統一性

摘要：作為一種專門用途英語，商務英語信函為充分發揮其在全球化中的作用而形成了獨特的言語特色。本文以商務英語寫作中的“八C原則”（即禮貌、體貼、完整、清楚、簡潔、具體、準確和信用）為依據，對語用學中合作原則在商務英語信函中的應用進行分析和總結，試圖探究“八C原則”與合作原則的內在統一性，進而為商務英語信函寫作教學和提高學生商務溝通能力提供有益啟示。

關鍵詞：商務英語信函；八C原則；合作原則

中圖分類號：H315.9文獻標識碼：A文章編號：1006-026X（2013）12-0000-02

一.理論背景

（一） 八C原則

作為區別于其他文體的一種語言變體，經過多年的發展，商務英語信函已經形成了一套較為完整的且特有的語言表達形式。就其內容而言，商務英語信函的內容和讀者都有很強的針對性，而且商務英語信函涉及的是商品、詢盤、報盤、訂貨、合同、付款方式、運輸、保險、索賠及仲裁等方面；至于收信人和發信人，則主要為國際商務領域內各層次的專業人士。為了符合職場中“效率第一”的文化，商務英語信函形成了行文簡潔，條理清晰，選詞恰當的語言特點。此外，商務英語信函寫作還要求措辭委婉，禮貌得體。所有的這些語言特點可以綜合歸納為“八C原則”，即禮貌、體貼、完整、清楚、簡潔、具體、準確和信用。

（二）合作原則

合作原則是由格萊斯提出的一項重要的語用學理論。在格萊斯看來，我們在交談中好像遵循了這樣的原則：“使你所說的話，在其所發生的階段，符合你所參與的交談的公認目標或方向”。這個原則叫合作原則（Cooperative Principle），簡寫CP，包括下面四條準則：

數量：使你的話語如（交談的當前的目的）所要求的那樣信息充分；不要使你的話語比所要求的信息更充分。

質量：不要說自知識虛假的話；不要說缺乏足夠證據的話。

關系：要有關聯。

方式：避免歧義；要簡練（避免冗長）；要有秩序。

二.合作原則在商務英語信函中的應用

一般來說，商務談判需要四個步驟來完成，即：詢盤，報盤，還盤和反還盤，接受與訂貨。因此，本文的信函研究對象也逐一覆蓋以上四個方面，以此在“八C原則”的基礎上探討合作原則在商務英語信函中的應用。

1.詢盤（Inquiry）

Dear Sirs，

Our customers have expressed interest in your COMPAQ 1200 computers and required about their quality.…before placing a firm order we should be glad if you would send us your catalogs and price-lists of such product concerned by airmail.You are kindly requested to quote the FOB New York.

2.報盤（Offer）

Dear Sirs，

Re：COMPAQ 1200 COMPUTERS

We are very pleased to receive your inquiry of 18th February and are enclosing our illustrated catalogue and price list giving the details you asked for.On regular purchases in quantities of not less than 1000 sets，we could allow a discount of 2%.Payment is to be made by irrevocable L/C at sight against presentation of shipping documents.

在信函1中，買方主要想從賣方獲得兩方面關于商品的信息：商品目錄，商品的離岸價格。在信函2中，賣方分別對以上的信息作出了回復。在這一點上，賣方遵循了合作原則中的數量準則，也就是，在充分提供買方所需的信息的基礎上沒有提供多余的信息。這也與“八C原則”中的完整性一致，即商務信函應提供所有必要的信息，使所有的問題得到答復和解釋。另外，在信函2中，賣方還遵循了質量準則。賣方在信函開頭首先向買方確認詢盤信函的發出日期來確定將要在報盤中提供的商品信息與買方所需要的信息一致。在“八C原則”中，正確性和信用原則為合作原則中質量準則的遵守提供了基礎。正確性是商務英語信函寫作的重要原則，除了要求寫信人準確地使用語法、標點和詞等基本寫作要素外，還要求在信函中提供正確的信息和精確的數值等。而信用原則是指在商務交流中要求買賣雙方都必須遵守基本的商業道德。

3.還盤（Counter-offer）

Dear Sirs

…As you probably know，the computers available at present on the market in South Korea，Japan and Germany are of good quality，but the price is 15-20% lower than that of yours…

4.反還盤（Counter-counter offer）

Dear Sirs，

…We much regret to say that your counter-offer is not in keeping with the current market and it is too low to be acceptable.In these days，we have received a lot of inquires from buyers in other directions and we believe our price is fixed at a reasonable level.To be frank with you，if it werent for our good relations，we wouldnt have considered making you such a favorable firm offer at the price of U.S.$ 950 per set.We cant satisfy your counter-offer for the time being….

在商務談判中，還盤和反還盤中起著非常重要的作用。為了讓對方接受自己提出的條件，在信函3和信函4中，買賣雙方都在遵循質量準則的基礎上試圖順利地說服對方：不說缺乏證據的話。在信函3中，買方通過對比賣方和其它地區相同商品的價格來證明賣方提出的商品價格偏高；而賣方，也通過列舉自己和其他買方的合作來說明自己商品價格的合理性。一般來講，向對方提供充分的證據來為自己爭取利益可以表示出足夠的真誠和對方的尊重，因而使自己的言論變得更有說服力。而從這一層面來講，“八C原則”中的體諒原則與質量準則具有內在的統一性，即多站在對方的立場上措辭，理解并照顧對方的愿望和感受，著重正面、肯定的談問題，盡量避免從否定角度談。

5.接受（Acceptance）/訂貨（Order）

Dear Sirs，

…

Please supply：

QuantityArticlePriceDelivery

1000 setsCOMPAQ 1200$ 870 per setAugust

Packing：Each set to be packed in a plastic box，with a wooden case as an outer package.

Insurance：W.A.for 10% over the invoice amount.

Marks：Stated as in our previous letter.

Terms：Draft at sight under an irrevocable letter of credit.

在信函5中，合作原則中的方式準則得到了充分的應用：首先，信函5中沒有出現任何模糊表達和復雜句型，使讀者產生歧義，相反，買方信函中的表達都相對比較簡練且易理解；其次，在信函5中，買方將商品的訂單信息用類似表格的方式的排列出來，使讀者能夠一目了然，準確地獲得有關商品的信息。

顯而易見，“八C原則”中的清楚原則和具體原則與方式準則有著內在的聯系。所謂“清楚”就是要保證所擬寫的信函內容意思清晰明了，不被誤解。而“具體”是指商務信函所涉及的對象應當要具體化、明確化、要避免使用含糊、抽象、空泛的語言表達。

三.總結

隨著全球經濟化的發展，商務信函在全球不同國家間的貿易合作中起著越來越重要的作用。為了達到合作的目的，商務英語信函在寫作過程中遵循了“八C原則”， （即禮貌、體貼、

完整、清楚、簡潔、具體、準確和信用），然而在另一方面，我們不得不承認成功的貿易合作對商務英語信函的寫作要求已經不局限于正確使用詞匯、語言等語法層面，對于我們來說，在商務英語信函中如何在正確使用語言的基礎上結合語境來促進合作有著更重要的意義。而格萊斯的合作原則對人們的交流合作有著實際的指導作用。在“八C原則”的基礎上充分了解合作原則在商務英語信函中的應用不僅可以幫助學習者提高商務英語信函的寫作能力，也可以使學習在商務英語溝通能力方面得到加強。

參考文獻

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